Het progressiegerichte intakegesprek

Als progressiegerichte professional (coach, trainer, adviseur, interim manager) kun je te maken krijgen met intakegesprekken. Een intakegesprek is een eerste, verkennend, gesprek dat je hebt met mogelijke toekomstige opdrachtgevers over het doen van een opdracht voor die opdrachtgevers. Een intakegesprek kan leiden tot het verlenen van de opdracht of tot een uitnodiging om een offerte te schrijven. Maar een intakegesprek kan er ook toe leiden dat opdracht niet doorgaat. Hiervoor kan zowel de reden zijn dat de opdrachtgever vindt dat de professional niet geschikt is voor de opdracht als dat de professional zelf de opdracht niet passend vindt voor zichzelf.

Nuttigheidsvraag

Als progressiegerichte professional richt je je er in de eerste plaats op dat het gesprek vanaf het begin nuttig kan zijn voor je gesprekspartners, je mogelijke toekomstige opdrachtgevers. Je begint het gesprek dan ook met de nuttigheidsvraag. Zo kunnen je gesprekspartners je vertellen hoe de tijd wat hen betreft zo goed mogelijk besteed kan worden en wat het gesprek zou moeten opleveren. Ook merken de opdrachtgevers door de nuttigheidsvraag dat je klantgericht bent door hun behoefte centraal te stellen.

Voorbereiding

In de voorbereiding zijn ten minste drie dingen belangrijk. Ten eerste: op enig moment in het gesprek zal je vermoedelijk de vraag gesteld worden om iets te vertellen over hoe jij werkt. Bij progressiegerichte intakegesprekken is het dan ook nuttig om goed voor te bereiden hoe je op een duidelijke en compacte manier kunt uitleggen hoe jij werkt en wat deze manier van werken oplevert. Ten tweede: ook is het verstandig om in je voorbereiding goed op een rijtje te zetten wat jouw eigen voorwaarden en grenzen zijn, zodat je ook goed weet wanneer je zelf beter kunt besluiten de opdracht niet aan te nemen. Ten derde: bedenk welke vragen jij zelf graag wilt stellen aan de opdrachtgever om goed te kunnen beoordelen of en hoe je de opdracht zou willen doen.

Gewenste progressie

Wanneer de eigenlijke vraagstelling van opdrachtgevers eenmaal aan de orde is, probeer je te begrijpen welke progressie zij willen bereiken met hun opdracht. In geval van een coaching of een training probeer je erachter te komen waaraan de opdrachtgevers na afloop van de coaching of training zouden merken dat deze geslaagd zou zijn. Je vraagt hierover goed door, liefst tot in termen van concreet gedrag. Je stelt hierbij vragen als: “Wat zou er dan beter gaan?”, “Waaraan zou je dat merken?” en “Wat zou daarvan het voordeel zijn?”

De cirkeltechniek

Een nuttige techniek om te gebruiken tijdens intakegesprekken is de cirkeltechniek. In de buitencirkel schrijf je op welke progressie de opdrachtgever zou willen bereiken via de opdracht. In de binnencirkel noteer je wat er niet hoeft te veranderen omdat het al goed of goed genoeg gaat. Zo krijg je een concreet en helder afgebakende beschrijving van het doel van je opdracht. Wat je in de cirkels hebt geschreven, kun je later meestal goed gebruiken tijdens het schrijven van een offerte en ook tijdens de uitvoering van de opdracht.

Onderzoeken en aansluiten

Tijdens het voeren van het gesprek gebruik je standaard progressiegerichte principes en technieken zoals de houding van niet weten, eerst aansluiten en dan doorschakelen en progressiegericht samenvatten. Je sluit steeds goed aan bij de woorden en het perspectief van opdrachtgevers. Vaak vinden opdrachtgevers het prettig en belangrijk om tijdens een intakegesprek goed de ruimte te krijgen om te kunnen vertellen over de situatie en de achtergronden van de vraagstelling. Een onderzoekende gesprekshouding van de progressiegerichte professional helpt hen om dit te kunnen doen.

Bespreken van mogelijke verschillen van inzicht

Het kan soms voorkomen dat opdrachtgevers verschillend denken over een aspect van de uitvoering van de opdracht. Bij de bespreking van dit soort aspecten zijn twee dingen belangrijk. In de eerste plaats is belangrijk hoe je praat over dit soort onderwerpen. Wat goed werkt, is om eerst goed te onderzoeken en luisteren wat de voorkeuren van opdrachtgevers zijn en wat hun redenen voor die ideeën zijn. Erken hun perspectief en laat merken dat je begrepen hebt wat ze bedoelen. Mocht je daarna toch anders blijven denken over dit onderwerp, leg dan goed uit wat jouw voorstel precies is en wat je motivering voor dit voorstel is. Als je dit gedaan hebt, kan het zijn dat je de opdrachtgever overtuigt of dat jullie tot compromis komen. Maar het kan ook zijn dat jullie niet tot overeenstemming komen. Dan kun je afwegen hoe belangrijk dit onderwerp is voor jou in zakelijk of professioneel-ethisch opzicht. Mocht het belangrijk zijn dan kun je besluiten om af te zien van de opdracht. In de manier waarop je dan ‘nee’ zegt kun je gebruik maken van de techniek van progressiegericht nee zeggen.

Afspraken

Vaak is het in een intakegesprek niet aan de orde om al te diep in te gaan op het onderwerp van de opdracht. Besef steeds goed dat het doel van de opdracht niet in het intakegesprek hoeft te worden bereikt. Bij een progressiegerichte intake probeer je te komen tot duidelijke afspraken voor het vervolg waarbij je opdrachtgevers zoveel mogelijk in staat stelt om te formuleren wat voor hen het meest nuttig zou zijn. Hou hierbij de factor tijd in de gaten en stel vragen als: “Wanneer zou u willen dat deze opdracht gaat beginnen?”, “Wanneer wilt u dat de opdracht is afgerond?” Ook is het goed om te vragen of de opdrachtgever behoefte aan de offerte heeft en wat er in ieder geval in die offerte moet komen te staan. Je helpt niet alleen jezelf goed door het stellen van deze vraag maar ook je opdrachtgever.

Meer over progressiegericht werken