Voorbeeld progressiegericht ontwikkelgesprek
Hieronder kun je drie voorbeeldgesprekjes tussen een leidinggevende (Wim) en een medewerker (Nicolette) lezen. In de eerste twee gesprekjes is de aanpak van de leidinggevende niet effectief. In het eerste gesprekje stelt hij zich alleen zendend op, in het tweede gesprekje is zijn opstelling alleen volgend. In het derde gesprekje voert hij het gesprek op een progressiegerichte manier waarbij hij zowel zijn eigen perspectief als dat van de medewerker ruimte biedt.
| Trainingen Progressiegericht Werken |
De situatie
Wim is de leidinggevende van Nicolette. Nicolette is programmeur en ze heeft veel kennis en creativiteit. Ze werkt heel zelfstandig en is onmisbaar voor het team. Maar daarin schuilt ook het risico. Als ze uitvalt kan niemand haar werk overnemen, omdat de collega’s de expertise niet hebben en omdat Nicolette onvoldoende communiceert met haar collega’s over waar ze mee bezig is.
Gesprekje 1: zendend
In het eerste gesprekje stelt Wim zich forcerend op. Het gesprek heeft een eenzijdige focus op het perspectief van de leidinggevende, vanuit een voorschrijvende houding.
| Wim | Zo, Nicolette, fijn dat je er bent. We hebben het ontwikkelgesprek vandaag. Ik heb goed nagedacht. Ik heb goed geobserveerd. En ik heb een aantal dingen die ik graag even met je zou willen bespreken. |
| Nicolette | Ja, is goed… |
| Wim | Ik ben om te beginnen heel erg tevreden over hoe jij je hebt ontwikkeld inhoudelijk, op technisch vlak. Dat programmeren … ik heb het idee dat je steeds beter bent geworden. Ik zie dat je plezier hebt in je werk. Ik zie dat je er goed in bent. Ik zie dat je ook heel goede resultaten hebt geboekt. Daar ben ik natuurlijk super tevreden over. |
| Nicolette | Nou, dat vind ik natuurlijk heel leuk om te horen. Ik vind het ook echt heel leuk werk. |
| Wim | Ja, verbaast me niks dat je dat zegt. Dat had ik zelf ook al in de gaten. Nou ja, omdat het een ontwikkelgesprek is, moeten we natuurlijk ook even bespreken waarin je jezelf zou moeten ontwikkelen. En daar heb ik ook even goed over nagedacht. Ik ben tot het idee gekomen, jij moet je gaan ontwikkelen in het communicatieve vlak. En daarmee bedoel ik eigenlijk: jij zou effectiever kunnen worden als je leert om effectiever te communiceren met je collega’s in het team. Ze meer op de hoogte brengen. Ze meer mee te nemen in waar je mee bezig bent. Ze te helpen ook om zelf die groei door te maken die jij hebt doorgemaakt. Om ze te ondersteunen, te helpen, te adviseren. Samengevat: de communicatieve kant. Dat is eigenlijk de manier waarop je je effectiviteit nu verder kunt gaan ontwikkelen. |
| Nicolette | Nou, jeetje, dat had ik eigenlijk niet zo verwacht. Ik… eh… |
| Wim | Dat had ik al gedacht, dat je dat niet zag aankomen. Want vaak is het zo dat als mensen een heel sterke technische affiniteit hebben, dan onderschatten ze soms ook het belang van die communicatie, hè? Dan zien ze ook niet zo precies bij zichzelf dat dat niet zo’n sterk punt is. Dat is niet alleen bij jou zo hoor, dat hebben heel veel mensen. |
| Nicolette | Oh? Ja, ik dacht dat mijn functie ook wat meer specialistisch was. Dus ik dacht dat ik me op de techniek moest richten. |
