Wanneer onderbreken?
In progressiegerichte gesprekken zul je je gesprekspartner niet vaak onderbreken. Soms doe je dat echter wel en heel doelbewust. Hier beschrijf ik wanneer en hoe je dat doet.
Progressiegerichte coaches en leidinggevende onderbreken hun gesprekspartners in de regel niet tijdens gesprekken. Ze stellen vragen, luisteren aandachtig, bieden veel ruimte en sluiten goed aan op wat de ander heeft gezegd. Hierdoor ervaren hun gesprekspartners dat hun perspectief serieus genomen wordt en krijgen zij de gelegenheid om goed na te denken en door te praten. Deze ruimte helpt hen om rustig na te denken en tot goede ideeën te komen.
| Trainingen Progressiegericht Werken |
Tijd
Toch kan het zinvol en nodig zijn om je gesprekspartner te onderbreken in een progressiegericht gesprek. Hiervoor kunnen drie soorten redenen zijn. De eerste reden heeft met tijd te maken. Wanneer je gesprekspartners voluit aan het praten zijn terwijl er weinig tijd meer is dan kan het verstandig zijn om hen te onderbreken om te hen te wijzen op de beperkte tijd. Dit schept de mogelijkheid om samen te bespreken hoe jullie het beste verder kunnen in het gesprek. Een voorbeeldformulering die kan werken in zo’n situatie is: “Sorry dat ik je even onderbreek. Ik zie dat we nog maar een minuut of 5 de tijd hebben… Zullen we even kijken hoe we die 5 minuten het beste kunnen besteden?”
Nut
Een tweede reden heeft met het door jou beleefde nut te maken, of liever gezegd: het gebrek daaraan. Soms gebeuren er in gesprekken dingen waarvan het de vraag is of ze goed werken in het licht van wat de bedoeling was van het gesprek. Wanneer je als coach bijvoorbeeld een team begeleidt en de teamleden raken uitgebreid met elkaar in overleg over een onderwerp dat niet op de agenda stond dan kun je ook een goede reden hebben om te onderbreken. Dit geeft jou en de andere aanwezigen de gelegenheid om even te bespreken hoe de tijd het best besteed kan worden. Een voorbeeldformulering voor zo’n situatie is: “Sorry dat ik er even tussen kom. We hadden afgesproken om het over onderwerp A te hebben en het gespreksonderwerp is nu al een tijdje onderwerp B. Is het voor jullie het meest nuttig om nog even door te praten over onderwerp B of zou het nuttiger zijn om terug te keren naar onderwerp A?” Wanneer je in een leidinggevende rol zit dan kun je je hier sturend in opstellen. Je zou dan iets kunnen zeggen in de trant van: “Ik kom er even tussen. We hebben het nu al een tijdje over onderwerp B. En hoewel dat een belangrijk en interessant onderwerp is wil ik de tijd die we nu hebben graag besteden voor onderwerp A omdat we daar in deze vergadering een beslissing over moeten nemen. Ik stel voor dat we onderwerp B voor de volgende keer agenderen en ik hoor graag nu jullie gedachten over onderwerp A.”
Begrip
Een derde reden kan te maken hebben met jouw eigen perspectief. Een goede reden om te onderbreken is dat je het gesprek niet meer goed kunt volgen of je afvraagt of je het wel goed begrepen hebt. Als iemand bijvoorbeeld termen gebruikt die jij niet kent en vlot doorpraat dan kan het legitiem en nuttig zijn om de ander even te onderbreken om te vragen naar de betekenis van die term. Als iemand een behoorlijke tijd aaneen doorpraat dan kun je afvragen of je alles wat hij of zij heeft gezegd wel goed begrepen hebt en voldoende kunt overzien. Een onderbreking kan dan nuttig zijn en je helpen je eigen begrip te toetsen. Je zou dan een dergelijke formulering kunnen gebruiken: “Zou ik je even mogen onderbreken? Ik zou even willen toetsen of ik goed begrijp wat je net hebt verteld. Zou ik het even mogen proberen samen te vatten?”
