Feedbackgesprek tussen een leidinggevende en een medewerker
Hieronder kun je vier gesprekjes tussen een leidinggevende en een medewerker lezen. In de eerste drie gesprekjes is de aanpak van de leidinggevende niet effectief, in het vierde gesprekje wel.
| Trainingen Progressiegericht Werken |
De situatie
Johan was jarenlang betrokken bij technische milieuprojecten voor de gemeente. Recentelijk heeft hij gesolliciteerd naar de rol van coördinator voor overleg met buurtgroepen rondom duurzaamheid. Deze rol is helemaal nieuw voor hem en hij doet dit het nu een paar maanden. Hij zet zich enthousiast in, heeft kennis van zaken en komt zijn afspraken na. In de teamvergadering heeft hij deze week verteld dat hij het werk heel leuk vindt en het idee heeft dat hij het heel goed doet. Maar dit is helaas niet helemaal waar. Ondanks zijn technische kennis, communiceert Johan niet helder genoeg. Hij valt terug op technisch jargon, begrijpt diverse standpunten en belangen in de groepen onvoldoende en mist soms cruciale feedback. Na enkele klachten vanuit de buurtgroepen wil zijn manager, Marlies, hem feedback geven.
Gesprekje 1: afschrijvende feedback
In het eerste gesprekje schrijft Marlies Johan af voor de taak, ze maakt kenbaar dat ze niet gelooft dat hij de functie goed zal kunnen gaan vervullen. Ze combineert dit met troostende feedback.
| Marlies | Johan, ik heb iets niet zo heel leuks met je te bespreken. |
| Johan | Wat dan? |
| Marlies | Nou, je doet het nu drie maanden, hè, die coördinatorrol, en ik merk, en krijg ook feedback en klachten van de bewoners, dat ze je niet kunnen volgen. Je bent natuurlijk heel sterk in de techniek. Je bent echt een techneut. En voor deze rol, als coördinator, heb je echt andere vaardigheden nodig dan die jij hebt. Ja, sommige mensen hebben dat, hè? Die hebben gewoon echt aanleg voor met groepen omgaan, in duidelijke taal, Jip-en-Janneke-taal dingen uitleggen en dat heb jij gewoon niet. |
| Johan | Ik doe het werk nog maar heel kort. Ik heb het idee dat het best lekker loopt. |
| Marlies | Ja, dat hoorde ik ook, dat jij vindt dat het wel lekker loopt, wat mij bevestigt dat jij echt … dit is niet echt jouw ding. Jouw kracht ligt ‘m in de techniek. Dat geeft niet. Ieder mens heeft zo z’n eigen talenten. |
| Johan | Ja, maar ik heb twintig jaar in de techniek gewerkt. Daar heb ik die kwaliteit opgebouwd. En ik wil nu eigen me breder gaan ontwikkelen. En dat is ook een leercurve natuurlijk. |
| Marlies | Ja, ik vind ook heel goed dat je het hebt geprobeerd. Maar, je kunt wel vrij snel zien hoe dat gaat in dat soort groepen en het loopt gewoon niet. En dat is ook niet iets wat je kan ontwikkelen. Want, ja, sommige mensen hebben dat hè? Die kunnen contact maken met de groep. En sommige mensen hebben dat gewoon minder. Jouw kracht ligt gewoon in de techniek. Ja, laat dat maar even op je inwerken. Kan me voorstellen dat dit even vervelend is om te horen. Laat het maar even bezinken. Ik zit er sterk over te denken om je toch weer terug te laten stromen naar waar je echt goed in bent. Daar zit ook ontwikkelmogelijkheid! Techniek gaat elke keer weer verder. Trekt het je niet aan, joh. Jij bent weer goed in andere dingen. |
► Nadeel van deze aanpak: De aanpak kan ertoe leiden, door Marlies’ statische mindset, dat er ook bij Johan een statische mindset ontstaat. Ook kan er Amotivatie ontstaan, het geheel wegvallen van de motivatie om het werk te blijven doen. De kans is groot dat Johan zich minder gaat inzetten en dat zijn prestaties verslechteren. Johan voelt zich vermoedelijk slecht, en kan de leidinggevende als unfair ervaren.
Gesprekje 2: niet-informatieve negatieve feedback
In het tweede gesprekje maakt Marlies duidelijk wat er niet goed was in het functioneren van Johan, zonder dat ze specifiek is over wat er beter moet en hoe Johan dit voor elkaar kan gaan krijgen.
