Zit je weleens in een vergadering waar de tijd wegtikt, maar er weinig gebeurt? Waar een paar stemmen domineren en de energie weglekt naar abstract geklaag? Dit frustrerende patroon hangt vaak samen met wat we noemen ‘serieel werken‘. Het goede nieuws: het kan anders. Parallelliseren is een krachtige, progressiegerichte aanpak die vergaderingen transformeert van tijdverslindende praatsessies naar productieve bijeenkomsten met gelijke inbreng, scherpe focus en tastbare resultaten.

Het probleem met serieel werken

In veel bijeenkomsten werken we serieel: mensen krijgen één-voor-één het woord en onderwerpen komen één-voor-één langs. Dat kost tijd, creëert ‘gesprekswachtrijen’ en vergroot de ongelijkheid in spreektijd en bijdrage. Dominante personen nemen als eersten veel ruimte, terwijl stillere deelnemers afhaken of zichzelf censureren.

Daar komt iets bij wat vaak wordt onderschat: negativiteitsbias en emotionele besmetting. De negativiteitsbias is onze neiging om negatieve informatie sneller op te merken en zwaarder te laten wegen dan positieve informatie. Als een vroege bijdrage klagerig of probleemgericht is, wordt die toon gemakkelijker onthouden en herhaald. Emotionele besmetting versterkt dit effect: via stem, mimiek en woordkeus kleuren gevoelens van één persoon de stemming van anderen. Zo kan een enkele negatieve start een negatieve spiraal op gang brengen—mensen haken af (“laat maar, dit kost te veel energie”) of gaan mee in het klagen—en aan het einde is er weinig tastbare progressie en het overleg heeft iedereeen veel energie gekost.

Hoe en waarom parallelliseren werkt

Met parallelliseren haal je de gesprekswachtrij uit het overleg en gelijktijdige productie wordt de manier van werken. Dat kan op meerdere manieren:

• Individueel: iedereen schrijft kort en in stilte antwoorden op gerichte vragen op post-it briefjes of een digitaal bord en maakt die zichtbaar.
• In duo’s: deelnemers voeren gelijktijdig korte, gefocuste uitwisselingen en scherpen elkaars formuleringen aan.
• In subgroepen: bij grotere groepen werkt elke tafel parallel aan een duidelijke opdracht en levert zichtbaar op.

In al deze varianten verdwijnt het volgorde-effect (de eerste spreker bepaalt niet langer de richting), neemt de gelijkwaardigheid toe en wordt de kans op negatieve besmetting kleiner omdat de oogst eerst breed en feitelijk zichtbaar wordt. Een belangrijk gevolg is dat de breedte én kwaliteit van ideeën toenemen: je benut meer perspectieven tegelijk in plaats van vooral de luidste stemmen te volgen.

Deze manier van werken ondersteunt psychologische basisbehoeften uit de zelfdeterminatietheorie (autonomie, competentie en verbondenheid) en voedt autonome motivatie.

Hoe ziet het verschil eruit?

Stel, je team heeft dertig minuten voor een taai thema.

• In de seriële aanpak steekt één collega van wal; een tweede reageert, de rest luistert. De klok tikt, de toon kantelt naar problemen en wanneer anderen eindelijk aan bod zijn, is de tijd op. Niemand weet precies wat de kleine eerstvolgende stap is.
• In de parallelle aanpak kader je het doel in één zin en nodig je iedereen uit om drie korte vragen te beantwoorden: “Wat gaat er al goed in dit onderwerp?”, “Wat willen we de komende periode verder bereiken in dit onderwerp?” en “Welke kleine stap zet jij om hier bij te helpen?”. Neem vervolgens vijf minuten stilte waarin iedereen schrijft. Na afloop bespreek je het nut en verdeel je taken.

Twee uitgewerkte toepassingen

Om het principe concreet te maken, volgen hier twee veelgebruikte werkvormen die parallelliseren op verschillende schaal laten zien: een duo-variant voor een energieke start en een groepsvariant die breedte en focus combineert.

