Voorbeeld progressiegericht sturen: Marina en Roelof
Hieronder kun je drie voorbeeldgesprekjes tussen een leidinggevende (Marina) en een medewerker (Roelof) lezen. In de eerste twee gesprekjes is de aanpak van de leidinggevende niet effectief. In het eerste gesprekje stelt zij zich forcerend op, in het tweede gesprekje helpend. In het derde gesprekje past ze de techniek progressiegericht sturen toe.
| Trainingen Progressiegericht Werken |
De situatie
Marina is de leidinggevende van Roelof. Roelof is goed in zijn werk en is behoorlijk productief. Dit doet hij door zich goed te focussen op zijn taken. Wat hij heel weinig doet is collega’s helpen die een beroep om hem doen voor hulp. Hierdoor ervaren mensen hem soms als een solist en als iemand die niet echt een teamplayer is. Vanochtend in het teamoverleg stelde collega Jan een vraag aan Roelof om hulp en Roelof wimpelde dat af en hielp niet. Marina heeft Roelof uitgenodigd om hier over met hem te praten.
Gesprekje 1: forcerend
In het eerste gesprekje stelt Marina zich forcerend op. Ze zegt botweg wat Roelof in haar ogen fout doet en doet dat op een dwingende en negatieve manier.
| Marina | Zo Roelof, even naar aanleiding van ons teamoverleg van vanochtend waarin jij gewoon botweg je hulp weerhoudt op het moment dat Jan jou een vraag stelt die toch echt door jou beantwoord moet worden… Daar moeten we het over hebben met elkaar want dat kan toch gewoon niet zo? Dat snap je toch zelf ook wel? |
| Roelof | Nou… |
| Marina | Jan staat volledig in de kou! Zo ga je toch niet met mensen om? |
| Roelof | Nou, dat snap ik eerlijk gezegd niet want ik heb het ongelooflijk druk. Ik ben echt moeilijke dingen aan het doen. Ik heb best een hoge werkdruk. Dus ik vind het gewoon heel belangrijk dat ik mijn eigen werk goed kan doen. Ik moet een heleboel ballen in de lucht houden. Ik heb gewoon niet de tijd om overal maar helpdesk te spelen. |
| Marina | Ja, ikke-ikke-ikke en de rest kan stikken. Zo klinkt dat een beetje, Roelof. Jan heeft gewoon een heel goede vraag aan jou, vanochtend, waar die echt jouw hulp bij nodig heeft en wat jij gewoon doet is, je geeft geen thuis. Je richt je weer op je eigen werk. Zo gaan we niet met elkaar om, hier. Zo kun je toch niet met Jan omgaan? |
| Roelof | Nou ja, mijn werk is gewoon heel veeleisend. Ik moet me daar toch gewoon op kunnen concentreren? En als hij dan te pas en te onpas met allemaal hapsnap vragen op me afkomt, sorry dan… dat ergert mij enorm. Dat kan gewoon niet. Dat heeft niets met ikke-ikke-ikke te maken. Dat heeft gewoon met mijn werk te maken. Ik moet mijn werk kunnen doen. |
| Marina | Ja, nou, ik dacht dat dit gesprek vrij kort zou kunnen duren. Dat als ik je dit onder de aandacht zou brengen, dat je vrij snel zou inzien dat je je veel te veel richt op jezelf maar ik hoor dat dat niet het geval is. Als jij alleen maar voor jezelf wilt gaan dan kun je misschien beter voor jezelf beginnen. We werken hier als team met elkaar samen! En daar hebben we iedereen bij nodig. Maar… bij jou merk ik het niet. En ik merk niet eens dat je het inziet. |
| Roelof | (Zwijgt) |
| Marina | Dus denk daar maar eens over na. Want ik verwacht van jou dat je je gewoon niet zo egoïstische opstelt in je werk. Hoe moet Jan hier nou mee verder? Die staat gewoon in de kou. Nou, laten we het hier maar even bij laten want anders gaan we dingen zeggen die… Laten we er de volgende keer maar over doorpraten … Denk er maar eens even over na. |
| Roelof | Nou goed… |
| Marina | … Succes. Werk ze. |
► Een dergelijke aanpak werkt contra-productief. Roelof krijgt persoonsgerichte verwijten op zich af en krijgt geen erkenning voor zijn perspectief. Als hij na dit gesprek Jan al gaat helpen, doet hij dat misschien met de pest in zijn lijf en daardoor vermoedelijk niet zo effectief. Bij dit soort gesprekken voelen medewerkers na afloop vaak vertrekneigingen opkomen. Bovendien luchten ze vaak richting anderen hun hart over hoe belachelijk ze de aanpak van de leidinggevende vonden.