| Wim | Ja, dat is in zekere mate ook het geval. Maar ook een specialist moet heel goed communiceren, hè? Kijk, als jij zo uitvalt dan heeft niemand een idee, waar was ze nou eigenlijk mee bezig? Dus, kortom, ik heb even zitten nadenken hoe zou jij nu vorm kunnen geven aan die ontwikkeling en ik heb daar een paar ideetjes bij. Binnen het bedrijf is een heel goede training, Communicatie voor techneuten. En dat is een programma dat ik een aantal jaren geleden zelf ook heb mogen volgen. Ja, die term klinkt een beetje denigrerend misschien, maar vergis je niet! Dat is een steengoed programma. En dat is een training die jou heel goed verder zou kunnen helpen. Communiceren voor techneuten! Ik ken de trainer zelf en ik zou hem even een belletje kunnen geven. Ik kan hem vragen of hij even contact met jou zou willen opnemen om te kijken wanneer jij daar eventueel een start mee zou kunnen maken. |
| Nicolette | Ik zat zelf eigenlijk te denken aan een andere training. Want binnenkort komt er in het project waar ik nu mee bezig ben een heel complex onderdeel in het programmeerwerk en daar heb ik nu wat te weinig kennis voor. Dus ik zou graag daar een training in willen volgen of een externe kunnen inhuren zodat er voortgang blijft daarin. |
| Wim | Ja, ik snap dat je dat zegt. Het is namelijk zo, bij technische mensen, dat ze vaak ook verder hun technische kennis willen ontwikkelen. Dat is gewoon wat je leuk vindt, waar je goed in bent en waar je belangstelling ligt. Maar het is juist ook heel belangrijk dat je je verder ontwikkelt in die dimensie waar je wat minder zicht op hebt. Dus ik stel voor dat we even daar beginnen. Dat trainingsprogramma duurt geloof ik 3 of 4 maanden. Helemaal niet zo lang. Dan kunnen we daarna misschien even gaan kijken hoe je de volgende stap In de techniek kunt gaan zetten. |
| Nicolette | Nou, ik moet het allemaal even op me laten inwerken… |
| Wim | Natuurlijk, snap ik. Weet je wat ik ga doen? Ik ga jou even een mail sturen, ik ga even contact opnemen met Hans, die trainer waar ik het over had. Hij belt jou op. Dan kunnen jullie even met elkaar praten. En dan hoor ik graag van jou wanneer je daarmee aan de slag kunt. |
| Nicolette | Ja… (haalt haar schouders op) |
| Wim | Fijn, en nogmaals, ik ben super tevreden hoe jij je ontwikkelt dit jaar en hoe jij functioneert. Dus ik hoop dat het volgend jaar door die communicatie nog beter uit de verf gaat komen. |
► Deze aanpak is niet effectief. Door de manier waarop Wim het gesprek voelt is de kans groot dat de medewerker zich niet gehoord voelt en niet gewaardeerd. De kan is groot dat haar autonome motivatie voor haar werk afneemt. Haar betrokkenheid zou eronder kunnen leiden en ze stress en frustratie kunnen ervaren. De kans op duurzame verandering of progressie is gering.
Gesprekje 2: volgend
In het tweede gesprekje kiest Wim voor een volgende aanpak. Het gesprek heeft een eenzijdige focus op het perspectief van de medewerker, vanuit een naar de mond-pratende attitude.
| Wim | Ha, Nicolette. Het ontwikkelgesprek, hè? |
| Nicolette | Ja. |
| Wim | Fijn om je te zien. Ik heb al zitten nadenken, goh, hoe gaat het en waar zou ze zich verder in willen ontwikkelen? Dus laten we het daar even over hebben. Wat is je idee daarover? Waar zou je je graag verder in willen ontwikkelen? |
| Nicolette | Nou, ik heb het idee dat het lekker loopt. Ik heb veel plezier in mijn werk. Ik word ook steeds beter in complexe programmeerwerkzaamheden. Ontzettend leuk om te doen. Binnenkort komt er in het project waar ik mee bezig ben toch een complexer stukje aan. Ik heb echt zin om daar mijn tanden in te zetten. Daar valt veel voor mij te leren. En daar heb ik ook wel wat externe hulp bij nodig. Er is een externe expert die een soort helpdeskfunctie kan vervullen. En die kun je dan opbellen op het moment dat je tegen dingen aanloopt. Ik zou het heel leuk vinden om daar mijn tanden te zetten en mij daarin te gaan ontwikkelen. |
