Vrijwel iedereen heeft met enige regelmaat te maken met uitdagende of lastige gespreks- of overlegsituaties. Ik geef twee voorbeelden. Veel managers zien af en toe op tegen gesprekken die zij met medewerkers moeten voeren bijvoorbeeld als de betreffende medewerker niet helemaal goed functioneert. Veel medewerkers zien wel eens op tegen een gesprek met een klant dat zij moeten voeren bijvoorbeeld als de klant ontevreden is of als de klant onredelijke eisen stelt. Het vaak heel verstandig zulke gesprekken voor te bereiden. Een goede voorbereiding kan je helpen om een goed idee te krijgen over wat je wilt bereiken in het gesprek en over hoe je wat je bedoelt goed onder woorden kan brengen. Ook kun je door een goede voorbereiding je eigen emoties wat reguleren zodat je je in het gesprek niet meer laat leiden door deze negatieve emoties dan door wat je wilt bereiken en door wat werkt. Een ding dat vaak bijzonder goed werkt tijdens de voorbereiding van lastige gesprekken is het gebruik van perspectiefwisselingen.

Vind een buddy om mee te oefenen

Hiermee bedoel ik het je verplaatsen in het perspectief van anderen op de lastige situatie. Een krachtige manier om dat te doen is om het gesprek dat je moet voeren van tevoren te oefenen met iemand anders; laten we die persoon hier even je buddy noemen. Als je het gesprek van tevoren oefent krijg je de gelegenheid om formuleringen uit te proberen en om aan je buddy te vragen wat het effect van je formuleringen is. Je kunt zo die formuleringen uitkiezen die het beste lijken te werken. Dit is een heel gemakkelijke en voor de hand liggende manier om het perspectief van de ander in je voorbereiding te benutten.

Gebruik rolwisselingen

Een tweede manier om dat te doen is door rolwisselingen te gebruiken. Nadat jij zelf geoefend hebt met formuleringen kun je je buddy vragen of hij of zij nu jouw rol wil proberen te spelen terwijl jij de rol van je gesprekspartner gaat innemen (bijvoorbeeld de boze klant die je binnenkort moet gaan spreken). Terwijl je buddy jouw rol speelt heb je de gelegenheid om het effect van bepaalde formuleringen nog beter te ervaren. Dit helpt om je beter te verplaatsen in de positie van de ander zodat je er beter rekening mee kunt gaan houden. Vaak brengt je dit op concrete ideeën om je formuleringen (nog) meer to the point en constructiever te maken.

Oefening

Moet je binnenkort een spannend gesprek voeren? Vraag dan een buddy om je te helpen voorbereiden. Dit hoeft meestal niet langer dan 15 tot 20 minuten te duren. Leg kort de situatie uit en vraag of je het stukje gesprek even mag uitproberen waarbij je buddy de rol van de gesprekspartner heeft. Doe dit een paar minuten. Vraag wat goed werkte en welke suggesties je buddy heeft. Doe dan een rolwisseling en vraag je buddy om jou te spelen terwijl jij je gesprekspartner speelt. Wissel nog 1 of 2 keer en bekijk wat je ervan geleerd hebt en welke formuleringen het beste werken.