Mag ik een koffiemomentje?

Het kan zo interessant en leerzaam zijn om te luisteren naar verhalen uit de praktijk. Vanochtend hoorde ik bijvoorbeeld iets interessants over een koffiemomentje. Dat woord viel in een kort gesprekje dat ik had met een leidinggevende in een zorgorganisatie. Ze vertelde me over een gesprek dat ze recent had gevoerd met een teamlid waarin ze kon merken dat dat teamlid tevreden was over het gesprek.

Appje met verzoek om een koffiemomentje

Ze vertelde me dat een van de mensen waaraan ze leiding geeft soms vrij emotioneel is op het werk. Die oplopende emoties hoefden helemaal niet perse met iets op het werk te maken te hebben. Het kon ook gaan om iets uit haar privéleven.

Ze had afgesproken met die medewerkster dat, als dit gebeurde, ze haar een appje mocht sturen om een ‘koffiemomentje’ aan te vragen. Als zo’n appje binnenkwam zou de leidinggevende zo snel mogelijk een gesprekje inplannen. Ze vertelde dat die koffiemomentjes heel goed hielpen voor deze medewerkster.

Rustig luisteren

Ik vroeg wat er zo goed werkte. Ze vertelde dat ze een dergelijk gesprekje begon met gewoon rustig te luisteren naar de medewerkster. Ze deed in deze fase van het gesprek weinig anders dan luisteren en af en toe bevestigend knikken. Op een gegeven moment bereikte die medewerkster dan een punt waarop ze iets zei in de trant van: “Ja, dit was het. Ik ben klaar met vertellen.”

Activerende vragen

Op dat moment begon de leidinggevende enkele vragen te stellen. Het waren meestal open en activerende vragen. Je kunt hierbij denken aan vragen als: wat zou je graag willen bereiken? Wat weet je al over wat er werkt voor je? Wat voor stapje zou je misschien kunnen zetten? Die vragen hielpen de medewerkster om te bedenken hoe ze zelf weer verder kon met de situatie.

Geen therapie

Ze vertelde dat de situaties van de medewerkster soms met haar persoonlijke leven te maken hadden maar dat ze hier met haar vragen niet te diep op in ging. Ze vertelde dat ze het belangrijk vond dat duidelijk bleef dat dit een werksituatie was en dat haar rol niet die van therapeut was.

Veel bereiken in korte gesprekjes

Toen ik haar vroeg waar ze het meest tevreden over was, zei ze dat dit was dat ze in korte tijd veel bereikte met deze gesprekjes. In 10 minuten of iets meer bereikte ze dat de medewerkster kalmeerde en weer verder kon. Ze vertelde dat ze voorheen soms een uur of anderhalf uur in gesprek was met medewerkers in zulke situaties en dat ze in die lange gesprekken meestal minder bereikte dan in de korte koffiemomentjes nu.

Het woord ‘koffiemomentje’

Ik vroeg nog even door over waar het woord ‘koffiemomentje’ vandaan kwam. Ze vertelde dat ze dit woord zelf had bedacht. Door dit luchtige woord haalde ze de lading een beetje van de situatie af. ‘Koffiemomentje’ klinkt veel minder beladen dan ‘gesprek met mijn leidinggevende’ o.i.d. Terwijl ze dit vertelde, voegde ze lachend toe: “We blijven het koffiemomentjes noemen maar de grap is dat we er meestal niet eens koffie bij pakken!”