Helma, een deelnemer in de training progressiegericht leidinggeven, vertelde over een stuurgesprek dat ze had gevoerd met een medewerker. Deze persoon had veel kritiek op hoe de taken nu gestructueerd waren en voerde bepaalde taken daarom niet of niet goed uit.

Goede voorbereiding van het stuurgesprek: letterlijk opschrijven

Helma vertelde dat ze van tevoren op had gezien tegen het gesprek. Ze kende deze medewerker namelijk als iemand die verbaal zeer vaardig is en die heel goed is in het onderuithalen van argumenten. Daarom beseft ze dat ze het gesprek goed moest voorbereiden. Ze bedacht wat ze precies verwachtte van de persoon en schreef dit ook letterlijk op. Ze had eerder gemerkt dat het letterlijk opschrijven haar hielp om heel concreet en precies te zijn. Daardoor voelde ze zich tijdens het daardwerkelijke stuurgesprek veel zekerder. Hierdoor kwam ze veel krachtiger en overtuigender over.

Rationale met hulp van Chatgpt

Ook schreef ze de rationale letterlijk op. De rationale is de reden waarom je iets vraagt van iemand. Het is, met andere woorden, het antwoord op de vraag: waarom is wat ik jou vraag nodig? Toen ze de stuurvraag en de rationale had opgeschreven keek ze ernaar. Over de stuurvraag was ze tevreden; over de rationale was ze een beetje onzeker.

Vervolgens bedacht ze: ik vraag even feedback door de situatiebeschrijving en mijn stuurvraag en rationale in Chatgpt te zetten. Helma vertelde: “Dat kan ik iedereen aanraden. Door de suggesties van Chatgpt kon ik mijn rationale nog concreter en preciezer maken.”

Fietste er zo doorheen!

Vervolgens vertelde ze dat het gesprek zeer goed was verlopen. Met grote ogen en een glimlach zei ze: “ik hoefde mijn stuurvraag niet eens te herhalen. Ik fietste er zo doorheen! Het gesprek duurde kort en verliep soepel.

Wat hier werkt

Deze aanpak illustreert drie progressiegerichte principes: helderheid, legitimiteit en rust. De stuurvraag geeft helderheid over verwacht gedrag. De rationale maakt de vraag legitiem: het gaat niet om persoonlijke voorkeuren, maar om het gezamenlijke doel en de kwaliteit van het werk. De schriftelijke voorbereiding geeft rust, waardoor de leidinggevende minder reactief en meer koersvast kan sturen.

Korte checklist voor je volgende stuurgesprek

Voordat je de checklist gebruikt, is het handig om eerst je casus in één alinea te beschrijven (situatie, gedrag, effect).

• Schrijf je stuurvraag letterlijk uit in concreet, observeerbaar gedrag.
• Schrijf je rationale letterlijk uit: voor wie of wat is dit nodig en waarom?
• Check op precisie: zijn er vage woorden die concreter kunnen?
• Oefen je openingszin hardop; kort is beter dan uitgebreid.
• Laat eventueel een snelle, neutrale lezer (of een AI, zoals Chatgpt) meedenken over de formulering.