Managen in moeilijke tijden – doen wat werkt als het tegenzit

© 2009, Coert Visser

Voor veel managers zijn het nu moeilijke tijden. De wereld verkeert in een diepe economische recessie en in veel sectoren van de economie is dat maar al te goed te merken. Het consumentenvertrouwen is laag, verkopen lopen terug, financiële resultaten zijn slecht, beurskoersen storten in en er is een sterke druk om het kostenniveau terug te brengen en om te reorganiseren. Al deze dingen kunnen gepaard gaan met onrust, somberheid, angst, boosheid en wanhoop bij allen die ermee te maken krijgen. Dat managen in dergelijke moeilijke omstandigheden lastig kan zijn is een open deur. Wat is een goede en wijze manier van omgaan met deze omstandigheden? Hoe communiceer je met je medewerkers? Hoe houd je het hoofd boven water? Hoe biedt je hoop als het er slecht uitziet? Hoe voorkom je erger? Hoe kom je als manager tot goede stappen vooruit? Dit artikel beschrijft acht strategieën om u op enkele ideeën te brengen.

Acht strategieën die goed kunnen werken

In uitzonderlijk zware omstandigheden kan het moeilijk zijn om te bedenken hoe je als manager een goede bijdrage kunt leveren aan het verbeteren van een dergelijke situatie. Wat kan helpen is om kennis te nemen van hoe andere managers effectief hebben weten te handelen in moeilijke omstandigheden. Hieronder worden acht effectieve gedragingen uitgelegd.

1. Realisme en probleemonderkenning

Wanneer er onmiskenbaar problemen zijn, werken twee aanpakken vaak niet zo goed. De eerste is het ontkennen of bagatelliseren van problemen. Dit werkt vaak averechts omdat medewerkers het niet zullen vertrouwen. De tweede aanpak die vaak niet werkt is om oorzaken te zoeken en schuldigen aan te wijzen. In het gunstige geval leidt dit slechts tot verklaringen, hoogstwaarschijnlijk niet tot oplossingen. Bovendien kan het ertoe leiden dat mensen miskend en defensief reageren en dat de sfeer verder onder druk komt te staan. Wat vaak beter werkt is realisme tonen door problemen te onderkennen. De feiten onder ogen zien en er eerlijk over communiceren, creëert vertrouwen omdat medewerkers merken dat ze serieus en eerlijk behandeld worden en dat je als manager in de gaten hebt wat er speelt.

2. Normaliseren

Het komt nogal eens voor dat mensen in moeilijke omstandigheden zich niet alleen zorgen maken over de problemen zelf maar ook over hun eigen manier van reageren op deze problemen. Ze kunnen zich bijvoorbeeld onzeker voelen en zich vervolgens zorgen gaan maken over hun eigen onzekerheid. Wat vaak goed helpt om hier mee om te gaan is normaliseren. Dit kun je doen door als manager in de eerste plaats te laten merken dat het normaal is voor een bedrijf om af en toe in moeilijke omstandigheden terecht te komen. Hiermee plaats je de problemen enigszins in perspectief wat medewerkers gerust kan stellen. In de tweede plaats kun je normaliseren door te laten merken dat het normaal is om je niet zo goed te voelen wanneer het slecht gaat met het bedrijf. Hierdoor wordt het gemakkelijker voor mensen om hun eigen angstige of sombere reactie op de moeilijkheden in perspectief te plaatsen en te relativeren. Door te normaliseren kunnen medewerkers zich erkend voelen en hier kan een geruststellende werking van uitgaan.

3. Positieve verwachtingen creëren

Het creëren van positieve verwachtingen is één van de krachtigste dingen die managers kunnen doen wanneer alles tegen lijkt te zitten. Hoe moeilijk omstandigheden ook zijn, er komt een moment waarop de weg omhoog weer gevonden wordt. Het helpt vaak goed om dit te laten merken in de manier waarop je praat, niet op een overtuigende en oppeppende manier maar op een rustige en vastbesloten manier. Wat kan helpen is om gezamenlijk te zoeken naar aanwijzingen dat de problemen oplosbaar zijn en dat de weg omhoog op enig moment weer ingezet zal worden.

4. Oog hebben voor wat er nog goed gaat en al bereikt is

Zelfs in zware omstandigheden is het niet zo dat er helemaal niets meer goed gaat. Op momenten dat het tegenzit in een bedrijf is het vaak nuttig om aandachtig stil te staan bij wat er allemaal is bereikt, hoe dat gelukt is en tot wat voor voordelen die zaken al hebben geleid. Ook kan het goed werken om de zogenaamde continueringsvraag te stellen. Dit is de vraag: “Wat hoeft er niet te veranderen omdat het al voldoende (of goed) functioneert?” Door bij dit soort dingen stil te staan, realiseren mensen zich dat er meer dingen goed zijn gegaan dan zij dachten en hervinden zij hun zelfvertrouwen, hun optimisme en hun focus. Ook levert deze manier van kijken vaak weer inhoudelijke ideeën op om problemen het hoofd te bieden.

