Annelies van Unen is senior implementatiemanager bij de Nederlandse Spoorwegen (NS). Wij interviewden haar toen we het Handboek Progressiegericht Leidinggeven schreven. Ze legde ons uit hoe zij en haar collega’s de cirkeltechniek binnen de organisatie gebruiken. Deze techniek is onderdeel van de progressiegerichte aanpak en helpt bij het creëren van overzicht en inzicht in de voortgang van implementatie-, project- of verandertrajecten.
De Reality Check
‘De Reality Check is in het voorjaar van 2016 ontstaan omdat een programmamanager ons als implementatiemanagement destijds vroeg om een zogenaamde ‘black hat’ sessie. Dat is een manier waarbij je kritisch bevraagd wordt op wat er allemaal ontbreekt of mis is in een project om op die manier scherp te krijgen welke problemen nog opgelost moeten worden.
Ik dacht meteen dit kun je veel beter progressiegericht insteken. Volgens mij wil deze programmamanager weten waar hij staat in de voorbereiding en gevoel krijgen bij de voortgang richting de introductie van zijn treinserie in december van dat jaar.
Cirkeleigenaren
Samen met mijn collega Kees Kokken heb ik toen de Reality Check bedacht en voor het eerst gehouden. Met een Reality Check (werk) sessie creëren we met behulp van de cirkeltechniek overzicht en inzicht over hoe een (materieel)implementatie, project of verandertraject er op dat moment voor staat.
Met andere woorden, wat is concreet al bereikt en wat willen we nog bereiken? We werken daarbij met zogenaamde cirkeleigenaren. Dit zijn de collega’s die een onderwerp of proces vertegenwoordigen en voor hun domein een cirkelposter voorbereiden en toelichten tijdens de RC.
Carrousel langs de cirkels
Deelnemers krijgen tijdens de Reality Check aan de hand van de vooraf ingevulde cirkel een korte update van de cirkeleigenaar en worden uitgenodigd om vragen te stellen en suggesties te doen op de betreffende cirkels. Hiermee verrijken ze dit onderwerp vanuit hun perspectief. Meestal bieden ze daarbij ook oplossingen en hulp aan.
In rondes van maximaal 20 minuten maken de deelnemers een carrousel langs de cirkels en krijgen ze bij elke cirkel gelegenheid om vragen te stellen en aanvullingen te doen. Hiermee ontstaat een gedeeld en concreet beeld van hoe het project/team ervoor staat en ontstaan er progressiegerichte energie en ideeën om de dingen op te pakken die nog moeten gebeuren of moeten worden aangescherpt.
De nuttigheidsvraag
Na de carrousel vragen we aan zowel de initiatiefnemers, cirkeleigenaren en deelnemers welke verdieping/opvolging nodig is na de Reality Check en of het nuttig was. Het antwoord op de nuttigheidsvraag is altijd ‘ja’ om uiteenlopende redenen. Het komt voor dat er zaken onderbelicht of vergeten zijn en nu (gelukkig!) boven water komen, soms moeten issues met spoed opgelost worden of is een andere volgorde gewenst.
Cirkeleigenaren voelen vaak ook bevestiging en zo kunnen tegelijkertijd ook gevoelens van hoop en verbondenheid ontstaan. We merken dit aan uitspraken als ‘dit voelt als wind in de rug’, ‘we zijn gelukkig op de goede weg’ en ‘we gaan dit met elkaar fixen’. De concrete informatie-uitwisseling en de hoopvolle en oplossingsgerichte energie resoneert door in de maanden na een Reality Check en verhoogt de kans op een soepele introductie van bijvoorbeeld een treinserie of nieuwe werkwijze aanzienlijk.
Progressiegerichte principes
De Reality Check is doorspekt met progressiegerichte principes. We gaan uit van de gewenste situatie en het waartoe, de bereidwilligheid, het zelfoplossend vermogen en de collectieve intelligentie van de direct en indirect betrokkenen. Initiatiefnemers, cirkeleigenaren en deelnemers hebben zo veel mogelijk autonomie en ieders perspectief wordt serieus genomen.
We ‘nodigen diagonaal uit’, dat wil zeggen dat wij een ruime vertegenwoordiging willen zien van alle relevante rollen die straks geraakt worden door het project (en dus niet alleen de managers). We normaliseren dat problemen en tegenslagen zich voordoen in projecten en ‘organiseren’ met de Reality Check een soort vangnet hiervoor.
Soms vinden cirkeleigenaren het op voorhand spannend maar doordat de cirkeltechniek uitnodigt om positief en concreet te formuleren, valt die spanning vaak heel snel weg. Immers, tegen positieve formuleringen hoeven mensen zich niet te verdedigen.
We hebben inmiddels talloze Reality Checks gehouden en hebben ervaren dat het geheim zit in het precies uitvoeren van de werkwijze. De organisatie, voorbereiding en begeleiding van een Reality Check luistert nauw en doen we als team zeer zorgvuldig.‘
0 reacties