| Wim | Nou, wat fijn om te horen dat je het zo naar je zin hebt in je werk en dat het zo goed loopt allemaal. Dat is fijn om te horen. Jij zegt dus eigenlijk: ik wil me graag verder gaan ontwikkelen in de technische kant? |
| Nicolette | Dat is mijn werk hè? |
| Wim | Je wilt wat ondersteuning daarin hebben. Dus ik zat te denken, hoe kan ik jou daarin helpen? |
| Nicolette | Ja, dat is een goede vraag. Ik merk wel… Het is uitdagend en complex maar dat vergt wel focustijd. Daarom zou ik het wel fijn vinden als je me een beetje wilt afschermen tegen claims van teamleden en van teamsessies en teamdagen. Want ik heb de tijd echt nodig. Dus, ik vind het fijn als ik soms even niet aanwezig hoef te zijn bij teamuitjes en dergelijke zodat ik me echt kan focussen op mijn werk. |
| Wim | Snap ik. Snap ik. Wat heb jij nodig, verder? |
| Nicolette | Ja, nou, die externe hulp heb ik nodig. Maar ik zou het ook erg prettig vinden als ik wat vaker thuis kon werken. Want mijn uurtjes maak ik toch wel. Ik maak eerder te veel dan te weinig uren. Als ik thuis aan het werk ben, kan ik echt focussen he? Dan zien mensen me ook niet, hè? Dus dan storen ze me ook niet met hun vragen. Dus, superfijn als ik wat vaker thuis kan werken. Ik vind het ook echt fijn dat jij mij als leidinggevende echt vertrouwt in die dingen. |
| Wim | Ja. Ja. En., eh… Zou je je verder willen ontwikkelen buiten de techniek? Op communicatief of samenwerkingsgebied? Wat zou je daar verder in willen ontwikkelen? |
| Nicolette | Oh, dat loopt eigenlijk wel. Als ik wel op kantoor ben, lunch ik met collega’s. Altijd gezellig… Dus, op zich, daar ligt mijn behoefte niet. Nee, het is echt dat stuk programmeerwerk dat er binnenkort aankomt waar ik gewoon technische kennis, op bepaalde vlakken, echt wel moet bijleren. Dus daar ligt mijn leerbehoefte. |
| Wim | Welke andere dingen zou je nog even willen bespreken? |
| Nicolette | Nou, we hebben het gehad over die externe. Ik zal even een offerte aanvragen, dan kun je even zien wat het budget daarvoor is, dan kun je daar even een klap op geven. Thuiswerken, dat ik dat vaker wil gaan doen, dat hebben we besproken. Nou ja, dat teamuitje, en teamoverleg, dat hebben we besproken. Ik zou het fijn vinden als ik daar ook wat meer ruimte in krijg. Nou, volgens mij heb ik zo wel ongeveer mijn dingetjes aan je doorgegeven. |
| Wim | Oké, nou jij stuurt me even een mailtje. Dan kijk ik daar even naar en dan reageer ik daar weer op. Fijn dat je het zo naar je zin hebt. Fijn dat je ideeën hebt over hoe je je kunt ontwikkelen. Dat stel ik voor dat we het afsluiten. |
| Nicolette | Ja. Nou, dankjewel. Fijne leidinggevende ben jij. |
► Ook deze gespreksaanpak, hoewel hij veel comfortabeler is voor Nicolette, werkt niet goed. Door de aanpak van Wim is er onvoldoende focus op de organisatiedoelen, wat kan leiden tot suboptimale prestaties en ontwikkeling. Er is gebrek aan noodzakelijke structurele veranderingen en sturing. Bij Nicolette kan bovendien verlies van respect en vertrouwen in Wim als leidinggevende ontstaan door dit gebrek aan duidelijkheid en sturing.
Gesprekje 3: progressiegericht ontwikkelgesprek
In het derde gesprekje zorgt Wim ervoor dat er zowel ruimte is voor zijn eigen perspectief als voor dat van de medewerker.
