In progressiegerichte coachingsgesprekken zijn cliënten doorgaans meer aan het woord dan coaches. Ze krijgen ruim de gelegenheid om hun gedachten uit te spreken en hardop na te denken. Coaches sluiten aan op wat cliënten zeggen en stellen vragen die hen uitnodigen om verder te praten. Stap voor stap formuleren cliënten zo welke progressie ze willen bereiken en hoe ze daaraan kunnen werken. Soms komen cliënten toch niet zo gemakkelijk op gang in een gesprek. Coaches vragen zich dan regelmatig af hoe ze cliënten die niet zo spraakzaam zijn toch kunnen activeren. In dit artikel beschrijf ik enkele van die activerende gesprekstechnieken.

1. Goed op gang komen tijdens coachingsgesprekken

Een goed begin van het coachingsgesprek helpt om de cliënt snel actief te krijgen. Hieronder staan enkele manieren om het gesprek zo op gang te brengen dat de cliënt gemakkelijk gaat praten.

1. Rustig welkom: verwelkom de cliënt vriendelijk en rustig. Stel hem of haar op het gemak en val niet meteen met de deur in huis. Bied eventueel iets te drinken aan en voer een kort, informeel gesprekje (bijvoorbeeld over de reis hiernaartoe). Deze eerste stap in het gesprek duurt kort, maar geeft de cliënt de gelegenheid te wennen aan de situatie. Daardoor wordt het later in het gesprek vaak makkelijker om te praten.
2. Bespreek aanleiding: begin het inhoudelijke deel van het gesprek door kort te benoemen wat de aanleiding is. Bijvoorbeeld: “In je mailtje schreef je dat je graag even met mij wilde praten over een probleem waar je op je werk mee te maken hebt.” Progressiegerichte coaches zijn transparant over de bedoeling van het gesprek. Als er van tevoren al een intakegesprek is geweest (bijvoorbeeld met een leidinggevende), bied dan aan om kort te vertellen wat jij hebt begrepen over de bedoeling van de coaching en vraag vervolgens of dat klopt en of de cliënt daar nog iets aan wil toevoegen. In een afzonderlijk artikel beschrijf ik dit uitgebreider.
3. Nuttigheidsvraag: stel beide varianten van de nuttigheidsvraag. De aanpakgerichte formulering is: “Hoe kunnen we de tijd wat jou betreft zo goed mogelijk besteden?” De opbrengstgerichte formulering is: “Waaraan zou jij na afloop merken dat je iets aan ons gesprek hebt gehad?” De eerste vraag richt de aandacht op hoe jullie de tijd gaan gebruiken, de tweede op het gewenste effect van het gesprek.
4. (Eventueel) makkelijke vraag tussendoor: als het de cliënt niet direct lukt om de nuttigheidsvraag te beantwoorden, helpt het vaak om tussendoor eerst een iets makkelijker te beantwoorden vraag te stellen, bijvoorbeeld: “Mag ik vragen wat je functie inhoudt?” Zulke vragen verlagen de drempel om te praten en geven de cliënt de kans om te wennen aan hoe jij reageert op wat hij of zij zegt (erkennend en vriendelijk). Als je daarna terugkeert naar de nuttigheidsvraag, lukt het vaak wél om daarop te antwoorden. De cliënt heeft dan ook iets meer tijd gehad om erover na te denken.
5. (Eventueel) de kantelinterventie: in sommige gevallen zijn cliënten weinig spraakzaam omdat ze niet uit eigen beweging zijn gekomen of twijfelen aan het nut van het gesprek. In zulke situaties kan de kantelinterventie helpen. Daarbij erken je dat de cliënt er misschien niet zelf voor gekozen heeft om met jou te praten en nodig je hem of haar uit om mee te denken over wat er eventueel tóch nuttig zou kunnen zijn in het gesprek. In het artikel De kantelinterventie bij onvrijwillige cliënten beschrijf ik hoe je deze interventie stap voor stap kunt toepassen.

2. Activerende gesprekstechnieken tijdens het gesprek

Hieronder staan enkele algemene technieken die helpen om cliënten te activeren tijdens coachingsgesprekken. In het artikel Ruimte bieden in progressiegerichte gesprekken beschrijf ik deze technieken uitgebreider.

