Progressiegerichte heidag: hoe verbeteren we de synergie?

De directeur van adviesbureau ABCDE nodigde een progressiegerichte coach uit voor een kennismakingsgesprek. In dit kennismakingsgesprek vertelde hij dat hij de coach graag wilde uitnodigen om de jaarlijkse heidag met het hele bureau te begeleiden. Bij het bureau werkten zo’n 60 mensen. De directeur had een half jaar eerder een introductieworkshop over progressiegericht werken meegemaakt en was daar toen enthousiast over. Hij vroeg de coach of die de heidag wilde begeleiden op een vergelijkbare progressiegerichte manier.

Synergie

De progressiegerichte coach reageerde enthousiast en vroeg wat de directeur wilde dat de heidag zou gaan opleveren. De directeur antwoordde dat hij graag wilde dat de heidag ertoe zou leiden dat de synergie binnen het bureau weer zou toenemen. De laatste jaren was die namelijk sterk afgenomen. Hij vertelde dat het bureau bestond uit vijf teams met ieder hun eigen specialisme en ook min of meer hun eigen klanten. Met andere woorden: er was maar weinig overlap in de klanten die bediend werden door de verschillende teams. Adviseurs in het ene team werken weinig samen in opdrachten met adviseurs uit een ander team. Ook haalden adviseurs steeds minder vaak werk binnen voor andere teams dan het eigen team. Ook binnen het bedrijf waren de medewerkers vooral gericht op hun eigen team en niet op de andere teams. Er was weinig persoonlijk contact over teamgrenzen heen en ook was men in teams steeds minder goed op de hoogte van waar de andere teams zich inhoudelijk precies mee bezighielden.

De progressiegerichte coach vroeg waaraan de directeur achteraf zou merken dat de heidag er inderdaad toe zou leiden dat de synergie in het bureau weer zou toenemen. Hij vertelde dat hij dat aan meerdere dingen zou merken. Hij zou zien dat mensen elkaar over teamgrenzen zouden opzoeken, al was het maar in de kantine. Ook zou hij zien dat er team overstijgende acquisitie op gang zou komen. Mensen uit verschillende teams zouden samen naar klanten gaan en samen opdrachten binnenhalen. De coach vroeg wat de voordelen van deze veranderingen zouden zijn. De directeur antwoordde dat er financiële en niet-financiële voordelen zouden zijn. Dat nu zo weinig klanten door meerdere teams bediend werden, was in feite een vorm van onderbenutting. Veel klanten zouden heel goed door meerdere teams bediend kunnen worden. Als dat zou gebeuren, zou dat meer opdrachten en dus ook meer omzet opleveren. Als belangrijk niet-financieel voordeel noemde de directeur dat de toegenomen synergie ertoe zou leiden dat medewerkers weer meer verbondenheid met het bedrijf als geheel zouden krijgen. Het zou daarmee de eenheid van het bedrijf ten goede komen.

Aanpak heidag

Vervolgens vroeg de coach of de directeur misschien al ideeën had over hoe de heidag zo nuttig mogelijk zou kunnen worden ingevuld. In antwoord hierop zei hij dat hij graag wilde dat iedereen meteen vanaf het begin actief betrokken werd. Hij had niet zozeer behoefte aan presentaties. Hij wilde graag dat er in wisselende samenstelling door de mensen met elkaar gewerkt zou worden, zowel in duo’s als in groepen. Hij zou graag willen dat mensen gelegenheid zouden krijgen om elkaar beter te leren kennen over teamgrenzen heen. Ook zou hij willen dat iedereen tijdens de dag meer zicht zou krijgen op wat de precieze activiteiten en diensten van de andere teams nu inhielden. Verder zei hij dat hij tijdens de introductieworkshop progressiegericht werken een interessante oefening had gedaan met de cirkeltechniek. Hij zou het leuk vinden als daar ook iets mee gedaan zou kunnen worden. Ten slotte zei hij dat hij graag wilde dat alle medewerkers aan het eind van de dag energie en ideeën zouden hebben om aan de slag te gaan om de synergie in het bedrijf te vergroten. Bij de afsluiting van het gesprek zei de directeur dat hij het gesprek nuttig had gevonden. Afgesproken werd dat de coach een programmaopzet zou maken en dat ze die op een later tijdstip samen zouden bespreken.

Programma heidag

Het programma voor de heidag zag er als volgt uit:

10.00u: Opening (korte aftrap door de directeur)

De directeur verwelkomt iedereen, legt kort uit wat het doel van de dag is. Wenst vervolgens iedereen een leuke en inspirerende dag.

10.10u: Voldoening schenkend moment (4 rondjes)

Iedereen wordt gevraagd op te staan en op iemand af te lopen waar hij/zij graag meer over te weten wil komen. In duo’s wordt vervolgens 5 minuten (staand) gesproken over een voldoening schenkend moment dat beiden de afgelopen tijd in hun werk hebben meegemaakt. Vervolgens krijgt iedereen nog 3 keer de gelegenheid zo’n gesprekje te voeren. Na afloop wordt plenair besproken hoe het was om de gesprekjes te voeren: was het interessant, was het nuttig?