| Wim | Hoi Nicolette, bedankt voor je komst. We gaan het ontwikkelgesprek doen, hè? |
| Nicolette | Ja. |
| Wim | Het doel van het ontwikkelgesprek is om samen te reflecteren op twee dingen. In de eerste plaats: welke progressie heb je bereikt de afgelopen periode? Het tweede is: welke progressie is verder belangrijk om te gaan bereiken deze periode? Dat is het idee van het ontwikkelgesprek. |
| Nicolette | Oké, ja. |
| Wim | Zijn er wat jou betreft dingen die je graag zou willen bespreken zodat het gesprek nuttig is voor je? |
| Nicolette | Ja, ik zou het wel graag willen hebben over het project waar ik me bezig ben. Maar ik denk dat als we reflecteren op bereikte en verder te bereiken progressie dat wel aan de orde zal komen. |
| Wim | Ja, denk het ook. Prima. Nou goed, zullen we dan even beginnen met de bereikte progressie? Vind je het dan goed dat ik daar even mee begin, met welke progressie ik heb gezien? |
| Nicolette | Ja. |
| Wim | Oké, nou, ik heb gezien dat jouw kennis heel goed is in waar je mee bezig bent, met name programmeren. En ik heb ook gezien dat je heel hard gewerkt hebt om die kennis verder te ontwikkelen en dat dat ook heel goed gelukt is. En dat je daardoor ook heel goede output levert. De rapportages die je maakt, die zijn goed op tijd altijd. Ze zijn heel duidelijk en we kunnen er goed mee werken. En dat is ontzettend fijn om te zien. Je bent heel goed in dat werk en je bent ook goed vooruitgekomen. De resultaten zijn uitstekend. |
| Nicolette | Nou, fijn om te horen. Ja, dat herken ik ook wel. |
| Wim | Nou, mooi. En ik ben benieuwd: welke progressie heb jij de afgelopen periode gezien bij jezelf? |
| Nicolette | Ja, deze punten herken ik. En wat ik ook merk is dat ik minder tijd kwijt ben aan nadenken over wat is nou de beste keuze om te maken als ik tegen een probleem aanloop. Dat gaat een stuk sneller nu. |
| Wim | Oh, mooi. En hoe heb je dat voor elkaar gekregen? |
| Nicolette | Ik denk dat het veel te maken heeft met die kennisverwerving. Doordat ik nu eigenlijk toch nog breder overzicht heb en meer kennis… mijn kennis is verdiept ook, dat ik sneller kan herkennen: waar zitten de hiaten en ik weet ook: waar kan ik het antwoord vinden? Ik heb bijvoorbeeld een online-cursus gedaan die me erg heeft geholpen. |
| Wim | Klinkt heel goed. En wat is het voordeel voor jou, dat je je kennis verdiept hebt en nu sneller kunt werken? |
| Nicolette | Tweeledig denk ik. Het gaat sneller doordat ik sneller keuzes kan maken. Het werkt efficiënter. Maar ik merk ook dat ik het daardoor nog leuker vind. Het is fijn gewoon als je denkt: hier is een probleem en een uur later denk je: opgelost! Heel leuk. |
| Wim | Absoluut. Het idee dat je steeds competenter wordt en vooruitkomt in de dingen die belangrijk voor je zijn… wat is er prettiger dan dat om mee te maken in je werk? |
| Nicolette | Ja, precies! |
| Wim | Zullen we eens even kijken naar de verdere progressie die nodig is? |
| Nicolette | Ja. |
| Wim | Wat zou jouw voorkeur hebben? Zou je willen dat ik begin of zou je liever zelf willen beginnen? |
| Nicolette | Ik ben wel benieuwd naar jouw ideeën over waar de progressie nodig is. |
| Wim | Ja, nou ik heb daar natuurlijk even over nagedacht. En ik denk dat het heel waardevol zou zijn als jij de komende periode gaat investeren in het meenemen van één of twee van je collega’s. Dat die goed weten waar jij mee bezig bent en ook zelf groeien in dat werk en in staat zijn om, mocht dat nodig zijn, dingen van jou over te nemen wanneer jij afwezig bent. De reden voor dat verzoek, om daarin verder te komen, is dat we als team daar heel veel aan zouden kunnen hebben. Het zou de continuïteit van de werkzaamheden ten goede komen als we elkaars werk soepel kunnen overnemen als dat nodig is. Dus ik zou aan jou willen vragen: hoe zou jij daarvoor kunnen zorgen? |
