Hoe kan ik effectiever reageren op een dominante gesprekspartner?

Recent sprak ik met een cliënt die zei het lastig te vinden om samen te werken met klanten en collega’s die zich dominant opstellen. Hij vertelde dat hij zich in dit soort situaties niet serieus genomen voelt en dat dit hem boos maakt. Ook had hij het frustrerende gevoel dat zijn inhoudelijke bijdrage in gesprekken met dit soort dominante mensen kleiner was dan hij zou kunnen zijn. Hij had enkele malen gereageerd door zijn irritatie te uiten en er tegenin te gaan. Maar dit had niet erg goed gewerkt. Het had eerder een nog dominantere reactie uitgelokt dan een begripvolle en samenwerkende reactie. In het gesprek dat ik met deze cliënt had, kwamen meerdere dingen naar voren die hij nuttig vond om uit te proberen. Twee daarvan leg ik hieronder uit.

Andersom interveniëren om een ongewenst interactiepatroon te veranderen

Kloosterboer & Van der Vliert (1987) hebben een manier beschreven om een ongewenst interactiepatroon te veranderen. Ze doen dit aan de hand van een 2×2 model van Leary (1955). De horizontale as beschrijft de dimensie tegen-samen; de verticale as beschrijft de dimensie onder boven. De onderstaande figuur toont welke soorten gedrag er in de vier kwadranten staan.

De auteurs leggen uit dat we met ons eigen gedrag invloed hebben op het gedrag van de mensen met wie we praten. Hierbij spelen vier reflexen een rol:

1. Samen roept samen op,
2. Tegen roept tegen op,
3. Boven roept onder op,
4. Onder roept boven op.

Offensief gedrag roept reflexmatig dus defensief gedrag op en defensief gedrag roept reflexmatig weer offensief gedrag op. Dit patroon houdt zichzelf in stand.

De auteurs stellen dat, om dit patroon te doorbreken, je gedrag moet vertonen dat precies andersom is dan je reflex. Je moet als het ware schuin oversteken: in plaats van defensief te reageren op offensief gedrag, moet je proactief gedrag vertonen. De reden is dat proactief gedrag receptief gedrag oproept. De interactie verschuift hiermee van links (tegen) naar rechts (samen) en tegelijk is het onder-boven patroon omgedraaid (zie fig. rechts, click voor een vergroting).

Nieuwsgierigheid opwekken

Een interessante manier om proactief gedrag te vertonen, is door de nieuwsgierigheid van je gesprekspartner(s) op te wekken. Hierdoor kunnen ze bij uitstek in een ontvankelijke houding terechtkomen. Om nieuwsgierigheid op te wekken kun je drie technieken gebruiken:

1. Vragen stellen

Het eenvoudigweg geven van je conclusie en je argument drukt toehoorders nogal eens in een beoordelende rol. Ze zeggen dan of ze het eens zijn of niet met je en zullen ook geneigd zijn om hun eigen zienswijze er naast (of tegenover) te plaatsen. Het stellen van vragen kan je toehoorders meer activeren. Door vragen te stellen kun je onderwerpen agenderen zonder snel als dominant te worden ervaren. Dit kunnen open vragen zijn zoals: “Wat vinden jullie vooral belangrijk in dit proces?” of specifieke gesloten vragen zoals: “Wanneer zullen we het even hebben over de planning?”

2. Een informatiekloof creëren

Iets wat goed helpt om de interesse van anderen op te wekken, is om hen te laten ontdekken dat er iets is wat ze nog niet wisten en dat wel relevant voor ze is. Dit kun je doen door niet in één keer te zeggen wat je te zeggen hebt maar in stapjes waarbij je iets aankondigt maar eerst nog informatie achterhoudt. In plaats van pats-boem je mening te geven, doe je het op een interactieve, vragende manier. Hier zijn enkel voorbeeldformuleringen: “Ik heb iets gelezen over een interessante tool die wij in ons project misschien zouden kunnen gebruiken. Zal ik daar straks iets over zeggen?” en: “Hebben jullie over dat nieuwe onderzoek naar X gelezen? Het leek me erg relevant voor onze situatie.” Door niet meteen door te praten na je vraag, creëer je als het ware een cliff hanger. Je toehoorders willen waarschijnlijk graag horen wat er verder komt.

3. Een verwachting doorbreken

Iets zeggen of doen dat een verrassend effect heeft op je toehoorders kan ook een goede manier zijn om hun aandacht te krijgen en hen in een receptieve houding te krijgen. Je kunt dit zien als een iets dramatischere manier om een informatiekloof te creëren waarbij je toehoorders als het ware wakker worden geschut en denken: “Hè? Wat is hier aan de hand?” Je kunt dit doen door de setting van het gesprek of de sessie anders te maken, door een opvallend kledingstuk aan te doen of door een object mee te nemen dat iets symboliseert van wat je wil zeggen. Maar je kunt het ook doen door de dingen die je zegt, zoals: “Ik ben er achtergekomen dat we het helemaal verkeerd hebben aangepakt” of: “Omdat dit probleem zo groot is moeten we nu een zo klein mogelijk stapje vooruit zetten”, of: “We moeten precies het omgekeerde doen van wat we nu doen”.

Conclusie

In iedere samenwerking met anderen speelt de manier waarop we op elkaar reageren een belangrijke rol. Vaak zijn onze reflexmatige reacties op anderen niet de meest effectieve. Het loont om na te denken over hoe je een interactiepatroon dat niet effectief is, kunt ombuigen naar een effectiever patroon. Ik hoop hierboven enkele bruikbare tips gegeven te hebben voor hoe je daarmee aan de slag kunt.