Drie tips voor het voorbereiden van cruciale gesprekken

Wanneer je een cruciale gesprekken moet voeren, doe je er verstandig aan om die goed voor te bereiden. Het voorbereiden van het gesprek kan eraan bijdragen dat je met meer zelfvertrouwen het gesprek in gaat. Ook is de kans groot dat je tijdens het gesprek beter weet hoe je rustig kunt reageren op uitdagende uitingen van je gesprekspartner. Hieronder kun je drie tips lezen over het voorbereiden van cruciale gesprekken.

Cruciale gesprekken

Van tijd tot tijd kan het voorkomen dat we een cruciaal gesprek moeten voeren. Met de term cruciale gesprekken bedoelen we gesprekken waar veel van afhangt en waar emoties hoog op kunnen lopen. Denk bijvoorbeeld aan een gesprek met een medewerker die niet goed functioneert. Of aan een gesprek waarin je gaat mededelen dat je een jarenlange samenwerking gaat verbreken. Soms zijn we zo bevreesd voor het voeren van dit soort gesprekken dat we ze het liefst lang voor ons uit schuiven. Deze vrees heeft er meestal vooral mee te maken dat we bang zijn niet goed te kunnen reageren op emotionele reacties van onze gesprekspartner.

Maar uitstellen is vaak niet zo’n duurzame oplossing. Meestal kom je er niet onderuit om het betreffende gesprek uiteindelijk toch te voeren. En dan kan je gesprekspartner je, wellicht terecht, ook nog verwijten dat je wel eens wat eerder met je onderwerp naar voren had mogen komen.

De kracht van voorbereiden

Bewust aandacht besteden aan het voorbereiden van je gesprek kan erg behulpzaam zijn. Het kan je in de eerste plaats helpen om jouw eigen boodschap of vraag compact, duidelijk en beargumenteerd naar voren te brengen. In de tweede plaats kan het je helpen om te bedenken hoe je wilt reageren om allerlei lastige opmerkingen of vragen (of andere gedragingen) van je gesprekspartner. Na een gerichte oefensessie kijken mensen vaak met meer vertrouwen uit naar het gesprek.

Eergisteren, in een van onze trainingen, zei bijvoorbeeld iemand na het oefenen: “Laat maar komen dat gesprek… Ik ben er ben er klaar voor!” En vanochtend stuurde die persoon een berichtje dat het gesprek “heel erg goed verlopen was en dat ze heel veel aan de voorbereiding had gehad”. Ze voegde toe dat het gesprek “vrij gemakkelijk verliep en dat ze weinig aan het woord hoefde te zijn en een goede impact had gehad.”

Als wij achteraf vragen aan mensen wat hen in de voorbereiding vooral heeft geholpen, noemen ze vaak de volgende drie soorten dingen.

1. Voorbereiden van je eigen doel en verhaal

Het eerste wat ze vertellen is dat het helpt om eerst goed stil te staat bij wat jij wilt gaan zeggen of vragen en waarom dat belangrijk is. Het is bijna altijd een goed idee om de ander er niet naar te laten raden wat je wilt zeggen of vragen maar om er zelf direct en duidelijk mee naar voren te komen. Een aantal vragen die je bij het voorbereiden kunt beantwoorden zijn:

  • Aanleiding: Wat is wat jou betreft de aanleiding om het gesprek te hebben? En waarom nu?
  • Doel: Wat is je doel, wat wil jij bereiken met het gesprek? Kun je dit doel op een positieve manier formuleren? (Dus niet wat je niet wilt maar wat je wel wilt?) Wat wil je dat er na het gesprek gaat gebeuren door de ander en/of jouzelf?
  • Jouw mededeling of vraag: Wat wil je de ander mededelen en/of vragen? In het geval van slecht nieuws: wat is precies de beslissing en wat betekent dit voor de ander? In het geval van een verwachting: wat wil je dat de ander na het gesprek gaat doen of voor elkaar gaat krijgen?
  • Jouw rationale: Wat zijn de feiten? Wat zijn jouw argumenten? Wat is jouw beoordeling? Wat zijn jouw goede redenen om te zeggen wat je zegt?
  • Openingszin: Hoe formuleer je aan het begin van het gesprek op een compacte en duidelijke manier waar je het gesprek over wilt laten gaan?
  • Afspraak: wat voor soort afspraak wil je aan het eind van het gesprek graag maken? Wat is jou idee over hoe het vervolgproces er het best uit kan zien?

