Case: coaching met een projectleider die te snel in de uitvoering schiet

 

Hieronder kun je een voorbeeld van een progressiegericht coachingsgesprekje lezen met een projectleider die te snel in een uitvoerende rol terecht komt in zijn project. Hierdoor wordt hij te zwaar belast en is het voor hem ook moeilijk om zijn projectleidersrol goed uit te voeren.

 

Coach: Goedemorgen Tom.
Cliënt: Goedemorgen.
Coach: Hoe kunnen we deze tijd wat jou betreft zo goed mogelijk besteden?
Cliënt: Ik zou het heel fijn vinden als we het kunnen hebben over een probleem waar ik nu tegenaan loop in het project dat in manage. En dat gaat over dat ik te snel in de uitvoering stap. Dat werkt niet goed en toch doe ik het steeds. Ik zou het heel fijn vinden als we het daar over kunnen hebben.
Coach: Ja. Dus het project dat jij managet… Je stapt te snel in de uitvoering en daar wil je het graag over hebben?
Cliënt: Ja.
Coach: En waaraan zou je achteraf merken dat dit gesprek je iets heeft opgeleverd?
Cliënt: (Denkt na). Nou als ik een manier heb gevonden om daar goed aan te werken. Want op zich snap ik het nut ervan dat ik uit die uitvoering blijf, dat weet ik al heel lang, maar ik merk dat ik het als een kip zonder kop toch weer doe als er zo’n situatie is. Dus ik zou al heel blij zijn als ik dit gesprek een manier vind om eraan te werken. Om niet direct die uitvoering in te stappen.
Coach: Ja, want je realiseert je heel goed dat het belangrijk is om er niet in te stappen dus na afloop van dit gesprek zou je graag willen weten: hoe ga ik daaraan werken? Hoe zorg ik ervoor?
Cliënt: Precies, dat is het. Ja.
Coach: Dus, waaraan zou je graag iets willen verbeteren?
Cliënt: Nou, wat ik wil verbeteren is: op het moment dat ik zie dat die medewerkers achterblijven, of een verkeerde kant op aan het werken zijn, of echt iets fout doen, dan merk ik nu dat ik eigenlijk meteen geneigd ben om erin te springen en het over te nemen. Om die PowerPoint af te maken, om dat programma voor die sessie dan zelf maar in te vullen. Vanuit een soort gealarmeerdheid “Oh jee, het is al heel snel, het moet goed zijn”, boem, ik doe het. En dan zit ik gewoon een hele vrijdag dat uit te werken, contact op te nemen met opdrachtgevers en zo. Daar zou ik iets aan willen veranderen. Ik zou willen dat ik op dat moment, dat ik dat signaleer, niet dat doe maar iets anders.
Coach: Ja, dus in plaats vanuit een soort alarm, het moet nu goed, het moet gebeuren, ga je hard aan het werk en daaraan zou je iets willen verbeteren, hè?
Cliënt: Ja.
Coach: Dus hoe zou je graag willen dat de situatie wordt? Wat zou je daarvoor in de plaats willen?
Cliënt: Ik zou willen, op het moment dat ik dat signaleer dit is niet de goede kant op aan het gaan in wat zij aan het doen zijn, zou ik willen dat ik bewust ben van de situatie. Dat ik mezelf tegenhoud om erin te duiken. En dan met hen gaan praten en iets doen dat ertoe leidt dat zij hun eigen fout gaan corrigeren. Dat zij het ombuigen of dat zij het alsnog goed gaan doen. Dat ze het versnellen. Dat zij in de uitvoering blijven en ik niet.
Coach: Ja.
Cliënt: Dat ik dus gewoon, na dat gesprek, in mijn projectmanagersrol zit en niet in de uitvoerende rol.
Coach: Ja. Signaleren en op het moment dat je het signaleert iets doen zodat zij aan de slag gaan om het op te lossen. En dat jij in je projectmanagersrol blijft en zij in de uitvoerend rol.
Cliënt: Ja, dat is heel belangrijk.
Coach: Ja. Wat zou je dat opleveren als je dat zou hebben bereikt?
Cliënt: Het zou mij opleveren dat ik veel minder zwaar belast wordt want die projectleidersrol kost mij de hele week. Maar als ik dan ook nog af en toe een dagje uitvoering daaraan toevoeg, ja, dan zit ik gewoon elk weekend ook de hele tijd te werken en ik merk dat dat gewoon te zwaar is.
Coach: Ja.
