Teamleden vragen om ideeën voor verbetering

Een progressiegerichte leidinggevende vertelde me over een situatie in haar team waar ze tevreden op terugkeek. Ze vertelde dat ze nog niet zo lang leiding geeft aan haar team, enkele maanden. Kort geleden bedacht ze, hoewel ze over een aantal dingen die mensen in het team deden heel tevreden was, dat ze over een aantal andere dingen in het team niet zo tevreden was, bijvoorbeeld over hoe efficiënt er gewerkt werd, hoe effectief er samengewerkt werd en over de manier waarop medewerkers het management al dan niet inschakelden bij probleemsituaties in het werk. Ze besloot te proberen iets te doen dat tot een verbetering zou leiden.

E-mail lukte niet

Ze ging achter haar computer zitten en begon een e-mail tekst te schrijven waarin ze haar ideeën over deze onderwerpen uiteenzetten. Terwijl ze zat te schrijven merkte ze dat ze het lastig vond om precies onder woorden te brengen wat ze exact verwachtte van haar teamleden. En na een tijdje bedacht ze: dit gaat niet werken. In de eerste plaats lukte het haar niet goed om helder te beschrijven wat ze bedoelde en in de tweede plaats bedacht ze dat het effect van een dergelijk e-mailtje op haar team niet goed zou zijn. Ze bedacht dat een dergelijk e-mailtje mogelijk weerstand op zou roepen in plaats van dat mensen er door gestimuleerd zouden worden.

Vragen om ideeën uit het team

Al pratend met een coach kwam ze tot een heel andere aanpak. Ze formuleerde vier thema’s die wat haar betreft belangrijk waren. Ze zei dat ze hierover graag werkafspraken wilde maken. Ze belegde een bijeenkomst met haar team en ze hing vier flipovervellen op. Op elk van die vellen stond een thema. Vervolgens nodigde ze de teamleden uit om om met ideeën te komen over hoe het team met betrekking tot elk van die thema’s progressie zou kunnen boeken.

Veel goede ideeën

Er kwamen veel ideeën naar voren die zij vervolgens opschreef. Ze was verrast over de hoeveelheid en over de kwaliteit van de ideeën. Het viel haar op dat er meerdere ideeën waren opgeschreven die zij zelf niet bedacht had en naar haar gevoel ook niet had kunnen bedenken. Zelfs mensen van wie ze het totaal niet had verwacht kwamen met nuttige ideeën. Pas toen ze  een flinke lijst had, is ze de suggesties inhoudelijk gaan bespreken, om mensen niet te ontmoedigen. Hier en daar hebben mensen wat zaken verduidelijkt en uiteindelijk heeft ze er zelf ook een of twee zaken aan toegevoegd die haar ogen nog ontbraken. Vervolgens gaf ze aan dat ze het graag zo eens een tijd zou willen gaan proberen.

Positieve reacties

Van meerdere medewerkers heeft ze na afloop positieve reacties gekregen, vooral over het feit dat ze hun ideeën een-op-een had overgenomen, zonder er eerst een eigen draai aan te geven.