Leg uit
Onderbrekingen kunnen dus heel nuttig zijn. Maar in progressiegerichte gesprekken blijft de regel dat je niet onderbreekt. Onderbrekingen blijven uitzonderingen op die regel. Twee dingen zijn belangrijk bij onderbrekingen. Het eerste is dat je uitlegt waarom je onderbreekt. Als je goed uitlegt waarom je onderbreekt snappen anderen waarom je dat doet en accepteren ze dit gemakkelijker. Het tweede is dat je toon vriendelijk, wellicht zelfs verontschuldigend, is en niet verwijtend of autoritair. Zo’n toon maakt je onderbreking ook veel gemakkelijker om te accepteren.
6 Comments
Hallo Coert,
De derde reden die jij aanhaalt zie ik niet echt als een onderbreken van je gesprekspartner. Dit heeft uiteraard mijn denkkader, mijn mentaal model of, als je wilt, mijn perspectief te maken.
Dit soort ‘onderbreken’ noem ik een wezenlijk onderdeel van een dialoog namelijk ‘bevestigend parafraseren’. Ook hierdoor geef je aan dat je je gesprekspartner(s) serieus neemt. Je parafraseert met name wat je begrepen hebt van de boodschap van je gesprekpartner(s). Daarmee geef je expliciet aan dat je geluisterd hebt, wat respectvol is, en dat je er alles voor over hebt om je gesprekpartner(s) ten volle te begrijpen. Ook dit wordt gewaardeerd! Deze tool geeft de gesprekpartner(s) de mogelijkheid om wat je begrepen hebt, met name je parafrasering, al dan niet te bevestigen. Vandaar de naam van de vaardigheid ‘bevestigend parafraseren’. Indien je gesprekspartner je parafrasering niet kan bevestigen, heeft hij de mogelijkheid je te corrigeren. Daarbij stel je je kwetsbaar op (door bijvoorbeeld te zeggen: “Sorry, ik had je duidelijk niet goed begrepen!”), wat dan weer het ‘vertrouwen’ en de ‘openheid’, de basiscondities van de eerste fase van de dialoog, opkrikt.
De vaardigheid ‘bevestigend parafraseren’ geeft bovendien de mogelijkheid om niet alleen te spiegelen wat letterlijk werd gezegd, maar ook wat je opving via de non verbale communicatie signalen.
En ten slotte maakt ‘bevestigend parafraseren’ het mogelijk te parafraseren op drie verschillend niveaus: de inhoud, de gevoelens, en het waarden-niveau. Dit laatste niveau dient uiteraard maar met mondjesmaat ingezet te worden.
Creat!vely,
Johan
Beste Johan,
Ja, op deze manier, of om deze reden, onderbreken heeft een goede bedoeling en als je hem goed uitlegt ook naar alle waarschijnlijkheid een goed effect.
Dit onderwerp raakt overigens aan wat ik in dit artikel heb beschreven:
Progressiegericht samenvatten: https://progressiegerichtwerken.nl/progressiegericht-samenvatten/
Een suggestie is dat je een onderbreking kunt beginnen met iets terug te geven van de boodschap / emotie / intentie. Mensen voelen zich daardoor erkend. Ook als de ander je reflectie of samenvatting niet deelt, is het niet moeilijk om daarna de regie te houden.
Bedankt voor je reactie, Steef
[…] In progressiegerichte gesprekken zul je je gesprekspartner niet vaak onderbreken. Soms doe je dat echter wel en heel doelbewust. […]
[…] Als je onderbreekt (bijvoorbeeld wanneer ze elkaar verwijten zitten te maken) doe dit dan vriendelijk en duidelijk en leg uit waarom je dit doet op een niet-autoritaire en niet-verwijtende manier. Lees meer over doelbewust onderbreken. […]