| Marlies | Hoi Johan. Ik heb niet zo leuk nieuws. Er zijn klachten binnengekomen over de sessies die jij doet met de buurtgroepen. |
| Johan | Echt? |
| Marlies | Ja, jammer genoeg wel. Dus ik dacht, ik vind het niet leuk om tegen je te zeggen maar we moeten wel eerlijk zijn. |
| Johan | Wat is er niet goed dan? |
| Marlies | Ja, die sessies leveren niet genoeg op. Ze begrijpen je niet, je communicatie is niet goed, je houding is niet goed, je sluit niet genoeg bij ze aan. Dus de duurzaamheidsinitiatieven komen zo niet van de grond. Je bereikt zo je doel niet. Het is echt onder de maat zo. |
| Johan | Jeetje mina. Dat is … Ik schrik daar enorm van. |
| Marlies | Nou dat kan ik me wel voorstellen. Maar weet je, dit soort feedback is wel belangrijk. Dus doe je voordeel ermee. Leer van je fouten! |
| Johan | Ik zal het proberen. |
| Marlies | Ik heb er alle vertrouwen in. Zet hem op, hè? |
► Nadeel van deze aanpak: De kans is groot dat Johan wel gaat proberen zijn functioneren te verbeteren maar vermoedelijk niet op een effectieve manier, aangezien Marlies niet duidelijk heeft gemaakt wat ze precies verwacht van hem en geeft hulp heeft gegeven om te komen tot een effectievere aanpak. Vermoedelijk zal Johan zich onzeker en/of miskend voelen.
Gesprekje 3: controlerende/dwingende feedback
In het derde gesprekje stelt Marlies zich oordelend en dreigend op, ze gebruikt autoritaire taal, ze maakt de vergelijking met anderen en uit zich neerbuigend.
| Marlies | Hoi Johan. Afgelopen maandag zeg jij in de vergadering dat het goed loopt met jouw sessies. Maar dat is dus niet het geval, hè Johan? Ik geloof echt niet dat je dat zelf echt denkt! |
| Johan | … Ja… eh … |
| Marlies | Hoe is dat mogelijk? Ik heb gewoon meerdere klachten gekregen van de buurtgroepen bij wie jij presentaties hebt gegeven en jij zit gewoon mooi weer te spelen dat het goed gaat. Ze snappen niets van jouw techneutengeneuzel. Geen hond die er iets mee kan. Nou, dat denk ik, jij scoort gewoon echt beduidend slechter dan de andere coördinatoren die ik heb aangesteld op deze functie die net ze weinig ervaring hadden als jij. Gênant! |
| Johan | … Wat doe ik fout? |
| Marlies | Ja, wat denk je zelf dat je fout doet. Heb je geen enkel idee? |
| Johan | … Nee … |
| Marlies | Je hebt geen idee? Zo zeg! Nou, ik zal je de klachten van de buurtgroepen doorsturen. Dan moet je daar maar eens goed naar kijken. Je krijgt nog twee maanden de kans om gewoon te zorgen dat je net zo presteert als de andere coördinatoren, die dat veel gemakkelijker afgaat dan jou. Ik wil gewoon geen enkele klacht meer hebben van de buurtgroepen. Is dat duidelijk? |
| Johan | … Ja … |
► Nadeel van deze aanpak: Johan zal vermoedelijk druk en angst ervaren. Door de dwingende toon van Marlies is de kans groot dat hij weerstand voelt tegen wat ze vraagt. Hij zal vermoedelijk een gecontroleerde motivatie krijgen voor de taak en daarmee de neiging om te gaan sjoemelen. De kwaliteit van zijn motivatie neemt af, de relatie komt onder druk te staan, en de kans is groot dat er een verzuim- of vertrekneiging ontstaat.
Gesprekje 4: progressiegerichte feedback
In het vierde gesprekje komt Marlies direct ter zake op een neutrale en niet onvriendelijke manier. Ze benoemt de informatie die ze wil delen. Ze geeft aan wat er beter kan, waarom dit belangrijk is, en hoe Johan die verbetering kan bereiken. Ze praat normaliserend en biedt perspectief. Ze nodigt Johan uit om te bedenken hoe hij met de feedback aan de slag gaat en maakt een vervolgafspraak.