10.45u: Bestaande teams: cirkeltechniek van ons team

De bestaande teams gaan bij elkaar zitten en vullen samen de cirkeltechniek in voor het eigen team. In de binnencirkel schrijven zij wat het team al heeft bereikt en wat er leuk is en goed gaat in het team. In de buitencirkel schrijven zij wat het team verder wil gaan bereiken de komende periode en wat het team verder wil verbeteren. Vervolgens worden een paar concrete ideeën voor stapjes vooruit opgeschreven. Aan het einde maken alle teamleden een fotootje van de ingevulde cirkels. De flipovervellen worden aan de muur gehangen in de zaal.

10.15u: Bespreken cirkels in teamoverstijdende duo’s (3 rondjes)

In de plenaire zaal: iedereen wordt gevraagd op te staan en op iemand af te lopen uit een ander team waar hij/zij graag even mee wil praten over wat de vorige oefening heeft opgeleverd. Er worden drie rondjes gedaan (staand) van ieder 8 minuten. In het eerste rondje wisselden de duopartners iets uit over wat er in de binnencirkel van hun team staat (spieken op de telefoon is toegestaan). In het tweede rondje (met weer een andere persoon) wisselen de duopartners iets uit over wat er in de buitencirkels van hun teams staat. In het derde rondje wisselen de duopartners iets uit over een concreet stapje vooruit in hun team. Na afloop wordt plenair besproken hoe het was om de gesprekjes te voeren: was het leuk, interessant, nuttig?

11.15u: Gemengde teams: cirkeltechniek m.b.t. synergie

Er worden groepjes gevormd met een gemengde samenstelling: ieder team is in ieder groepje vertegenwoordigd. Binnen deze groepjes wordt de cirkeltechniek ingevuld met als thema synergie (teamoverstijgende samenwerking). In de binnencirkel wordt ingevuld wat er in de organisatie al is bereikt m.b.t. synergie en wat er al goed gaat. In de buitencirkel wordt ingevuld wat er beter zou kunnen, nog meer bereikt zou kunnen/mogen worden m.b.t. synergie. Vervolgens worden een paar concrete ideetjes bedacht om progressie te boeken m.b.t. synergie in de organisatie. Aan het einde maken alle teamleden een fotootje van de ingevulde cirkels. De flipovervellen worden aan de muur gehangen in de zaal. Eenmaal terug in de plenaire zaal zoekt iedereen iemand op die net niet in het eigen groepje zat. De duo’s die zo gevormd zijn, bespreken of en hoe deze oefening nuttig was. Dit wordt vervolgens kort plenair nabesproken.

12.30u: Lunch + wandelen

Er wordt gesuggereerd om de laatste 20 minuten van de pauze te wandelen met iemand uit een ander team en samen even te reflecteren op iets dat interessant was in het ochtenddeel.

13.30u: Bestaande teams

De bestaande teams gaan bij elkaar zitten en beantwoorden de volgende vragen: 1) hoe kunnen de andere teams ons versterken/helpen?, 2) hoe kunnen wij de andere teams versterken/helpen? 3) met wie kan ieder van ons gaan praten om deze dingen voor elkaar te krijgen? 4) wat stemt ons optimistisch dat we de bovengenoemde dingen voor elkaar kunnen gaan krijgen? De antwoorden op deze vragen worden op een flipovervel genoteerd en iedereen maakt een fotootje van deze vellen. De flipovervellen worden aan de muur gehangen in de zaal en kort toegelicht in de plenaire groep.

14.45u: 4 Teamoverstijgende duo-gesprekjes

Iedereen krijgt 4 keer de gelegenheid om een duo-gesprekje van een kwartier te hebben met iemand uit een ander team naar aanleiding van de vorige oefening. Tijdens die gesprekjes bedenken de duo’s een concrete stap vooruit die zij samen kunnen zetten om samen te gaan werken (bijvoorbeeld een gezamenlijk klantbezoek).

15.45u: Terugkijken en vooruitkijken

In de plenaire zaal beantwoorden alle deelnemers eerst twee vragen op post-it briefjes: 1) wat vond je het leukste/nuttigste moment van vandaag? 2) op welke concrete goede ideeën heeft vandaag je gebracht? De briefjes worden opgehangen op een muur. Na afloop worden enkele briefjes voorgelezen.

15.48u: Afsluitend woord door de directeur en uitnodiging voor de borrel

Na afloop van de dag werd een verslag gemaakt dat naar iedereen werd toegestuurd. In het verslag werden alle materialen die tijdens de dag waren geproduceerd opgenomen en korte samenvattingen en reflecties. De dag werd ervaren als leuk en nuttig.