Gesprekje 2: helpend
In het tweede gesprekje kiest Marina voor een helpende aanpak. Ze probeert ondersteunend te zijn door zijn hulp aan te bieden aan Roelof.
| Marina | Hé Roelof! Welkom! |
| Roelof | Ja, hoi. Dank je. Je had me even uitgenodigd? |
| Marina | Ja, ik had je even uitgenodigd, want… Nou, allereerst wil ik even zeggen dat ik erg onder de indruk ben van hoe jij specialist bent geworden in data-analyse. Wat heb je je daar, in dat vakgebied ingewerkt. Diepgaand begrip opgebouwd. Echt, indrukwekkend. |
| Roelof | Nou. Ik vind fijn dat je … specialist is misschien een beetje een groot woord… maar ik vind het leuk dat je er tevreden over bent. |
| Marina | Ja, nou. Je hebt ook zo hard gewerkt de afgelopen tijd, hè? Je hebt het wel druk volgens mij? |
| Roelof | Ik werk best hard, ja. Het werk is ook heel uitdagend en leuk. En je moet best veel ballen in de lucht houden. Het vergt veel concentratie. Dus ja, zeker, ik ben lekker bezig. |
| Marina | Ja, en die drukte, nou… Hoe kan ik je daarbij helpen? Het is best veel wat er op jouw bordje ligt. |
| Roelof | Het is zeker veel. Dat vind ik ook juist leuk. Een saaie functie? Daar zit ik niet op te wachten. Dus ik vind juist die uitdaging erg leuk. Ja, het is druk. Maar dat vind ik eigenlijk wel prima zo. Geen probleem hoor. Maar je daar geen zorgen over hoor. |
| Marina | Ja, een saaie functie is inderdaad niets voor jou, hè? Dus… wat heb jij nodig om… soms ook wat ruimte te hebben om je collega’s te helpen bij dingetjes in de drukte die er is voor jou? Wat heb je nodig? |
| Roelof | Eh… ik heb eigenlijk niet specifiek iets nodig. Kijk, een paar maanden geleden had ik wel een paar dingen nodig. Mijn PC was eigenlijk niet opgewassen tegen de tak die hij moet doen. En ik heb ook een paar softwarepakket nu, waar ik over kan beschikken. Dus ik heb eigenlijk nu wel, op dit moment, alles wat ik nodig heb. Het kan best zijn dat ik over een paar maanden weer iets nodig heb maar dan trek ik wel aan de bel. |
| Marina | Zou het een idee zijn als je een training interpersoonlijke vaardigheden zou volgen? Zodat als collega’s iets aan je vragen dat je ze dan kan helpen. Dat je daar goed op kunt reageren? |
| Roelof | Nee, misschien is dat ooit iets voor later. Maar… trouwens… als je het over training hebt. Ik heb wel iets gezien. Dat zal ik even naar je toesturen. Dat ligt meer op het data-analytische valk. Dat is een module die in juni, dacht ik, start. Dat zou wel interessant kunnen zijn. Op zich wel goed dat je daar over begint. Ik zal dat wel even naar je toesturen. Misschien is dat wel iets. |
| Marina | Je kunt altijd voorstellen naar me toesturen en dan kijk ik daar natuurlijk naar. Ikz at bij die training interpersoonlijke vaardigheden ook een beetje te denken aan meer de communicatieve vaardigheden, samenwerkingsvaardigheden. Zal ik dan jou daar even wat informatie over sturen? Dan kijk ik naar jouw training. Kun je misschien ook even naar die training kijken? |
| Roelof | Ja, je mag het op zich opsturen maar ik zeg heel eerlijk. Ik denk niet echt dat het iets is. Maar stuur het maar op, ik kijk er wel even naar. |
| Marina | Oké, nou weet je… dan … weet dat mijn deur altijd voor je open staat. Ik denk altijd graag met je mee als je bijvoorbeeld tegen dingen aanloopt in de samenwerking of zo. Ik denk graag met je mee wat je kunt doen. |
| Roelof | Ja. Ik heb op het moment geen klachten maar als er iets misloopt dan laat ik het even weten. Prima. |
| Marina | Oké. Nou, zullen het hier dan even bij laten voor nu, Roelof? |
| Roelof | Ja, prima, dan ga ik weer aan de slag. |
| Marina | Ja. Oké. Fijne dag verder. |
| Roelof | En maak je geen zorgen hè? |
| Marina | (Ongemakkelijk lachend:) nee… |
► Ook deze gespreksaanpak, hoewel hij veel vriendelijker is, werkt niet goed. Marina probeert hem te helpen bij een probleem dat hij niet heeft. Hij wijs haar hulp begrijpelijkerwijze af. Marina is niet duidelijk over wat ze vindt en doet overdreven complimenteus en vriendelijk. Roelof merkt misschien dat Marina niet goed durft te zeggen wat je ze echt vindt en haar als manipulatief ervaren.