| Marlies | Hoi Johan. Ik heb deze afspraak gemaakt om het met je te hebben over de bijeenkomsten die jij begeleidt voor de buurtgroepen. |
| Johan | Oh… Oké, goed. |
| Marlies | Ik heb wat feedback gekregen vanuit de buurtgroepen over hoe die bijeenkomsten worden ervaren. En ik denk dat he belangrijk is die informatie met je te delen. |
| Johan | Oh, Goed. Ik ben benieuwd. |
| Marlies | Ze zeggen grofweg twee dingen. Het eerst is: ze vinden je heel enthousiast en ze kunnen duidelijk merken dat je veel kennis van zaken hebt. En ze vinden het prettig dat je je goed houdt aan de afspraken die je met ze hebt gemaakt. |
| Johan | Fijn om te horen. Dat herken ik wel. |
| Marlies | Daarnaast zeggen ze dat ze twee dingen niet goed vinden lopen. Het eerste is dat je veel technisch vakjargon gebruikt waardoor ze je niet goed kunnen volgen. En het tweede is dat ze niet de perceptie hebben dat je hun belangen en standpunten echt goed begrijpt en er iets mee doet in je vervolg aanpak. |
| Johan | Oei. Woh… |
| Marlies | Ja, ik dacht: het is belangrijk dit met je te delen want het gaat ten slotte over jouw buurtgroepsessies. |
| Johan | Wat zou ik anders moeten doen? Wat moet ik veranderen? |
| Marlies | Ja, goede vraag. Ik heb daar wel wat ideeën over. Over dat eerste, dat technisch vakjargon. Logisch dat je dat doet. Je hebt 20 jaar lang in een technische rol gezeten. Dus het is logisch dat het even wennen is om in zo’n buurtgroepbijeenkomst op een andere manier over je vak te praten. Dat is overigens iets dat goed te leren is. Een van de manieren waarop je dat kunt doen, is door goed te letten op je taalgebruik. Maar ook door het aan de groep te vragen. Dus zeg bijvoorbeeld tegen de groep: “Op het moment dat je merkt dat ik technisch vakjargon gebruik en je begrijpt het niet, trek even aan de bel. Ik zal mijn best doen om het eenvoudig uit te leggen en geen vakjargon te gebruiken maar doe ik het onverhoopt toch, trek dan even aan bel, want dan ligt ik het toe. |
| Johan | Dat is een heel slimme. Ja. Ik heb het zelf soms niet door, denk ik. |
| Marlies | Ja, logisch. Je zit heel diep in het onderwerp. Dan heb je het zelf niet altijd in de gaten. |
| Zullen we ook even kijken naar die tweede, het goed aansluiten bij de verschillende belangen en standpunten van de groep en ook laten merken dat je die benut in je vervolgaanpak? | |
| Johan | Ja, die vind ik wel heavy. Hoe kan ik die oplossen, namelijk? |
| Marlies | Het is een leerproces. Maar ik heb in elk geval twee gedachten die misschien kunnen helpen. De eerste is: maak meer gebruik van de nuttigheidsvraag. De nuttigheidsvraag, daarmee laat je merken: ik vind het belangrijk dat deze sessie gaat over de dingen die voor jullie relevant zijn en dat het iets oplevert waar jullie iets aan hebben. Je kunt de nuttigheidsvraag stellen bij het begin van de sessie: wat zouden we in deze sessie moeten bespreken zodat het nuttig is voor jullie? Vervolgens krijg je natuurlijk hun input en kun je die benutten in je sessie en het daar over laten gaan. En die nuttigheidsvraag kun je ook achteraf stellen: was deze sessie nuttig? Wat zou een eventuele volgende sessie nuttig kunnen maken? |
| Het tweede is: je kunt gebruik maken van bepaalde werkvormen waarbij je hun standpunten en hun belangen ophaalt en hen in de rol zet dat ze hun input kunnen geven. Daarover is een documentje beschikbaar met verschillende werkvormen die vaak goed werken. Ik zal dat naar je toesturen. Dan kun je kijken of daar werkvormen bij zitten die je aanspreken om eens uit te proberen. | |
| Johan | Ja… ik snap het. |
| Marlies | Wat zijn je gedachten. Hoe zou je hier als eerste mee verder willen gaan? |
| Johan | Ja, dat eerste punt over die techniek dat zie ik helemaal voor me. Ik zie ook in dat ik dat helemaal fout doe. Dat tweede punt, daar schrik ik wel van. Dat is natuurlijk superbelangrijk. Ik ben blij dat er dingen zijn over hoe je dat kunt verbeteren en hoe je daarmee aan de slag kunt. Dus ik wil dat heel graag gaan uitproberen. |
| Marlies | Klinkt goed. Als jij nou op basis van dit gesprek en die stukken die ik je ga opsturen met een plan komt hoe je de volgende buurtgroepsessie wilt gaan aanpakken. Ik zou het prettig vinden om, voor je met die buurtgroep aan de slag gaat, even met jou dat plan door te nemen. |
| Johan | Ja, dat zou ik ook wel prettig vinden. |
| Marlies | Prima, dan spreken we dat af. Geef jij een seintje wanneer je zover bent? |
► Effect: Johan gaat vermoedelijk werken aan verbetering. Hij snapt waarom dit nodig is en hoe hij ermee aan de slag kan. De relatie met Marlies blijft goed en hij ervaart haar aanpak als ondersteunend. De kans is groot dat zijn functionerend beter wordt.
► Nadere toelichting: Als je wilt weten waarom Marlies in deze situatie kiest voor het geven van feedback in plaats van het voeren van een progressiegericht stuurgesprek, dan kun je dit artikel lezen. In deze situatie is feedback gepast omdat Johan zelf nog niet goed zicht heeft op het feit dat er iets niet goed gaat in zijn functioneren en nog relatief nieuw is in zijn rol.
Reflectie
Elk van deze drie gesprekken nam slechts enkele minuten in beslag. De impact van hoe minuten werden besteed varieert echter sterk. Het gaat er niet alleen om dát het gesprek aangaan, maar vooral om de manier waarop we dat doen.
Open link ► Dit onderzoek richt zich op de invloed van perfectionisme op de prestaties en psychologische ervaringen van masterstudenten…