Cliënt: Mijn projectleidersrol die lijdt daar ook onder op die manier. Dus het zou mij helpen om ook de projectleidersrol beter te kunnen invullen. Beter overzicht te houden, beter in de sturende rol te zitten. Dat zou het voordeel voor mij zijn.
Coach: Ja, precies. Klinkt als een heel goed doel… Wat weet je al over wat er voor je werkt om te signaleren en vervolgens iets te doen zodat zij in de uitvoerende rol blijven en jij in je projectleidersrol blijft? Wat weet je al over wat er voor je werkt?
Cliënt: Eh… Nou het besef dat ik al heb dat het niet goed is om in de uitvoering te springen. Dat werkt al.
Coach: Hoe helpt je dat al?
Cliënt: Nou dat helpt al doordat ik nu bijvoorbeeld hier al zit. Omdat ik het besef heb: ik moet hier iets aan verbeteren. Dus achteraf realiseer ik me gewoon: dit moet ik veranderen. Dus dat werkt al voor me.
Coach: Ja, mooi. Dus het besef en dat je hier zit. Je onderschrijft het heel erg en dat is er al, hè?
Cliënt: Ja.
Coach: En zijn er al eens situaties geweest de afgelopen periode die een beetje lijken op wat je wil bereiken? Dus dat je herkent, hé, hier is een soort alarm en vervolgens doe je iets waardoor de ander het gaat oplossen in plaats van dat jij het gaat oplossen. En jij kan dan in je projectleidersrol blijven. Zijn er al eens situaties geweest die daar een beetje op lijken?
Cliënt: (Denkt na). Meestal schiet ik de fout in dus ik vind het gemakkelijker om voorbeelden te geven van situaties waarin wel juist de uitvoering in geschoten ben.
Coach: Ja, logisch. Dat is ook de reden waarom je het natuurlijk naar voren brengt, hè?
Cliënt: Ja zeker.
Coach: Dus zijn er wel eens situaties die er een beetje op lijken? Waarin het een klein beetje beter ging?
Cliënt: Ja, nou vorig week bijvoorbeeld. Vorige week heb ik het wel weten te voorkomen.
Coach: Vertel eens, wat gebeurde er toen?
Cliënt: Twee teamleden uit mijn project die moesten iets voorbereiden. Een presentatie was dat voor een directie. En ik zag het, en ik zag: ze zitten helemaal op een verkeerd spoor. Ze hebben het eigenlijk niet op de goede manier gestructureerd en ook de informatie die ze daar presenteerden klopte niet.
Coach: Ok.
Cliënt: Dus ik voelde al heel sterk de neiging opkomen om een beetje boos te worden maar vooral om het over te nemen, zo van: “OK, dit moet goed, we gaan hier maandag al mee aan de slag dus het moet goed zijn dus ik pak het over.
Coach: Ja.
Cliënt: Maar uiteindelijk is dat er niet uitgekomen.
Coach: Nee? Wat gebeurde ervoor in de plaats? Wat deed je daarvoor in de plaats?
Cliënt: Eh… ik heb eventjes… Ik merkte dat ik even wachtte. Ik dacht even: ik moet mezelf beheersen. Ik voelde ook de neiging opkomen om boos te worden. Dus toen dacht ik: even stop, even pas op de plaats. En toen …eh… ja toen heb ik het niet overgenomen. Ik dacht: ik moet eventjes niet nu aan het woord zijn. Zij moeten maar even aan het woord zijn, dacht ik toen. Als ik nu aan het woord ga dan werkt het niet. Dus ik heb hen even een paar vragen gesteld.
Coach: Ja. Dus in plaats van het over te nemen was je even stil. En vervolgens gaf je hen de ruimte om dingen te zeggen. En je hebt ze vragen gesteld. En wat leverde dat op? Wat ging er toen beter?
Cliënt: Nou, ik heb bijvoorbeeld gevraagd: zullen we even kijken naar de taakomschrijving en dat even naast elkaar leggen? Dus, ja, dat vonden ze een goed idee. En toen pakten zij de taakomschrijving erbij en toen gingen ze het vergelijken en toen zagen ze: ja, eigenlijk is het niet helemaal de goede kant op. Daar was ik wel blij mee, met dat zelfinzicht. En toen kon ik daar ook op aanhaken. Dus toen zei ik: ja, dat klopt, dat is inderdaad waar. Dit is niet precies de bedoeling. Dus toen die taken op tafel lagen toen werden zij zelf ook weer actiever. Ik was ook wel bemoedigd door dat zij zelf zagen wat er fout ging. Dus toen vroeg ik ook: heb je een idee hoe het beter kan?
