1. Zie uitdagende e-mails als een kans voor jou om te oefenen

Vaardiger worden komt vooral neer op doelgericht werken aan wat je nu lastig vindt (lees meer). Als je je dit realiseert kun je anders kijken naar irritante of uitdagende e-mails die jij ontvangt en waar je verondersteld wordt op te reageren. In plaats van alleen maar irritatie te voelen over de betreffende email kun je juist deze e-mails gaan zien als kansen om te oefenen en vaardiger te worden.

2. Sluit aan voordat je doorschakelt

Net zoals in gesprekken is het goed om eerst aan te sluiten op wat de ander zegt voordat je doorschakelt naar wat jij verder wilt zeggen of vragen. Door goed aan te sluiten op wat de ander tegen je zegt of aan je vraagt, kun je de ander laten merken serieus genomen te worden. Hoe geïrriteerder anderen zijn in hun email aan jou, hoe gevoeliger ze waarschijnlijk zullen zijn voor of en hoe jij serieus aansluit op wat zij zeggen.

3. Wees voorbereid op negatieve formuleringen van anderen

Als je de negativiteitsbias kent, hoef je niet verbaasd te zijn wanneer je merkt dat anderen zich op een negatieve manier uiten. Als we niet bewust over onze communicatie nadenken, communiceren we, vanwege de negativiteitsbias, nogal eens negatief, vaak zonder dat we dat zelf doorhebben. Zie de negativiteit van de ander dus niet als iets kenmerkends voor deze persoon maar als iets normaals waar we allemaal mee te maken hebben. Dit helpt je om minder snel geraakt te worden door deze negativiteit.

4. Communiceer doelgericht

Belast de ander niet onnodig met jouw eigen negativiteit. De negativiteitsbias en het reciprociteitseffect kennende, kunnen we begrijpen dat we anderen niet onnodig met onze eigen negativiteit moeten belasten. Hoe negatiever we zelf communiceren, hoe lastiger we het maken voor de ander om op hun beurt weer constructief te reageren op onze e-mail. Het is begrijpelijk dat je zelf in eerste instantie defensiviteit of irritatie kunt voelen als iemand je bijvoorbeeld een e-mail stuurt met een verwijtende of schampere toon. Maar je hoeft je vervolgens niet te laten leiden door je eigen irritatie in hoe je antwoordt op deze email. Een constructieve manier van reageren werkt beter voor de ander en ook voor jouzelf.

5. Wees terughoudend met het geven van oordelen en ongevraagde adviezen

Hoewel je het zelf waarschijnblijk goed bedoelt, vinden anderen het vaak niet zo prettig om beoordeeld te worden als ze niet gevraagd hebben om naar je oordeel. Ook vinden ze het meestal niet zo prettig om advies te krijgen over onderwerpen waar ze geen advies over hebben gevraagd. Zowel ongevraagde oordelen als ongevraagde adviezen kunnen het gevoel van autonomie en competentie van de ander ondermijnen en hem of haar defensief maken. Hiermee is niet gezegd dat je nooit oordelen of adviezen kunt geven. In plaats daarvan pleit ik ervoor om goed op te letten of je überhaupt gevraagd om een oordeel of een advies. Is dat zo, geef je oordeel of advies dan gerust. Is dat niet zo, wees dan terughoudend in het geven van je oordeel of advies of check voor je ze geeft of de ander er geïnteresseerd in is. Ook kan het helpen om je oordeel of advies met voorzichtigheid en nuance te formuleren (“Wellicht ….?”, “Is het misschien een idee om ….?”).

6. Communiceer compact

Belast de ander niet met onnodig lange e-mails. Veel mensen hebben genoeg te doen in hun werk en leven en vinden het niet zo prettig om lappen e-mailtekst te lezen. Hoe compacter je kunt zeggen wat je wilt zeggen, hoe prettiger het meestal voor de ander is.

7. Vraag feedback op je concept-e-mails

Misschien wel de belangrijkste tip is om je concept-mails te laten proeflezen door iemand in je omgeving en te vragen om eerlijke feedback (bijvoorbeeld: “Vind je mijn manier van reageren in deze e-mail duidelijk, compact en constructief?”). Anderen kunnen je vaak helpen om te zien waar je e-mails nog kunnen winnen aan duidelijkheid, compactheid en constructiviteit.