Gesprekje 3: progressiegericht sturen
In het derde gesprekje maakt Marina duidelijk wat ze van Roelof verwacht en waarom dat nodig is. Ze reageert serieus en erkennend op zijn tegenwerping, zonder dat dit haar van haar doel afbrengt.
| Marina | Hai Roelof. Bedankt voor je komst. Ik had deze afspraak even met je gemaakt naar aanleiding van het teamoverleg dat we vanochtend hadden en waarin Jan jou een vraag stelde en waarin jij zei dat hij het zelf even moest uitzoeken. |
| Roelof | Ja, precies |
| Marina | En daar wilde ik het even met je over hebben. Want het is belangrijk dat jij je hulp aanbiedt en je collega’s zoals Jan ondersteunt op het moment dat zij je hulp nodig hebben om verder te kunnen in hun werk. En ik dacht, daar wil ik het even met je over hebben. |
| Roelof | Ja, is dat echt nodig? Moeten we het daar echt over hebben? Jan altijd met zijn hap-snapvraagjes. Ik word daar soms gek van, van dat gezeur. Moeten we het daar echt over hebben? Ik heb het druk met mijn eigen taken. |
| Marina | Ja, je hebt het druk met je eigen taken, vandaag, hè? Dus laten we het ook niet al te lang maken. Ik denk wel dat het belangrijk is om het er nu even over te hebben. |
| Roelof | Oh, oké. |
| Marina | En de reden is dat Jan, om vooruit te komen in de taak waar hij nu mee bezig is, echt jouw kennis en hulp nodig heeft. Dus voor de voortgang van het werk voor ons als team, en voor Jan in dit geval, is jouw ondersteuning en jouw kennis nodig. Dus in dit soort situaties is het echt belangrijk dat jij je hulp en ondersteuning biedt. En daar wil ik het even met je over hebben. Hoe kun je dat voor elkaar gaan krijgen? Op het moment dat je collega’s hulp en ondersteuning van jou nodig hebben om vooruit te kunnen in hun werk dat je die dan ook biedt en dat je er voor ze bent? |
| Roelof | Nou, weet je, als je het zo zegt, dan snap ik dat op zich wel. Ja, inderdaad, Jan is ook bezig met data-analyse. Ik snap op zich wel… Alleen waar ik gek van word is dat hij te pas en te onpas allerlei hap-snapvraagjes op mij afvuurt op elk moment. Dus dan zit ik gewoon geconcentreerd te werken. Ik moet soms twee uur lang best geconcentreerd werken en als dan elk moment Jan binnen kan lopen met weer een vraagje, daar word ik gewoon gek van. Hij moet gewoon niet de hele tijd aan mijn klop zeuren want dan kan ik mijn eigen werk niet doen. Dus op zich snap ik het maar… ik weet niet hoe ik Dat voor elkaar moet krijgen want dan kan hij verder maar ik ben weer helemaal uit mijn werk gehaald. Daar heb ik ook geen zin in. |
| Marina | Goed om te horen dat je het op zich begrijpt. Mag ik eens vragen: wat begrijp je er op zich in? |
| Roelof | Nou op zich, als je het zo zegt, ik snap wel dat hij …. Binnen het team… mij even uitkiest omdat ik wat meer ervaring heb in die dingen. Dus ik snap ook dat je zegt, hij heeft dan wel even hulp nodig. Dat is op zich waar. |
| Marina | Nou, goed om te horen. En ik snap dat hij zegt, dat als zo’n vraag onverwachts binnenkomt, dan ben ik helemaal uit mijn concentratie terwijl ik zelf ook echt mij soms twee uur moet verdiepen in waar ik mee bezig ben. |
| Roelof | Ja, dan is hij geholpen maar dan ben ik van de wal in de sloot geholpen want het kost mij veel te veel tijd. |
| Marina | Ja, dus heb je al wat ideeën over hoe je ervoor kunt zorgen dat je, met behoud van je eigen concentratie, ook er kunt zijn voor collega’s die vragen hebben die door jou beantwoord kunnen worden waar jouw hulp echt nodig is? |
| Roelof | Ja, daar zeg je iets goeds: met behoud van min concentratie. Want dat is mijn grote ergernis over Jan met al zijn hap-snapvraagjes. Soms heel gedetailleerd en klein. Dan denk ik, verdorie zoek het zelf even op! |
