Continu realiseren van kleine verbeteringen

Een goede manier om veranderingen te realiseren in organisaties is door iedereen te betrekken bij het continu realiseren van kleine verbeteringen. 

Kleine stapjes

Eén van de belangrijke aspecten van progressiegericht werken is het focussen op het zetten van kleine stapjes vooruit. Kleine stapjes hebben meerdere voordelen. Een van de belangrijkste  voordelen is dat de drempel om in actie te komen lager is. En als je eenmaal in beweging bent is het gemakkelijker om verder vooruit te komen. Soms vrezen mensen dat het zetten van kleine stapjes vooruit niet van toepassing is wanneer er grote problemen zijn. Maar misschien is eerder het omgekeerde het geval. Juist bij grote problemen kunnen kleine stapjes erg krachtig zijn.

Case

In mijn artikel Het temmen van het beest, van enkele jaren geleden, wordt beschreven hoe een manager een zeer groot probleem in zijn organisatie met de kleine stappen aanpak te lijf ging. Deze manager beschreef hoe de focus op zeer kleine stappen hem en zijn collega’s hielp om eindelijk een begin te maken met het aanpakken van het probleem. Na enkele dagen was er sprake van groot enthousiasme en het vertrouwen dat het probleem opgelost kon worden. Daarna hoorde ik niets meer van deze manager tot hij na twee jaar een update schreef (De kracht van kleine stappen in projectmanagement). Daarin schreef hij dat niet alleen het begin maar ook het vervolg van zijn project zeer goed verlopen was en dat zij vast hadden gehouden aan de kleine stappen aanpak. Ten slotte zijn deze manager en zijn collega’s de kleine stappen aanpak zelfs gaan gebruiken in projecten voor hun klanten.

Kaizen

Vanochtend verzorgden wij een groeimindsetworkshop op uitnodiging van Karin Groen, een manager die veel progressiegerichte principes en technieken in haar werk gebruikt. Karin vertelde ons over twee boekjes van Robert Maurer, een hoogleraar aan UCLA die gespecialiseerd is in Kaizen. Kaizen is een Japans woord dat zoiets betekent als goede verandering of veranderen naar beter. De kern van Kaizen sluit goed aan bij de kleine stappen aanpak zoals ik die hierboven beschreef. Maurer beschrijft veel praktische voorbeelden van hoe krachtig de kleine stappen aanpak kan werken. Eén van de belangrijkste redenen, volgens Maurer, waarom het zo goed werkt is omdat het minder angst opwekt. Wanneer je grote plotselinge veranderingen wilt en grote vragen stelt en opdrachten geeft wek je bij de meeste mensen angst op. Maar angst en creativiteit gaan slecht samen.

Continue gerichtheid op kleine verbeteringen

Beter werkt het om een benadering te volgen waarbij je kleine vragen stelt en kleine suggesties geeft en iedereen bij verbeteringen betrekt. Zo kunnen mensen steeds bezig zijn met het aanbrengen van kleine verbeteringen waardoor je grote resultaten kunt bereiken. Een klein voorbeeldje in het boek laat zien dat grote resultaten niet eens altijd lang op zich hoeven te laten wachten wanneer je focust op kleine stappen:

Southwest Airlines

Herb Kelleher, de voormalige CEO van Southwest Airlines, schreef een brief waarin hij alle werknemers vroeg om $5 per dag te besparen. Een stewardess stelde voor om onbedrukte vuilniszakjes te gebruiken in plaats van te betalen voor zakjes met het bedrijfslogo erop. Dit kleine idee resulteerde in een jaarlijkse besparing van $300.000. Een andere medewerker nam de trap in plaats van de lift om elektriciteit te besparen. Aan het eind van het jaar had het bedrijf ruim 5 procent bespaard.