Recent kreeg ik het verzoek om een pas opgericht team te begeleiden binnen een organisatie die zich bezighoudt met internationaal ontwikkelingswerk. Binnen het team zijn drie expertisegebieden ondergebracht die tot voor kort als subunits onafhankelijk van elkaar binnen de organisatie functioneerden. De vraag aan mij was om een dagdeel ter verzorgen in een tweedaags programma met dit nieuwe team. In dit artikel laat ik zien hoe een progressiegerichte aanpak bij een dergelijke vraag eenvoudig kan zijn en goed kan werken.

Doel van de bijeenkomst

De doelstelling van de tweedaagse was om een goede stap vooruit te zetten in het worden van een team. Dit betekende ten eerste dat de mensen elkaar persoonlijk beter zouden moeten leren kennen en zicht moesten krijgen op elkaars deskundigheden, activiteiten en plannen. Op dag 1 heeft het team hier zelfstandig aan gewerkt. Het ochtenddeel van dag 2 heb ik verzorgd. Het doel van mijn onderdeel van het programma was het formuleren van teamdoelen en concrete eerste stappen om die teamdoelen te gaan bereiken. Verder was de hoop dat er tijdens het dagdeel veel betrokkenheid, een goede sfeer en energie zou ontstaan.

Globale opzet van mijn progressiegerichte dagdeel

Zoals gebruikelijk is bij progressiegerichte facilitatie heb ik gewerkt met een eenvoudige structuur. In mijn opzet heb ik rekening gehouden met ontwerpprincipes zoals die hier beschreven staan. Het programma zag er als volgt uit:

1. Startoefening: voldoening schenkend moment
2. Toekomstprojectieoefening in twee subgroepen
3. Cirkeltechniek-oefening met het hele team

Voldoening schenkend moment

Het eerste onderdeel was een startoefeningetje in duo’s. In deze oefening vertelden de duopartners elkaar over een voldoening schenkend moment dat ze de afgelopen tijd in hun werk hadden meegemaakt. Deze startoefening heeft als voordeel dat iedereen meteen actief kan zijn. Het focussen op een voldoening schenkend moment leverde een positieve energie bij de deelnemers op en schepte verbondenheid. We hebben deze oefening plenair kort nabesproken en ik heb kort een paar dingen uitgelegd over zaken als de negativiteitsbias en de besmettelijkheid van emoties.

Toekomstprojectie: welke progressie is er over 1 jaar bereikt?

Het tweede deel, de toekomstprojectie-oefening, werd gedaan in twee subgroepen. De subgroepen beantwoorden drie vragen met elkaar en kregen na afloop de gelegenheid hun antwoorden aan de andere subgroep te presenteren. De drie vragen waren achtereenvolgens 1) de continueringsvraag, 2) de toekomstprojectievraag en 3) de optimismevraag. De continueringsvraag ging, kort gezegd, over wat er niet hoefde te veranderen in het team omdat het al goed ging. De toekomstprojectievraag nodigde uit om een sprong in de tijd te maken van 1 jaar en beschrijven welke progressie er dan zou zijn bereikt. De optimismevraag ging over wat de groepsleden optimistisch stemde dat het team de gewenste progressie inderdaad zou kunnen gaan bereiken.

De oefening leverde veel interessante informatie op. Beide subgroepen hadden bij de continueringsvraag al veel dingen ingevuld die al goed waren en dus behouden konden blijven. Dit was voor sommigen verrassend omdat het team nog maar kort bestond. Maar er bleken veel nuttige dingen in het team te kunnen worden ingebracht op basis van eerdere ervaringen in de subunits. En ook bleken er in de korte tijd dat het nieuwe team bestond al nuttige dingen te zijn bereikt. Bij de toekomstprojectievraag hadden ze behoorlijk concrete ideeën geformuleerd over de gewenste progressie. Interessant was dat er zowel een aardige overlap tussen de antwoorden van de twee groepen bestond als dat de antwoorden elkaar goed aanvulden. Bij de optimismevraag werden veel redenen voor optimisme geformuleerd in beide subgroepen. Eén persoon merkte op: “De progressie is al begonnen!”

De cirkeltechniek met het hele team

Vervolgens hebben we met het hele team de cirkeltechniek gedaan (op de manier die hier beschreven wordt). Bij het vullen van de binnencirkel konden de teamleden gebruik maken van antwoorden die naar voren gekomen waren bij de vorige oefening (toekomstprojectie) waardoor dat heel vlot verliep. Bij het invullen van de buitencirkel was mijn vraag om op briefje op te schrijven welke progressie het team na 3 à 4 maanden bereikt wilde hebben. Hier kwamen goede concrete ideeën bij naar voren.

Toen de cirkels gevuld waren, heb ik de teamleden gevraagd duo’s te vormen en per duo 1 of 2 briefjes uit de buitencirkel te pakken en samen in een minuut of 15 een plan te maken om het betreffende doel te gaan realiseren. Na afloop kregen de duo’s de gelegenheid om aan de rest van het team uit te leggen welke doelen ze hadden gekozen en welke stappen vooruit ze hadden bedacht.

Deze oefening werd als erg nuttig ervaren omdat de doelen die gekozen waren door de duo’s door het team herkend werden als prioriteiten om aan te gaan werken. Ook werd nuttig gevonden dat er al concrete ideeën voor stappen vooruit waren geformuleerd. Het was vervolgens eenvoudig om af te spreken wie met welke onderwerpen aan de slag zou gaan.

De deelnemers kregen na afloop allen de gelegenheid om te benoemen of ze het nuttig vonden en, zo ja, wat ze nuttig vonden. Allen vonden het nuttig vanwege de positieve sfeer, het zicht op wat er al bereikt was, de doelgerichtheid en het feit dat er concrete stappen vooruit waren geformuleerd.

Evaluatie: positieve basis voor progressie

De tweehoofdige teamleiding stuurde me twee dagen na afloop van de tweedaagse een e-mailtje waarin gezegd werd dat ze positief terugkeken op de tweedaagse en dat er een vruchtbare bodem voor toekomstige samenwerking is gecreëerd op persoonlijk en inhoudelijk vlak. Over het door mij verzorgde dagdeel zeiden ze dat het zeer werd gewaardeerd, omdat het voor een positieve basis zorgde, toekomstgericht was en tot de identificatie van concrete acties heeft geleid, die ook met energie opgepakt worden.