2. Lezen over gesprekstechnieken

Het tweede wat ze vertellen, is dat het helpt om kennis te hebben over gesprekstechnieken. Hierover lezen kan goed helpen om ideeën op te doen over hoe je je eigen verhaal kunt formuleren en hoe je kunt reageren op reacties van je gesprekspartner. Je zou bijvoorbeeld iets kunnen lezen over wat voor type gesprek je wilt voeren wat afhankelijk is van het soort situatie waar je mee te maken hebt (lees bijvoorbeeld dit). Of je kunt iets lezen over uitgangspunten bij het voeren van cruciale gesprekken (bijvoorbeeld hier). En je kunt ook denken aan praktische artikel met gedetailleerde beschrijvingen van technieken (zoals hier) of voorbeeldgesprekken (zoals die in onze boeken staan).

3. Oefenen

Het derde wat ze vertellen is dat het concreet oefenen van het gesprek essentieel is. Dit oefenen kan bijvoorbeeld plaatsvinden in de context van een training, zodat je gerichte feedback en hulp van een trainer kunt krijgen. Maar heb je geen trainer ‘bij de hand’ dan kun je ook goed oefenen met een collega of een vriend. Ik vraag mensen van te voren wel eens om reacties die ze het meest vrezen op papier op te schrijven (bijvoorbeeld 5 van dat soort reacties). Ik noem ze gekscherend wel eens reacties from hell.

Juist met dit soort lastige reacties kun je gaan oefenen op de manier van deliberate practice. Dat wil zeggen: je oefent een klein stukje. Dan heb je een time out. In die time kijk je samen wat al goed werkt en wat er beter kan en bedenk je hoe je kunt proberen het iets beter te doen. Daarna oefen je weer een stukje. Dit herhaal je tot je steeds beter voor je ziet hoe je wilt reageren. Daarna ga je naar de volgende reactie ‘from hell’ en herhaal je hetzelfde.

Mensen zeggen achteraf wel eens dat het oefenen, juist met dit soort lastige reacties op het moment van het oefenen best moeilijk en ongemakkelijk kan zijn. Maar achteraf zeggen ze vaak dat juist dit hen erg heeft geholpen tijdens het echte gesprek. Ze zeggen dan bijvoorbeeld: “Er gebeurde inderdaad ongeveer wat we geoefend hadden maar omdat we het al geoefend hadden bleef ik rustig en wist ik wat ik moest doen.”

Kost het niet erg veel tijd zo?

Het oefenen van een gesprek kost tijd. Soms nog meer tijd dan het uiteindelijke gesprek zelf aan tijd kost. Je zou je kunnen afvragen: is dit niet erg inefficiënt? De meest mensen hebben het immers al best druk. Om dan ook nog een uur te gaan zitten oefenen lijkt wat veel gevraagd. (Terzijde: heb je minder tijd tot je beschikking of is het gesprek niet al te spannend of belangrijk maar wil je toch een beetje oefenen, lees dan dit eens).

Maar de enthousiaste cruciale-gesprek-oefenaars die ik spreek zeggen dat die investering zeker de moeite waard is. In de eerste plaats heb je niet om de haverklap cruciale gesprekken dus ben je ook niet voortdurend aan het oefenen. In de tweede plaats zeggen ze dat je de geïnvesteerde tijd vaak terugwint na het gesprek. Een ineffectief gesprek helpt je vaak namelijk niet echt vooruit en soms zelfs van de wal in de sloot. Een effectief gesprek helpt je wel vooruit. In de derde plaats zeggen ze dat het oefenen niet alleen ten gunste komt van dit ene gesprek. Je leert er dingen door die je ook in andere gesprekssituaties kunt toepassen.

Heb jij binnenkort een cruciaal gesprek? Kun je deze tips benutten?

Print Friendly, PDF & Email
Wat vind je van dit artikel?
  • Interessant (10)
  • Bruikbaar (8)