Vier vragen om je feedback zo effectief mogelijk te maken

Feedback kan heel waardevol zijn. Feedback, informatie over de effecten van ons gedrag, kan ons helpen om beter worden in wat we doen. Zelf hebben we per definitie maar een beperkt zicht op de effecten van ons handelen. Andere mensen kijken vanuit een ander perspectief naar wat we doen en kunnen daarom andere dingen zien. Ze beschikken bovendien misschien over meer of andere kennis en vaardigheden waardoor hun feedback extra leerzaam kan zijn voor ons. Of deze positieve effecten van feedback gerealiseerd worden, hangt af van waarover de feedback gaat en van de hoe effectief de feedback wordt aangereikt. Hier zijn enkele vragen om je feedback zo effectief mogelijk te maken.

1. Is je feedback üiberhaupt gepast?
2. Is je feedback informatief?
3. Is je feedback bruikbaar?
4. Is je feedback interactief?

1. Is je feedback überhaupt gepast?

Vraag je, wanneer je de neiging voelt opkomen om iemand feedback te geven, af of feedback de meest geschikte aanpak is voor wat je wilt bereiken. Twee dingen zijn daarbij belangrijk. Ten eerste: feedback werkt het best wanneer er goede vertrouwensbasis bestaat tussen de gever en ontvanger van feedback. Als de relatie sterk is tussen die twee is de ontvankelijkheid voor feedback in het algemeen beter dan als er geen sterke relatie is. Als er een goede vertrouwensrelatie bestaat, zal de feedback eerder als goedbedoeld worden geïnterpreteerd.

Ten tweede geldt dat feedback gepast is wanneer het geven van feedback past in de rolverhouding tussen de gever en ontvanger. Het past bijvoorbeeld bij de rol van ouder, docent of leidinggevende om van tijd tot feedback te geven op het gedrag van respectievelijk kinderen, leerlingen of medewerkers.

Wanneer aan deze beide voorwaarden niet voldaan is, is feedback misschien niet de meest gepaste manier van communiceren. In veel gevallen is dan vermoedelijk het doen van een verzoek passender. Het doen van een verzoek zal minder snel defensiviteit oproepen omdat het minder snel als bemoeierig over zal komen. Het verzoek gaat namelijk in de beleving van de ander meer over jou dan over hen. Hierdoor zullen ze minder snel het gevoel hebben iets te moeten verdedigen.

2. Is je feedback informatief?

Hoe de intentie achter je feedback wordt beleefd, heeft een sterke invloed op hoe de ander er op zal reageren. Wanneer je feedback geeft op een beoordelende of dwingende manier zal deze de motivatie van de ander om er iets mee te doen, ondermijnen. Wees daarom voorzichtig met het gebruik van frases als: “jij moet”, “ik verwacht van jou…” en met waardeoordelen als: “je doet het verkeerd”, “je snapt er volgens mij niets van…”, etc. Wanneer je feedback functioneel maakt, wordt het eerder als informatief geïnterpreteerd en zal het minder snel weerstand oproepen. Een voorbeeld van een informatieve feedbackformulering is: “Als je … doet, lukt het waarschijnlijk iets beter om …”

3. Is je feedback bruikbaar?

Of je feedback bruikbaar is hangt ten minste van vier dingen. Ten eerste hangt de beleefde bruikbaarheid af van of je feedback aansluit bij iets wat belangrijk is voor de ontvanger van de feedback. Wanneer dit niet zo is, is de kans groot dat de persoon de feedback als niet zo bruikbaar zal zien.

Ten tweede hangt de beleefde bruikbaarheid af van of je feedback positief geformuleerd is. Wanneer feedback louter negatief geformuleerd is, weet de persoon namelijk waarschijnlijk wel wat jij wilt dat hij niet meer doet maar waarschijnlijk niet wat je wilt dat hij daarvan in de plaats gaat doen. Positief geformuleerde feedback wordt eerder begrepen en roept bovendien minder snel defensiviteit op. Een formulering als: “Je zit me steeds te onderbreken!” werkt dus waarschijnlijk minder goed dan: “Zou je even willen wachten met je reactie want ik wil graag nog iets toevoegen aan wat net gezegd heb?”

Ten derde hangt de beleefde bruikbaarheid af van hoe concreet je feedback is. In het algemeen zal abstracte en persoonsgerichte feedback minder snel begrepen worden dan concrete en gedragsgerichte feedback. Een opmerking als: “Ik vind je houding nogal gereserveerd”, zal minder snel als bruikbaar worden beleefd dan een opmerking als: “Ik vond vooral dat eerste argument dat je gaf sterk.” Resultaatgerichte feedback kan ook bruikbaar zijn omdat het waardevolle informatie voor de persoon kan bevatten over hoe goed hij of zij aan specifieke verwachtingen heeft voldaan. Resultaatgerichte feedback werkt vooral goed wanneer het wordt gecombineerd met feedback over effectief gedrag en minder goed wanneer het wordt gecombineerd met persoonsgerichte feedback. Dit laatste kan namelijk een statische mindset oproepen bij de ander met alle negatieve consequenties van dien, zoals uitdagingen uit de weg gaan (lees meer).

Ten vierde hangt de beleefde bruikbaarheid af van of de feedback aansluit bij de feedbackverwachting van de ontvanger. Wat dit betreft kun je de volgende vuistregel in acht nemen. Wat minder ervaren en bekwame mensen in een bepaalde activiteit zoeken vaak feedback die hen motiveert om hun commitment te versterken aan het doel. Het type feedback dat dit vooral bewerkstelligt is feedback over wat zij al goed doen. Meer ervaren en bekwame mensen zoeken vaak feedback die hen helpt om verder vooruit te komen. Het type feedback dat dit vooral goed bewerkstelligt is feedback over wat ze nog beter zouden kunnen gaan doen. Beginners hebben vaak dus meer baat bij positieve feedback, meer ervaren en competente mensen hebben vaak meer baat bij negatieve feedback en verbetersuggesties.

4. Is je feedback interactief?

Feedback werkt vooral goed wanneer de ontvanger van de feedback gelegenheid krijgt om iets terug te zeggen en het gevoel heeft serieus genomen te worden. Een interessante methode om feedback interactief te maken, is de zogenaamde feedbackladder (Perkins, 2002). Deze werkt als volgt:

1. Leid het onderwerp op een positieve manier in
2. Zoek verheldering: Stel verhelderende vragen om je ervan te verzekeren dat je het idee of het gedrag goed begrijpt. Vermijd vragen die kritiek suggereren.
3. Waardering uiten – Geef specifiek aan wat je aanspreekt in het idee of gedrag. Vermijd om in één keer door te gaan met de negatieve punten.
4. Zorgpunten uiten – Geef aan wat je niet aanspreekt of waar je je zorgen over maakt. Vermijd om te praten in absolute en beschuldigende termen. Maak duidelijk dat wat je zegt subjectief is.
5. Suggesties/ verwachtingen uiten – Geef concrete suggesties of verwachtingen. Wees duidelijk en constructief.