Coach: Ja! Goede vraag!
Cliënt: Ja, ik weet ook niet waar dat vandaan kwam maar ja, die vraag die was er op eens en toen gingen zij…. Ze moesten eigenlijk eerst wel even nadenken. Maar toen kwamen ze eigenlijk wel met een aantal heel goede dingen. Toen zeiden ze: we moeten eerst even terug naar de opdrachtgever want we missen een stukje informatie. En ze zagen ook manieren om die presentatie meer om te buigen richting hoe het in de taakomschrijving staat. Dus dat was wel goed. De activiteit bleef bij hen. En toen hebben we ook afgesproken dat zij er mee aan de slag gaan en dat we even twee dagen later een soort follow up hadden. Dat was ook superfijn want toen wist ik ook: het gaat de goede kant op.
Coach: Ja…
Cliënt: Ja, dus deze situatie die liep wel goed maar meestal gaat het niet zo. Meestal schiet ik meteen weer de uitvoering in. Dus ik wil niet het idee geven dat ik dit altijd zo vaardig doe. Het was meer een toevalstreffer misschien.
Coach: Ja, en in deze situatie leverde het op dat jij in de projectleidersrol kon blijven en dat zij zelf iets gingen doen om het op te lossen, hè?
Cliënt: Dat klopt.
Coach: Ja. Was het nuttig om even op die situatie in te zoemen?
Cliënt: Ja, het was wel nuttig want ik realiseer me dat ik het toch al nu en dan beter doe. En deze situatie zou ik misschien wel een beetje als voorbeeld kunnen gebruiken. Het ging allemaal niet zo bewust. Beetje improviserend. Maar er zitten misschien wel een paar bruikbare stukjes bij.
Coach: Ja. Welke bruikbare stukjes zit je met name aan te denken? Wat is er bruikbaar voor je?
Cliënt: Met hen even samen te kijken naar: wat was de vraag aan jullie? Wat werd er van jullie verwacht? Zullen we het er even naast leggen? Ze hebben toen zelf die analyse gemaakt. Dat was volgens mij ook heel krachtig. Dat zij zelf constateerden: oh, wacht, dit zijn we helemaal vergeten. Want toen hadden zij een soort probleembesef. En toen konden ze dat ook makkelijk ombuigen naar wat ze veranderen moesten. Dus doordat ik vragen stelde bleef de activiteit helemaal bij hen liggen.
Coach: Ja.
Cliënt: Heb je een idee hoe het beter zou kunnen was ook een goede denk ik. Want ook daardoor bleven zij in de actieve rol zitten en ik niet. En het laatste stukje dat ik eventjes, want ik was niet helemaal gerust op, dat ik wel even de tegenwoordigheid van geest had: prima, ga ermee aan de slag, laten we overmorgen even de koppen bij elkaar steken om te kijken hoe het ervoor staat. En dat was ook heel goed. Dat heeft ook goed gewerkt.
Coach: Klinkt als nuttige ingrediënten. Dus even de taken erbij pakken zodat ze er zelf achter kwamen: het gaat eigenlijk een beetje de verkeerde kant op. Vragen stellen zoals: heb je een idee hoe het beter kan? En vervolgens ook, na afloop, even kijken: hoe zorg ik voor dat ik informatie blijf houden over of het de goede kant op gaat…
Cliënt: Ja.
Coach: Was het nuttig om hier zo over te praten?
Cliënt: Ja, het was heel nuttig want het biedt mij een paar aanknopingspunten, het geeft mij een paar dingen die ik uit kan proberen.
Coach: Mooi. Wat is het eerstvolgende wat je graag zou willen uitproberen?
Cliënt: (Denkt na). Op het moment dat ik mezelf betrap op de uitvoering weer in willen schieten: pas op de plaats maken. Even niet dat doen, niet aan het woord gaan, hen aan het woord zetten. Hen bewust in de actieve rol stoppen. Eventjes vragen: laten we de taakomschrijving erbij pakken. Kijk even. Werp er even een blik op. Is dit wat de bedoeling was? Ja, eigenlijk gewoon die stapjes herhalen denk ik. Dit komt best vaak voor dus dat kan ik morgen alweer uitproberen denk ik.
Coach: Klinkt goed. Zullen we het hierbij laten voor vandaag?
Cliënt: Ja, dat is prima.

 

Print Friendly, PDF & Email
Wat vind je van dit artikel?
  • Bruikbaar (7)
  • Interessant (6)