• Erinkomoefeningetjes in duo’s. Een interessante parallelliserende manier om sessies te beginnen is via erinkomoefeningetjes in duo’s. Dit kun je bijvoorbeeld als volgt doen: Start met een uitnodigende vraag die direct raakt aan het doel van de bijeenkomst (bijvoorbeeld: “Wat ging er recent al goed rond [onderwerp], en wat wil je vasthouden?” of “Wat zou deze sessie voor jou nuttig maken?”). Laat iedereen een duo vormen met iemand naar wie hij/zij nieuwsgierig is. In vijf tot tien minuten heb je gelijktijdig tientallen relevante micro-cases verzameld, zonder wachtrijen en zonder dat één stem de rest overschaduwt. Sluit af met het uitvragen van de opbrengst van de gesprekjes.
• De cirkeltechniek: De progressiegerichte cirkeltechniek is ook bij uitstekt geschikt om te parallelliseren in je sessie. Teken twee cirkels op een groot vel: de binnencirkel voor wat al werkt en de buitencirkel voor wat beter moet. Begin bij de binnencirkel. Laat mensen individueel of in duo’s op post-its opschrijven wat er al bereikt is m.b.t. het onderwerp en hun post-its vervolgens in de binnencirkel plakken. Lees voor wat er gezegd is bespreek dit eventueel kort. Ga verder met de buitencirkel. Laat mensen individueel of in duo’s op post-its opschrijven wat ze willen dat er verder bereikt wordt m.b.t. het onderwerp en hun post-its vervolgens in de buitencirkel plakken. Lees ook nu voor wat er gezegd is bespreek dit eventueel kort. Nodig individuen (of duo’s) vervolgens uit om een post-it uit de buitencirkel te pakken en een eerste stap te bedenken om deze gewenste progressie te gaan realiseren.

Voordelen van parallelliseren

Parallelliseren heeft vaak onder andere de volgende voordelen:

1. Meer gelijke spreektijd en betrokkenheid – Gelijktijdig produceren brengt álle stemmen zichtbaar op tafel en vergroot actieve deelname, ook van stillere deelnemers.
2. Meer en betere ideeën – Meer perspectieven komen tegelijk binnen, waardoor de breedte én de kwaliteit van de oogst toenemen en je evenwichtiger kunt kiezen.
3. Meer draagvlak – door dat alle deelnemers hun inbreng hebben kunnen geven is het draagvlak voor wat de sessie heeft opgeleverd groter. Dit is te begrijpen vanuit het IKEA-effect: De menselijke neiging om iets meer te waarderen als we het zelf hebben gemaakt (zoals het geval is bij een kastje van IKEA; zie o.a. Norton, et al., 2012).

Grenzen en valkuilen

Parallelliseren is krachtig, maar niet altijd passend. Bij besluiten met hoge risico’s (veiligheid, juridisch, ethisch) kan een seriële bespreking nodig zijn om hoor-en-wederhoor te borgen en de redenering traceerbaar vast te leggen. Bij conflicten kan om de beurt spreken nodig zijn om ruimte te bieden en escalatie te voorkomen voordat je breder ophaalt. Ook wanneer bijdragen sequentieel afhankelijk zijn (bijvoorbeeld een technische walkthrough waarin stap 2 pas kan na stap 1), is parallel werken weinig zinvol. In zeer kleine groepen (2–3) levert gelijktijdigheid meestal weinig extra op; kies daar voor seriële verdieping.

Parallelliseren alleen is niet genoeg. Ook de kwaliteit van de vragen/instructies die meegeeft bepaalt de opbrengst. Let bij parallelliseren op drie veelvoorkomende valkuilen: te vage vragen (leveren wollige oogst op), te veel vragen (geven ruis en kostbare tijdverlies) en vergeten te convergeren (de oogst blijft dan hangen zonder stap en checkmoment).

► Een praktisch motto dat vaak helpt: parallel divergeren, serieel convergeren.

Tot slot

Wil je meer gelijke spreektijd en inbreng, rijkere ideeën en zichtbaar eigenaarschap in korte tijd? Probeer dan eens om in je eerstvolgende overleg één onderdeel te parallelliseren.