Onlangs hielp ik een leidinggevende bij het voorbereiden van een gesprek. De manager wilde in dat gesprek een teamlid gaan vertellen dat hij voor een bepaald soort project niet opnieuw zou worden gevraagd. De reden was dat deze medewerker dit soort project voor de derde keer niet goed had uitgevoerd. Dit terwijl er al diverse gesprekken over waren geweest en er tevens hulp was geboden. Om ervoor te zorgen dat het volgende project van dit type goed zou worden uitgevoerd zou een ander teamlid dit gaan doen. De leidinggevende vond het gesprek spannend om twee redenen. De eerste reden was dat hij wist dat dit teamlid dit soort projecten wel graag wilde blijven doen. De tweede reden was dat hij bang was dat het teamlid boos zou worden als hij zou horen dat hij het volgende project niet zou mogen leiden. De leidinggevende zei: “Ik weet al precies wat hij gaat zeggen! Hij wordt heel boos en gaat zeggen dat het niet zijn schuld was dat het project niet succesvol was en dat het niet eerlijk is van mij om hem niet nog een kans te geven.”

We bedenken vaak van tevoren hoe de ander zal reageren

Als we nadenken over een spannend gesprek dat we moeten gaan voeren stellen we ons vaak voor hoe de ander zal gaan reageren op wat we zeggen in het gesprek. We draaien als het waren een filmpje af in ons hoofd van hoe zijn houding zal zijn en van wat hij zal zeggen. Deze voorspelling van hoe de ander zich zal opstellen is grotendeels gebaseerd op hoe we de ander in eerdere situaties hebben meegemaakt. Ik denk dat het verstandig is om je goed voor te bereiden op een dergelijk gesprek. Dat kan je helpen om veel beter beslagen ten ijs te komen waardoor de kans veel groter wordt dat je gesprek succesvol wordt. Bij die voorbereiding raad ik twee dingen aan en één ding af.

Twee dingen om voor te bereiden

Wat ik ten eerste aanraad is om goed voor te bereiden wat je zelf gaat zeggen. Wat is het doel van je gesprek? Wat zijn de feiten waarover je beschikt? Wat zijn je argumenten? Wat wil je dat de ander gaat doen? In dit artikel kun je iets meer lezen over hoe je kunt voorbereiden wat je zelf gaat zeggen. Wat ik ten tweede aanraad is om je voor te bereiden op verschillende mogelijke reacties van je gesprekspartners. In het bijzonder werkt het goed om je voor te bereiden op reacties waar je bang voor bent. Ben je bijvoorbeeld bang dat de ander boos zal reageren, bereid je dan voor hoe je effectief mee om kunt gaan. Het is vooral verstandig om dit soort situaties te oefenen.

Vul niet in hoe de ander zal reageren

Wat ik afraad is om te denken dat je al weet hoe de ander zal gaan reageren. Het is één ding om je voor te bereiden op verschillende soorten lastige reacties van de ander (boos, verdrietig, klagend, etc). Maar het iets anders om te denken dat je al precies weet hoe de ander zal gaat reageren. De realiteit is namelijk dat je het niet weet. Het is namelijk nog niet bepaald. Het is de andere persoon die kiest hoe hij reageert en die persoon bepaalt dat pas als het gesprek plaatsvindt. Denken dat je al precies weet hoe de ander reageren zal getuigt van een statisch en simplistisch beeld van de andere persoon. Vul niet in hoe de ander zal reageren. Het is zijn rol om te bepalen hoe hij zal reageren, niet de jouwe.

Jouw opstelling bepaalt mede hoe de ander zich zal opstellen

Mijn suggestie is om rekening te houden met verschillende mogelijke manieren van reageren. Dat kunnen lastige, uitdagende reacties zijn maar sluit niet uit dat de ander ook constructief kan reageren. Geef de ander op zijn minst de kans om je positief te verrassen. Als je denkt dat de ander alleen maar negatief (boos, defensief etc.) kan reageren dan is de kans groter dat je al met een soort angst of irritatie het gesprek in gaat. Deze angst of irritatie van jou heeft vermoedelijk geen goed effect op de ander. De reactie van de andere persoon wordt in belangrijke mate mede bepaald door hoe jij jezelf opstelt in het gesprek. Als de ander defensief reageert, is dit een aanwijzing dat hij jouw opstelling als aanvallend heeft ervaren. Als jij het gesprek duidelijk en constructief aanpak, neemt de kans toe dat de ander constructief reageert.

Hoe het gesprek liep

De leidinggevende stuurde me enkele dagen na ons gesprek een berichtje waarin hij zei: “Ik heb net het gesprek gehad met dat teamlid. Ging heel goed. Hij werd niet boos maar stelde veel vragen. Hij was teleurgesteld maar begreep het uiteindelijk wel. Hij accepteerde mijn feedback ook en zei dat hij zelf ook al had gemerkt dat hij opnieuw steken had laten vallen. Hij baalde daar zelf van. Zelf was ik heel tevreden dat het mij goed lukte om rustig te blijven en bij mijn boodschap en doel te blijven. Binnenkort praat ik met hem verder. Bedankt voor de hulp! Het was leerzaam.”

Print Friendly, PDF & Email
Wat vind je van dit artikel?
  • Interessant (2)
  • Bruikbaar (1)