| Nicolette | Ja, nou… Daar had ik eigenlijk nog niet zo over nagedacht… Dat is een punt waar ik me inderdaad nog niet zo mee bezig heb gehouden. Ik ben vooral bezig geweest met mijn eigen expertise verder te ontwikkelen. Eh… maar ik zie wel inderdaad dat ik daar wel een beetje ben gaan voorlopen en dat mijn collega’s het niet zo goed nu zouden kunnen overnemen. Dat is waar, ja. |
| Wim | Heb je een idee? Hoe zou jij daarin kunnen investeren? Hoe zou jij dat voor elkaar kunnen gaan krijgen? |
| Nicolette | Nou ik denk, even hardop nadenkend, dat Janneke de meeste interesse heeft voor waar ik mee bezig ben. |
| Wim | Ja, ik ook. |
| Nicolette | En… zo meteen komt er een heel ingewikkeld programmeerdeel aan in het project waar ik mee bezig ben. En ik zou dan zelf wel graag gebruik willen kunnen maken van externe expertise. Er is een expert en die heeft een soort helpdeskfunctie. Maar nu zit ik te denken, nu je dit zo zegt, misschien is het een idee om Janneke daar dan ook bij te betrekken. Zodat we samen leren. |
| Wim | Dat zou wel eens goed kunnen werken. Dus jij zegt: ik zou behoefte hebben aan die externe expert die mij ondersteunt in de verdieping die ik verder nodig heb. En om ook invulling te geven aan dat verzoek dat ik heb, stel jij voor: ik zou Janneke daarbij kunnen betrekken? |
| Nicolette | Ja, precies. En misschien al in vroegtijdig stadium. Dus in plaats dat ik nu al zeg tegen die expert: ik zou hier en hier op jouw input willen hebben, zou ik niet beter aan Janneke kunnen vragen: waar zou jij graag input op willen hebben? Zodat we een beetje samen kunnen optrekken. |
| Wim | Ja dat snap ik. Dat klinkt best goed. Wat stel je voor? |
| Nicolette | Nou, er zijn natuurlijk kosten aan verbonden. Ik denk dat het handig is dat ik eerst even met Janneke ga zitten om te kijken hoe zij ernaar kijkt en of ze het zou willen, of ze het ziet zitten, en waar haar vragen zitten. En dat ik dan even een offerte aanvraag bij die externe zodat ik ook kan voorleggen wat het zou betekenen in termen van kosten. |
| Wim | Ja, dat is prima. Dat lijkt me een uitstekend. Eerst met Janneke praten en daarna een offerte aanvragen. En dan weer even met mij om de tafel om te kijken wat er mogelijk is. Klinkt heel goed. |
| Nicolette | Hartstikke fijn. |
| Wim | Was het een nuttig gesprek voor je? |
| Nicolette | Ja, het was zeker een nuttig voor me. Heel fijn om te horen dat je de progressie ook herkent. Maar het geeft ook heel veel richting over waar ik nu mee bezig ga. Het mes snijdt eigenlijk aan twee kanten. Ik vind het heel leuk om met Janneke te gaan samenwerken. Ik denk dat het heel belangrijk is dat zij een deel van mijn werk kan overnemen. Tegelijkertijd kan ik gaan investeren in mijn eigen ontwikkeling en kennis. Ja, dus ik vond het zeker een nuttig gesprek. |
| Wim | Ja, ik vond het ook heel prettig en ook heel nuttig. Heel interessant om te zien dat die behoefte die jij verder hebt en de behoefte die ik formuleerde, ook heel goed samen kunnen komen. Het lijkt me fijn om binnenkort weer even verder te praten. |
| Nicolette | Ja, is goed. Je hoort van me. |
| Wim | Goed, tot dan! |
► Wim begint met het doel van het gesprek en stelt dan de nuttigheidsvraag. Hierdoor kan Nicolette meteen aangeven wat je belangrijk vindt om te bespreken. Wim zorgt ervoor dat zowel de bereikte als de verder te bereiken progressie aan de orde komen en dat zowel zijn als Nicolettes perspectief duidelijk de ruimte krijgen in het gesprek. De kans is groot dat Nicolette zich serieus genomen voelt en gewaardeerd voelt. Ook zal ze vermoedelijk gemotiveerd aan de slag gaan met wat er afgesproken is.
Lees ook:
Open link ► Dit artikel van Voigt et al. (2024) laat zien dat zelf-concordantie (de mate waarin doelen overeenkomen met…