1. Open vragen: open vragen nodigen uit tot een uitgebreider antwoord, terwijl gesloten vragen meestal leiden tot een kort antwoord. Voorbeelden van open vragen zijn: “Kun je me iets meer vertellen over de situatie?”, “Hoe zou je willen dat je situatie eruit komt te zien?” en “Welke dingen die jij tot nu toe hebt gedaan, hebben al gewerkt?” Open vragen bieden ruimte aan cliënten om hun eigen perspectief en ideeën te verwoorden. Dat betekent niet dat gesloten vragen niet nuttig zijn. Ze kunnen juist goed van pas komen wanneer je als coach wilt toetsen of je iets goed hebt begrepen.
2. Aandachtig luisteren: aandachtig luisteren is een belangrijke manier om cliënten te activeren. Een actieve luisterhouding van de coach stimuleert cliënten om te blijven vertellen. Als cliënten merken dat de coach echt luistert, voelen ze zich serieus genomen. Een praktische manier om zo’n luisterhouding te laten zien, is dat je je voorneemt om zo goed mogelijk te begrijpen wat de cliënt belangrijk vindt en wat hij of zij wil bereiken, en je vragen daarop afstemt.
3. Aansluiten en samenvatten: in progressiegerichte gesprekken sluiten we eerst aan op wat cliënten hebben gezegd voordat we een volgende vraag stellen (Lees meer hierover inhet artikel Eerst aansluiten, dan doorschakelen). Voor cliënten is dit vaak prettig; het helpt hen om zich begrepen te voelen en om ontvankelijker en opener te worden in het gesprek. Een uitgebreide vorm van aansluiten is progressiegericht samenvatten, waarbij je in je eigen woorden kernachtig weergeeft welke betekenisvolle punten de cliënt heeft genoemd. In het artikel Progressiegericht samenvatten beschrijf ik wat progressiegericht samenvatten precies inhoudt en oplevert.
4. Doorvragen op wat cliënten net hebben verteld: doorvragen op wat de cliënt zojuist heeft gezegd, geeft hem of haar de gelegenheid om het eigen perspectief verder te ontwikkelen. Een goede vuistregel is om je vervolgvraag altijd te laten aansluiten bij wat de cliënt net heeft gezegd. Hoe minder je vervolgvraag aansluit bij het voorgaande, hoe groter de kans dat het gesprek stroever verloopt.
5. Stiltes laten bestaan: als coach stel je vaak vragen die een beroep doen op het geheugen en het voorstellingsvermogen van cliënten. Het is dan logisch dat er regelmatig stiltes vallen. Die stiltes kun je zien als nuttige denkpauzes voor de cliënt. Een goede vuistregel is om deze stiltes niet te onderbreken. Door de stilte te onderbreken, onderbreek je meestal ook het denkproces van de cliënt. Je kunt deze vuistregel vergelijken met een schaakwedstrijd. Nadat jij je zet hebt gedaan (je vraag hebt gesteld), is de ander aan zet. Jij doet geen nieuwe zet voordat de ander een zet heeft gedaan. Als tijdens een coachingsgesprek een stilte valt na jouw vraag, is de cliënt de eerste die die stilte doorbreekt.

3. Activerende e-mail voorafgaand aan coachingsgesprekken

Veel coaches realiseren zich nog niet dat ze cliënten al vóór het gesprek kunnen activeren. Een praktische manier om dat te doen, is door cliënten van tevoren een activerende e-mail te sturen met enkele vragen waar ze alvast over kunnen nadenken. Progressiegerichte vragen (zoals die voorkomen in de CPW 7-stappenaanpak) zijn nuttig, maar kunnen ook als lastig worden ervaren. Het is voor cliënten prettig als ze hun gedachten hierover van tevoren al even kunnen laten gaan.

1. Nuttigheidsvragen: een eerste mogelijkheid is om in de mail de twee eerder genoemde nuttigheidsvragen (aanpakgericht en opbrengstgericht) op te nemen. Je kunt dit bijvoorbeeld zo formuleren: “Zou jij ter voorbereiding van ons gesprek van morgen vast even willen nadenken over hoe we de tijd in dat gesprek wat jou betreft zo goed mogelijk kunnen besteden, en over waaraan jij na afloop zou merken dat je er iets aan hebt gehad?”
2. Progressievragen: het kan ook nuttig zijn om enkele vragen over progressie te stellen. Bijvoorbeeld: “Zou jij ter voorbereiding van ons gesprek van morgen eens op een rijtje willen zetten welke progressie je de afgelopen periode al hebt bereikt? En zou je ook willen bedenken welke progressie je de komende periode graag wilt bereiken?” Dergelijke vragen helpen cliënten om al bereikte en gewenste progressie te verhelderen voordat het gesprek begint.
3. Onderwerpspecifieke vragen: afhankelijk van de situatie kan het zinvol zijn om vragen te stellen over een specifiek onderwerp, vooral wanneer van tevoren is afgesproken dat de coaching daarover zal gaan. Stel dat de coaching als doel heeft om de cliënt te helpen de mentorrol beter in te vullen. Dan zou je bijvoorbeeld kunnen schrijven: “Zou jij ter voorbereiding van ons gesprek van morgen alvast willen nadenken over de volgende drie vragen? 1) Waar ben je al tevreden over in hoe je de mentorrol nu invult?, 2) Waar zou je de komende tijd beter in willen worden in hoe je de mentorrol invult?, 3) Heb je vragen over de mentorrol (bijvoorbeeld wat deze inhoudt en waarom deze belangrijk is)?”

Dit soort e-mails werkt vaak prettig. De cliënt krijgt de gelegenheid om zich voor te bereiden en zal minder snel het gevoel hebben verrast te worden. De kans neemt daardoor toe dat het gesprek meteen goed op gang komt. Wat ook kan helpen, is de cliënt vragen om jou vooraf al een mail te sturen met de antwoorden op deze vragen. Dat kan jou als coach helpen om je eigen voorbereiding beter af te stemmen op wat voor de cliënt belangrijk is.

Drie vragen

Als je de bovenstaande tips nog eens doorneemt, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

1. Welke van deze technieken benut ik nu al?
2. Welke technieken zou ik vaker willen benutten?
3. Op welke manier wil ik de bij vraag 2 genoemde technieken gaan uitproberen?