| Marina | Soms heeft Jan inderdaad vragen die echt belangrijk voor hem zijn om verder te kunnen met zijn werk. En dat zijn vragen waar jij de kennis over hebt. Jij zit natuurlijk heel diep in het onderwerp. En we hebben jouw kennis als team dan echt nodig om vooruit te komen in dat soort taken. Dus heb je al wat ideeën hoe je met behoud van je eigen concentratie, ervoor kunt zorgen dat je klaarstaat voor je collega’s als dat nodig is? |
| Roelof | Nou, voor mij zou het al heel veel schelen als ik weet wanneer de vragen komen. Nu vind ik het al moeilijk om in mijn concentratie te komen omdat ik het idee heb: elk moment kan Jan weer binnenkomen met één of andere vraag. Dus als hij zijn vragen wat op zou kunnen sparen… of een bepaald tijdstip afspreken… of nog beter: misschien kan ik met hem tot de afspraak komen dat hij zijn vragen altijd eerst even per email stelt. Want dan kan ik zelf kijken wanneer ik zijn vraag beantwoord. Dus dat zou mij al enorm helpen. Dat weet ik al, dan word ik niet elkaar mondeling aangesproken en uit mijn concentratie gehaald. |
| Marina | Dus het zou jou al enorm helpen als Jan zijn vragen even … |
| Roelof | Ja, wan meestal werk ik graag in blokjes van een half uur dus dan kan ik na een half uur even een blik op mijn email werpen of er nog iets ligt. Dat is voor mij dan niet zo’n probleem denk ik. |
| Marina | Ik snap het. |
| Roelof | Dat zou al helpen. Dat kan ik hem wel even vragen, of hij dat zou willen doen. Dan is mijn ergernis denk ik ook wel een stukje minder. |
| Marina | Dat klinkt als een goed begin. En in zo’n overleg waarin Jan onverwacht met een vraag bij je komt. Hoe kun je in zo’n overleg laten merken dat je bereid bent om te helpen en ondersteunen? |
| Roelof | Eigenlijk zou ik hem dan ook kunnen vragen: Jan, zou je je vraag even in de email willen zetten? Dan kijk ik ernaar wanneer ik even tijd heb. Dat is misschien wel een goede standaardreactie. |
| Marina | Klinkt goed. |
| Roelof | Ik heb nu de beleving dat hij altijd stante pede een antwoord wil en dat is wat mij zo dwars zit vooral. Dus dit zou wel kunnen helpen. |
| Marina | Klinkt goed, hoe zou je er nu als eerste mee verder kunnen gaan? |
| Roelof | Nou, ik zal even tegen hem zeggen: Jan, ik begrijp dat het voor jou af en toe even belangrijk is om hulp te krijgen als je vastloopt en ik ben wel de persoon om je dan verder te helpen. Mijn verzoek is: wil je als je een vraag hebt, hem even eerst in de email sturen? Dan kan ik op een moment dat ik even een rustpunt op mijn dag hebben kijken naar wat voor vagen er liggen. Dan helpt dat mij ook wel om mijn eigen taken geconcentreerd uit te kunnen voeren. Misschien is het zo simpel. Dat valt wel te proberen. |
| Marina | Goed om te horen dat je echt bereid bent om Jan en je collega’s te helpen. Ik denk dat dat heel waardevol is in ons team. Dus als je dit even zou willen doen dan spreek ik je graag volgende week opnieuw om te horen hoe het heeft geholpen en hoe het is gelukt. |
| Roelof | Oké, ik zoek hem zo even op. |
| Marina | Oké, tot de volgende keer Roelof. Fijne dag. |
► De eerlijke en duidelijke aanpak van Marina versterkt haar gezag en Roelofs vertrouwen in haar. Ook sluit ze steeds heel goed aan op mijn perspectief waardoor hij zich begrepen en gewaardeerd blijft voelen. Roelof snapt het belang en bedenkt een oplossing die tegelijk voldoet aan Marina’s verwachting en hem helpt bij zijn eigen doel (zich te kunnen blijven concentreren op zijn eigen taken).
Open link ► De Amerikaanse filosoof Daniel Dennett is onlangs op 82-jarige leeftijd overleden. Dennett stond bekend om zijn unieke…