Progressiegericht sturen is een techniek waarbij je als leidinggevende je verwachtingen communiceert. Hierbij formuleer je een duidelijk doel en leg je uit waarom dat doel belangrijk is. Vervolgens vraag je de ander hoe die aan dat doel kan gaan voldoen. Maar niet alleen leidinggevenden hebben verwachtingen. Ook als collega kun je een verwachting hebben van een andere collega. Hoewel je dan niet de bevoegdheid hebt om te sturen, kun je de kernelementen – het wat, het waartoe en hoe- uit de stuuraanpak wel benutten. Lees hieraan de hand van een voorbeeld, hoe je dat kunt doen. 

Case: dominante collega

Eva en Jurgen zijn maatschappelijk werkers die regelmatig samen zogenaamde keukentafelgesprekken voeren met cliënten. Het doel van dergelijke gesprekken is om een duidelijk beeld te krijgen van de ondersteuningsbehoefte van die cliënt. Soms vindt het gesprek plaats met één cliënt tegelijk, vaak ook met meerdere personen. Tijdens het laatste gesprek had Eva het gevoel dat Jurgen zich te dominant opstelde tijdens het gesprek. Hij was veel aan het woord en vertelde af en toe ook over zijn eigen ervaringen en denkbeelden.

Hierdoor kwam, volgens Eva, de cliënt te weinig aan bod. Ook vond ze de samenwerking tussen haar en Jurgen niet goed. Ze had het gevoel dat ze er een beetje voor spek en bonen bijzat en er bijna net zo goed niet bij had kunnen zitten. Ze voelde zich tijdens het gesprek heel ongemakkelijk. Vlak na het gesprek bleek dat Jurgen en Eva nog niet alle informatie over de cliëntvraag hadden verkregen. Toen Eva zich dit realiseerde was ze behoorlijk geërgerd. Ze besloot dat ze er met Jurgen over wilde praten maar wilde even goed bedenken hoe ze dat het beste kon aanpakken.

Voorbereiding: zet je ergernis om in doelgerichtheid

Eva had eerder al eens slechte ervaringen gehad met het direct uiten van haar kritiek op een collega. In reactie op haar kritiek had ze toen een pinnige opmerking gekregen in de trant van: “Ik heb echt geen zin om me door jou de les te laten lezen, begrijp je dat?” Eva wilde een dergelijke reactie deze keer voorkomen en besloot nu het gesprek met Jurgen progressiegericht voor te bereiden.

De eerste stap hierin is om je ergernis in doelgerichtheid om te zetten. Je ergernis gaat over wat je niet wilt. Je doel gaat over wat je wilt. Wanneer je iemand confronteert met je ergernis is de kans groot dat de ander met weerstand reageert (zie het reciprociteitsprincipe – we geven vaak terug wat we krijgen). Bovendien weet de ander dan misschien wat je niet wilt maar waarschijnlijk nog niet wat je wel wilt.

Bij het omzetten van je ergernis naar doelgerichtheid ga je van wat je niet wilt naar wat je wel wilt. Wat je wel wilt bestaat uit twee componenten: het wat en het waartoe. Het wat is wat je verwacht van de ander en het waartoe is de reden waarom je dat verwacht. Eva bedacht zich dat ze niet wilde dat Jurgen zich zo dominant opstelde en zo slecht samenwerkte. Ten eerste kwam de cliënt hierdoor te weinig aan bod, zodat ze het doel van het gesprek niet goed konden bereiken. Ten tweede kwam zijzelf nauwelijks aan bod waardoor ze aantal vragen die ze in haar hoofd had niet had kunnen stellen en waardoor de reden voor haar aanwezigheid voor de cliënt ook onduidelijk moet zijn geweest.

Toen ze zich deze dingen realiseerde, probeerde ze die om te zetten in wat hiervoor in de plaats wilde. Ten eerste bedacht ze dat ze graag een duidelijke rolverdeling wilde tussen haar en Jurgen. Hierdoor zouden ze beiden een duidelijke en zichtbare rol krijgen en ook beiden gelegenheid krijgen om hun inhoudelijke inbreng te hebben waardoor het gesprek vermoedelijk beter zou lopen. Ook wilde ze dat de cliënt meer centraal zou staan en meer ruimte zou krijgen om zijn verhaal en ondersteuningsbehoefte naar voren te brengen.

Gesprek met collega

Vervolgens stuurde ze Jurgen een mailtje met daarin het verzoek om samen even het volgende keukentafelgesprek voor te bereiden. Diezelfde middag vond dat gesprek plaats. Bij de opening van het gesprek noemde Eva het doel dat ze had bedacht. Ik denk dat het goed zou zijn als we een soort rolverdeling afspreken zodat we beiden een zichtbare inbreng kunnen hebben in het gesprek en zodat het voor de cliënt ook duidelijk is waarom we daar beiden zitten. Ook zou ik graag even willen bespreken hoe we de cliënt zo goed mogelijk de ruimte kunnen geven zijn verhaal te vertellen zodat de cliënt merkt dat zijn vraag echt centraal staat in het gesprek en we alle belangrijk informatie boven tafel krijgen tijdens het gesprek.

Jurgen luisterde hiernaar en knikte aarzelend. Hij zei het wel goed te vinden. Vervolgens vroeg Eva of Jurgen een idee had hoe de rolverdeling het beste kon zijn. Ze werkte met een min of meer vaste structuur die bestond uit vijf onderwerpen. Jurgen zei dat hij het gesprek wel wilde openen waarop Eva reageerde door te zeggen dat ze dat prima vond en dat zij dan onderwerp 2 voor haar rekening zou nemen. Even verder pratend kwamen ze tot een duidelijke verdeling van de rollen.

Vervolgens vroeg Eva of Jurgen ideeën had voor hoe ze de cliënt zo veel mogelijk ruimte konden geven zodat alle relevante informatie zo goed en duidelijk mogelijk naar voren kon komen. Jurgen erkende dat dit belangrijk was maar had niet direct een idee hoe dit het beste zou kunnen gebeuren. Eva zei vervolgens dat ze al even na had kunnen denken over deze vraag en op internet een paar mogelijk bruikbare technieken was tegengekomen. Ze liet twee artikeltjes zien.

Het eerste ging over ruimte bieden in progressiegerichte gesprekken, het tweede over de nuttigheidsvraag. Jurgen reageerde wat aarzelend. Hij zei dat hij die artikeltjes eerste even rustig wilde doorlezen voor hier direct afspraken over te willen maken. Eva reageerde hierop begripvol en nodigde Jurgen uit ze te lezen en te kijken of er iets in stond wat hij mogelijk bruikbaar vond.

Op de dag van het keukentafelgesprek liep Eva van tevoren langs Jurgen en vroeg: “Ik ben benieuwd. Stond er iets in die artikeltjes waarvan jij dacht dat we het zouden kunnen uitproberen? Jurgen reageerde hierop vrij enthousiast. Hij zei dat hij eigenlijk wel benieuwd was naar die nuttigheidsvraag. Hij stelde voor die uit te proberen. Zowel aan het begin van het gesprek als aan het eind van het gesprek stelden ze de nuttigheidsvraag. Na afloop merkte Jurgen op dat dit een van de beste gesprekken was die ze de laatste tijd hadden gedaan. “Die houden we erin!”, merkte hij op over de nuttigheidsvraag.

Eva was niet alleen blij met het gesprek met de cliënt maar ook – en vooral- over haar voorgesprek met Jurgen.