5 principes van progressiegericht sturen

Progressiegericht sturen is een aanpak om verwachtingen aan iemand duidelijk te maken. Dit gebeurt op zo’n manier dat de persoon begrijpt wat nodig is om te gaan doen en waarom dat nodig is om te gaan doen. De persoon die stuurt neemt het perspectief van de ander serieus, ook als die ander tegenwerpingen of bezwaren naar voren brengt (zie  hier). Ook krijgt de ander de gelegenheid om zelf te bepalen hoe hij aan de verwachting kan gaan voldoen. Hieronder kun je 5 principes van progressiegericht sturen lezen.

Door tijdens trainingen te oefenen met de progressiegerichte stuurtechnieken zeggen deelnemers vaak de volgende dingen te leren:

1. Direct en eerlijk ter zake te komen

Veel mensen hebben de neiging om in een stuurgesprek eerst wat complimenteuze woordjes uit te spreken of wat belangstellende vragen te stellen aan de ander. Ze vinden het misschien wat cru of eng om direct ter zake te komen. Maar in een stuurgesprek werkt direct ter zake komen over het algemeen toch beter. de ander weet namelijk direct waar het gesprek over gaat en hoeft hier dus niet naar te gissen. Beginnen met complimentjes of belangstellende vragen kan bij gesprekspartners ongemak opwekken. Ze kunnen zich afvragen “Waar gaat dit heen?”, “Moest ik hier voor langskomen? of: “Oei, dit complimentje is vast bedoeld om het negatieve nieuws dat ik straks te horen krijg te verzachten.”

Door direct en eerlijk ter zake te komen weten je gesprekspartners direct waar ze aan toe zijn. Mogelijk vinden ze het onderwerp van het gesprek niet prettig maar wat ze meestal wel op prijs stellen en respecteren is dat je er niet omheen draait.

2. Je verwachting positief en concreet te formuleren

Het komt veel voor dat mensen in een stuurgesprek de neiging hebben om het onderwerp en het doel negatief te verwoorden. Dit is begrijpelijk. Voor de meeste mensen is een negatieve formulering in eerste instantie namelijk wat gemakkelijker te vinden dan een positieve. Als je bijvoorbeeld ziet dat één van je teamleden een ander teamlid herhaaldelijk onderbreekt realiseer jij je dat dit vervelend is en niet goed werkt. Dan kan de neiging in je opkomen om het stuurgesprek te beginnen met een formulering als: “Ik zie dat jij je collega voortdurend onderbreekt en ik wil dat je daar mee ophoudt.”

Maar deze aanpak werkt vaak niet zo goed. In de eerste plaats omdat de negativiteit in jouw formulering de ander defensief of boos kan maken. Mensen zijn namelijk vaak nogal gevoelig voor negatieve informatie (lees meer). In de tweede plaats werkt de formulering waarschijnlijk niet zo goed omdat je de persoon een negatief doel geeft (je vertelt wat hij niet moet doen). Een negatief geformuleerd doel is per definitie onduidelijk. Als de persoon namelijk hoort wat hij niet moet doen, weet hij daarmee nog niet automatisch wat hij wel moet doen. Het is meestal goed mogelijk om je doel positief en concreet te formuleren. Je kunt je verwachting dan vergelijken met het bestellen van gedrag. Deze bestelling is een heldere beschrijving van je wil dat de andere persoon gaat doen.

3. Een betekenisvolle reden voor je verwachting te geven

Eén van de minst bekende maar tevens krachtigste elementen in progressiegericht sturen is het geven van een betekenisvolle reden voor je verwachting. Dit wordt ook wel een rationale genoemd. Een betekenisvolle reden voor je verwachting is een duidelijke reden voor waarom het nodig is dat de andere persoon gaat doen wat er gevraagd wordt. Deze reden is functioneel en concreet. Hierdoor snapt de persoon wat er beter gaat als hij aan de verwachting gaat voldoen. Het helpt de persoon om te begrijpen wat de relatie tussen zijn gedrag is en belangrijke processen in de organisatie. Wanneer de persoon dit beter begint te begrijpen kan hij het doel internaliseren. Met andere woorden: hij kan er zelf achter gaan staan om het doel te gaan bereiken.

