Tijdens trainingen met leidinggevenden merk ik regelmatig dat leidinggevenden soms met een lichte angst kijken naar lastige gesprekken die ze moeten voeren met bepaalde medewerkers. In hun eigen organisatie voelt het voor hen als te onveilig om dit te laten merken maar bij ons in de training lukt dit wel. Eigenlijk is dit normaal. Het is normaal dat cursisten zich tijdens onze training veilig genoeg voelen om te durven zeggen dat ze een gesprek lastig vinden en een zekere angst hebben om het gesprek te gaan voeren. Onze training vormt namelijk een veilige leerzone waarin het toegestaan en ook normaal is om te werken aan dingen die je lastig en (een beetje) eng vindt. Het is zelfs precies de bedoeling om dit te doen. Je krijgt de gelegenheid om dingen uit te proberen en feedback en hulp te ontvangen. Het resultaat is dat je je iets (of veel!) competenter gaat voelen en dat je angst afneemt. 

Angst vanwege beleefde incompetentie

Vaak heeft die angst van leidinggevenden te maken met het feit dat ze eerder een vergelijkbaar lastig gesprek hebben moeten voeren dat toen niet helemaal goed liep. De leidinggevende voelt zich in zo’n situatie begrijpelijkerwijze niet helemaal competent. Hij of zij realiseert zich dat iets vergelijkbaars kan gebeuren en weet niet goed hoe dit te voorkomen of hier effectief mee om te gaan. Mijn ervaring is dat veel leidinggevenden dit soort gevoelens hebben met betrekking tot gesprekken die gaan over sturen of in ieder geval daarover zouden moeten gaan. Dit zijn dus gesprekken waarin de leidinggevende duidelijk maakt wat de prestatieverwachting is waaraan de medewerker moet voldoen. Veel leidinggevenden hebben nooit bewust geleerd hoe ze zodanig kunnen sturen dat ze duidelijk zijn terwijl ze niet autoritair zijn. Ook hebben ze niet geleerd hoe ze serieus en respectvol kunnen reageren op bezwaren en negatieve gevoelens van medewerkers zonder dat dit betekent dat ze hun verwachting van de medewerker (het doel waar deze aan moet gaan voldoen) hoeven los te laten.

Twee ineffectieve aanpakken

Leidinggevenden die deze vaardigheden nooit hebben aangeleerd, kiezen nogal eens voor één van twee aanpakken die niet zo effectief zijn. De eerste is om heel vriendelijk en verzachtend te praten zonder duidelijk te zijn over wat je verwacht. Het effect hiervan is bijna altijd negatief. De medewerker merkt dat je als leidinggevende niet duidelijk bent en raakt geïrriteerd, hoe vriendelijk je ook doet. Sterker nog, de kans is groot dat de medewerker je vriendelijkheid als onoprecht beleeft en hierdoor nog extra geïrriteerd raakt. De tweede ineffectieve aanpak is op de autoritaire toer gaan. Dit gebeurt vaak als de leidinggevende zijn angst overwint en besluit om te zeggen waar het op staat. Het voordeel is dat de leidinggevende nu wel duidelijk is. Het nadeel is dat de medewerker zich niet serieus genomen voelt en mogelijk bang wordt. Bovendien is de kans groot dat de medewerker niet echt achter het doel gaat staan wat hem of haar wordt opgelegd omdat het onduidelijk blijft waarom dit doel belangrijk is.

Training versterkt de competentie en vermindert de angst

Tijdens de training progressiegericht leidinggeven reiken we niet alleen een duidelijke aanpak aan voor hoe je als leidinggevende met dit soort situaties om kunt gaan. Ook oefenen we intensief met deze aanpak. We oefenen op microniveau met formuleringen die goed werken in cases van de cursist. We geven feedback en reiken voorbeeldformuleringen aan. Het competentiegevoel van cursisten neemt vaak binnen enkele cursusdagen duidelijk toe. Het gevoel dat je als leidinggevende weet waar je mee bezig bent en een duidelijke aanpak hebt voor lastige gesprekken scheelt een slok op een borrel. Mijn voldoening was groot toen ik laatst een ex-cursist tegenkwam die iets tegen me zei in de trant van: “Die training heeft mijn leven veranderd. Ik heb nu vaak het gevoel dat ik ieder soort gesprekssituatie aankan. Kom maar op!”