5. Opnieuw toepassen wat eerder heeft geholpen

Wanneer het slecht gaat is het zinvol om jezelf en anderen eens de vraag te stellen hoe het eerder is gelukt om moeilijke omstandigheden te doorstaan. Reflectievragen zoals de volgende werken vaak goed om tot bruikbare ideeën te komen. Wat sleepte het bedrijf of de afdeling er toen doorheen? Wat deden wij toen dat goed werkte om een stap vooruit te komen? Op wat voor ideeën brengt ons dit om in de huidige situatie een stap vooruit te zetten?

6. Kleine en haalbare kortetermijndoelen stellen

Wanneer het flink tegenzit in een bedrijf kan je impuls soms zijn om de druk op te voeren en mensen aan te sporen het roer drastisch om te gooien. Hoe logisch dit ook aanvoelt, vaak werkt het averechts. Mensen kunnen zich nog extra onder druk voelen komen te staan waardoor ze de hoop verliezen. Wat –paradoxaal genoeg- vaak beter werkt is om van iedereen te vragen om kleine verbeteringen aan te brengen. Dit werkt drempelverlagend waardoor het relatief gemakkelijk is voor mensen om meteen in actie te komen. Vanuit de verbeteringen die hieruit ontstaan kan een positief sneeuwbaleffect ontstaan waarbij de ene verbetering energie en ideeën voor de volgende verbetering oplevert. Een voorbeeld hiervan is een directeur die van alle medewerkers vroeg om binnen een week ideeën aan te leveren om minimaal 5 dollar te besparen. Binnen korte tijd stroomden de ideeën voor besparingen binnen. Een andere leider daagde zijn teamleden uit om alle aspecten van hun presteren met 1% te verbeteren. Ook dit leidde tot onverwacht groot succes.

7. Ruimte voor positieve gevoelens scheppen

Positieve gevoelens ervaren tijdens een crisis lijkt onhaalbaar en misschien zelfs ongepast. En inderdaad, overdreven positief lopen doen terwijl het slecht gaat kan ongepast zijn. Toch blijkt dat er ook tijdens crisissituaties vaak sprake is van positieve gevoelens naast negatieve gevoelens. Denk maar aan mensen die dankbaar zijn om nog werk te hebben, een gevoel van samenhorigheid dat plotseling sterk tot uiting komt, een sterkere verbondenheid die mensen voelen met hun naasten, het meer kunnen waarderen van kleine dingen die mooi en goed zijn en het herontdekken van bepaalde waarden en uitgangspunten. Aan dit soort positieve ervaringen kunnen mensen nieuwe hoop, vastbeslotenheid en kracht ontlenen. Onderzoek bevestigt inderdaad dat het blijven ervaren van positieve gevoelens tijdens moeilijke omstandigheden erg belangrijk is en gunstige effecten oplevert. Positieve gevoelens ervaren -al is het maar kortdurend- bevordert dat je op een open manier naar de realiteit blijft kijken en dat je mogelijkheden en kansen herkent en dat je creatief wordt. Kort gezegd: positieve gevoelens helpen je de weg vooruit weer te vinden. Biedt daarom als manager ruimte bij jezelf en bij medewerkers voor positieve gevoelens te midden van alle problemen.

8. Drastische ingrepen definiëren als laatste redmiddel

Soms is het zo dat bedrijven in zulke moeilijke omstandigheden terechtkomen dat ontslagen onafwendbaar lijken en zelfs een faillissement niet uit te sluiten valt. Uit systematisch onderzoek van Wayne Cascio blijkt dat de meest effectieve manier van handelen in een dergelijke situatie is om als management te laten merken dat je er alles aan doet om de dreiging van ontslagen af te wenden. Dit kun je doen door serieus te zoeken naar creatieve alternatieven voor ontslag (alternatieve manieren voor kostenbesparingen vinden en voor het vergroten van de inkomsten). Communiceer op een manier waaruit blijkt dat je ontslagen en bedrijfssluitingen als een laatste redmiddel ziet en dat je er alles aan doet om dit voorkomen. Deze manier van optreden versterkt de binding van medewerkers bij het bedrijf en maakt het mogelijk dat men er gezamenlijk voor knokt om het bedrijf overeind te houden. Als drastisch ingrijpen toch moet, doe het dan goed. Wees open, respectvol en transparant en help mensen zo goed mogelijk om verder te kunnen.

Wat is er bruikbaar voor u?

Managen in tijden van een economische crisis kan bijzonder lastig zijn. Het zou onbescheiden zijn om te denken dat een kort artikel als dit managen in moeilijke tijden tot iets gemakkelijks en voor de hand liggends maakt. Dat is natuurlijk niet zo en dat is ook niet de pretentie van dit artikel. Ook realiseer ik me dat dit artikel geen uitputtend overzicht van de mogelijkheden biedt. Wat ik hoop is dat het nuttig is geweest om voor u een aantal korte voorbeelden van effectieve strategieën te hebben geschetst. U kunt nu beoordelen wat voor u zou kunnen werken en wat het meest zinvol is om uit te proberen.