Tijdens een training met een directieteam kwam een praktische vraag op: hoe en wanneer nodig je iemand uit voor een stuurgesprek? Wanneer loop je spontaan langs en wanneer nodig je expliciet uit? Kan dat spanning oproepen en wat is dan wijs? Als je iemand uitnodigt, hoe pak je dat dan aan en welke formuleringen werken? Noem je alleen kort het onderwerp of vraag je de persoon om alvast na te denken over hoe hij een bepaald doel kan bereiken? En kies je beter voor een mondelinge uitnodiging of voor een e-mail? Dit zijn relevante vragen. Hieronder staan vier overwegingen die helpen bij het maken van goede keuzes.

Hoe gevoelig is het onderwerp?

Met “gevoelig” bedoel ik: persoonlijk of risicovol voor de betrokkene of de samenwerking (denk aan prestaties of gedrag, een fout met impact, een vertrouwenskwestie, een verandering die iemands werk of rol direct raakt, of iets dat raakt aan iemands privésituatie).

Als het onderwerp gevoelig is, werkt het vaak goed om mondeling en in privacy uit te nodigen, op een rustige plek en voor een korte duur. Noem direct waar het over gaat, zonder details. Bijvoorbeeld: “Ik wil graag even in alle rust met je spreken. Heb jij vanmiddag om half twee even tijd? Ik denk dat we 15 minuten nodig hebben.”

Als het onderwerp neutraal of positief is, voldoet meestal een korte, duidelijke uitnodiging per e-mail of bericht met doel en één of twee tijdsopties. Bijvoorbeeld: “Hallo [naam], ik plan graag vijftien minuten om af te stemmen over [onderwerp]. Past morgen 09:00 of 14:30?”

Hoe urgent is het?

Als er vandaag echt iets nodig is, werkt het meestal het best om direct even langs te lopen of te bellen, kort te zeggen wat er nu nodig is en wanneer, en daarna beknopt te bevestigen. Bijvoorbeeld: “Het is belangrijk dat er vanmiddag een oplossing komt voor de situatie ronom X. Dat wil ik even met je bespreken. Heb je nu even tien minuten?”

Is de urgentie lager, dan helpt het vaak om te plannen en de uitnodiging zorgvuldiger te formuleren. Wanneer iets tegelijk gevoelig én urgent is, is het doorgaans helpend om snelheid met zorg te combineren: direct contact, maar dan beschermd (privé, korte duur, neutrale doelzin, zo min mogelijk publiek).

Wil je dat de persoon zich voorbereidt?

Vooraf laten nadenken werkt vooral goed als je wilt dat iemand met gerichte ideeën komt voor het bereiken van een concrete uitkomst. Voorbeeld (mondeling of per e-mail): “Morgen wil ik graag met je bespreken hoe jij [X] voor elkaar kunt krijgen. Wil je daar vooraf je gedachten alvast over laten gaan?”

Is schriftelijke vastlegging nodig?

Schriftelijke vastlegging is vooral zinvol wanneer je later precies wilt kunnen terugzien wat is afgesproken. Dat speelt bijvoorbeeld bij formele trajecten, bij afspraken met gevolgen voor taken of roosters, of wanneer kwaliteit en veiligheid expliciet op het spel staan. In zulke situaties werkt het meestal goed om schriftelijk uit te nodigen met doel, duur en plek, en na afloop kort samen te vatten welke afspraken zijn gemaakt. Als vastlegging niet nodig is, kan een mondelinge uitnodiging voldoende zijn.

Als factoren samenkomen

In de praktijk lopen zaken vaak door elkaar. Het werkt meestal rustig om eerst te kijken hoe gevoelig het onderwerp is, daarna hoe snel er iets nodig is, en vervolgens te besluiten of je iemand vooraf wilt laten nadenken en of schriftelijke vastlegging waarde toevoegt. Als zaken botsen, helpt het om de lichtste manier van uitnodigen te kiezen die voldoende duidelijk is over doel en volgende stap, en waarin de ander zich op zijn gemak kan voelen. Maak het niet groter, zwaarder of formeler dan nodig.

Conclusie

Kies bewust op basis van hoe gevoelig het onderwerp is, hoe snel er iets nodig is, of je vooraf nadenken wilt stimuleren en of schriftelijke vastlegging waarde toevoegt. Welke route je ook neemt: noem doel en duur vooraf, bied keuzeruimte en houd de toon eenvoudig en uitnodigend. Zo vergroot je de kans op een gesprek dat echt helpt.