Progressiegericht nee zeggen: verzoek, belang, alternatief

Om effectief te kunnen zijn is het erg belangrijk om effectief nee te kunnen zeggen. Elke dag komen er ontelbare expliciete en impliciete verzoeken op ons af. Met expliciete verzoeken bedoel ik rechtstreekse vragen die ons gesteld worden, zoals: ‘wil jij dit of dat doen’ of ‘is het goed dat ik zus of zo doe?’ Met impliciete verzoeken bedoel ik iets abstracters namelijk alle prikkels en triggers die op ons afkomen en die een appel doen op onze aandacht en activiteit. Dit kunnen allerlei dingen zijn zoals e-mailtjes die binnenkomen, interessante, spannende of verontrustende nieuwsberichtjes op websites of op de radio of tv, uitingen op sociale mediawebsites zoals Twitter en Facebook, binnenkomende sms-jes of Whats-app-berichtjes tot zelfs langslopende mensen of geluiden die je opvangt.

Als wij op al die expliciete en impliciete verzoeken in zouden gaan zouden we er een speelbal van worden en zou het onmogelijk zijn om ons waar dan ook op te concentreren. We zouden geen prioriteiten meer kunnen vormen en eigen keuzes meer kunnen maken. Pas als we in zekere mate nee kunnen zeggen tegen de expliciete en impliciete verzoeken die op ons afkomen kunnen we werken aan en beschermen wat belangrijk voor ons is. Tegen impliciete verzoeken kunnen we ons wapenen door bewust na te denken over wat belangrijk is en prioriteit verdient en door ons af te sluiten en te concentreren. Dingen die hierbij kunnen helpen zijn het uitzetten van de je e-mail, je telefoon, het zoeken van een rustige werkplek zodat je niet gestoord wordt en dergelijke (zie ook dit bericht).

Nee kunnen zeggen tegen expliciete verzoeken is even belangrijk. Jammer genoeg is het voor veel mensen tamelijk moeilijk. Dit heeft er hoofdzakelijk mee te maken dat bij het reageren op een verzoek niet alleen het belang van het inhoudelijke onderwerp aan de orde is maar ook het belang van de relatie. De twee dimensies staan weergegeven in het onderstaande plaatje waarin ook vier niet-effectieve en één effectieve manier van nee zeggen staan weergegeven:

Strategie 1 en 2 werken niet omdat òf de relatie òf de kwestie eronder leiden. Strategie 3 is eigenlijk bedoeld om noch de relatie noch de kwestie te laten leiden maar het resultaat is vaak eerder dat zowel de relatie als de kwestie eronder leiden.  Als je namelijk vermijdt om antwoord te geven wekt dit vaak alleen al onbegrip en irritatie op. Het verzoek zal vermoedelijk opnieuw naar je toe komen waardoor je op enig moment toch duidelijkheid zal moeten geven.

Strategie 4 is een strategie die tegelijk het belang van de kwestie als het belang van de relatie de aandacht geeft die ze verdienen. Deze strategie (en ook de bovenstaande uitleg over de 3 andere strategieën) is gebaseerd op het werk van William Ury (zie hier mijn interview met hem) hoewel ik in mijn uitleg wat andere termen en een eigen visualisatie gebruik. Bij strategie 4 denk je in termen van drie hoofdcomponenten: 1) het verzoek (waar je nee tegen wilt of moet zeggen), 2) jouw belang (dat de reden is waarom je nee gaat zeggen), 3) een mogelijk alternatief. Het onderstaande plaatje laat de relaties zien tussen die drie componenten:

Zoals het plaatje toont passen het verzoek en jouw belang niet bij elkaar (vandaar het rode kruis). Dat is je reden om nee te zeggen. Met ‘Jouw belang’ wordt trouwens nadrukkelijk niet iets egoïstisch of asociaals bedoeld. Je kunt heel goed iets belangrijk vinden vanuit een gevoel van verantwoordelijkheid voor het geheel. Bij effectief nee zeggen, zeg je niet botweg nee maar probeer je zo goed mogelijk te motiveren waarom je nee zegt door je onderliggende belang zo duidelijk mogelijk, en in positieve termen, onder woorden te brengen. Bijvoorbeeld: “Het is voor mij nu heel belangrijk om eerst deze klus af te ronden want mijn klant zit hier nu dringend op te wachten. Daarom kan ik je nu helaas niet direct helpen.” Door op deze duidelijk te motiveren waarom je nee zegt verklein je de kans op relatieschade omdat de ander je vermoedelijk beter zal begrijpen en zich beter zal realiseren dat je niet nee zegt uit een soort botte onwil.

De derde component is het mogelijke alternatief. Zoals het plaatje laat zien (door middel van de blauwe krullen) komt het mogelijke alternatief zowel tegemoet aan het verzoek als aan jouw belang. Door een mogelijk alternatief te formuleren dien je het belang van de relatie en de kwestie nog meer. Je laat zien dat je geen onwil hebt en dat je wel degelijk oog hebt voor het belang van ander. De kunst zit ‘m er natuurlijk in dat je bij het formuleren van je alternatief je eigen belang niet alsnog vergeet uit het oog te verliezen. Bijvoorbeeld: “Als je mij nu even zou willen helpen dan ben ik eerder klaar met deze klus en dan zou ik jou straks kunnen helpen? Is dat een idee?”

Nee zeggen is heel belangrijk. Wie geen nee kan zeggen kan eigenlijk ook geen ja zeggen tegen wat belangrijk voor hem of haar is. De hier beschreven manier van nee zeggen kan helpen om je nee duidelijker en acceptabeler te maken.