Het formuleren van een betekenisvolle reden is iets wat vaak even voorbereiding vergt. Het lukt ons vaak niet om die betekenisvolle reden ter plekke improviserend te formuleren op zo’n manier dat de ander hem echt begrijpt en overtuigend vindt. Om de betekenisvolle reden te formuleren kun je jezelf vragen stellen als: “Waarom vind ik het belangrijk dat de persoon dit gaat doen?” en “Wat gaat er beter als de persoon dit gaat doen en waarom is dat belangrijk?”

4. Niet zeggen: ‘Hoe kunnen wij…?’ of ‘Wat heb jij nodig…?’ maar: ‘Hoe kun jij…?’

We komen vaak twee standaardformuleringen tegen in het begin van onze trainingen. In stuurgesprek zeggen deelnemers vaak “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat… ?” en “Wat heb jij nodig om ervoor zorgen dat…?”. Beide formuleringen passen meestal niet bij wat ze eigenlijk bedoelen en werken daarom niet zo goed. Als ze een stuurgesprek oefenen waarin ze willen dat de andere persoon iets gaat doen, is de formulering “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat …?” eigenlijk misleidend. Dit blijkt als we in een time out om verduidelijking vragen: “Bedoel inderdaad dat je wilt jullie hier beiden of samen voor gaan zorgen?” Meestal is het antwoord dan: ” Eh… nee, dat moet hij gaan doen.” In dat geval kun beter de formulering gebruiken: “Hoe kun jij ervoor zorgen dat …?”

De tweede formulering “Wat heb jij nodig …?” werkt meestal ook niet goed. Gesprekspartners interpreteren deze vraag meestal als iets in de trant van: “Wat kan ik voor jou doen, zodat jij …?” De vraag suggereert wat hen betreft dat zij iets krijgen, dat hen iets wordt gegeven, of dat er iets voor hen wordt geregeld. In veel gevallen is dat echter niet wat de stuurder bedoelde. In de time out vertellen ze dat eigenlijk bedoelen dat de ander iets moet gaan doen. Daarom is de vraag “Hoe kun jij ervoor zorgen dat …?” duidelijker en effectiever.

5. Duidelijkheid te combineren met vriendelijkheid

In veel oefensituaties in het begin van de training is sprake van irritatie, ongeduld of boosheid bij de stuurders. Dergelijke boze houdingen kunnen bijvoorbeeld optreden als medewerkers iets gedaan hebben wat de betreffende leidinggevende onbegrijpelijk of heel kwalijk vond. Bijvoorbeeld als iemand een afspraak niet nagekomen is. Hoewel een gevoel van boosheid of ongeduld wel begrijpelijk kan zijn, werkt het vaak alleen maar averechts om je hierdoor in je gesprek te laten leiden (lees waarom). Deelnemers in de training komen erachter dat het vaak goed mogelijk is om duidelijkheid met vriendelijkheid te combineren en dat dit beter werkt. Een dergelijke houding werkt niet alleen veel prettiger voor je gesprekspartner maar ook voor jouzelf omdat je escalaties voorkomt en sneller vooruitkomt in je gesprek.

De 5 principes van progressiegericht sturen zijn aan te leren

Deze vijf principes van progressiegericht sturen kunnen je stuurgesprekken soepeler en effectiever maken. Het zijn subtiele vaardigheden die oefening vergen. Maar ze zijn goed aan te leren. Naast het oefenen van deze vaardigheden is het voorbereiden van stuurgesprekken aan te raden. Als je goed voorbereid een stuurgesprek ingaat voel je je zekerder en is het veel gemakkelijker om het doel van het gesprek voor ogen te blijven houden.

Print Friendly, PDF & Email
Wat vind je van dit artikel?
  • Interessant (4)
  • Bruikbaar (4)