“We moeten tot heldere afspraken komen!”

Soms vraagt iemand mij een bijeenkomst te begeleiden met een team waarin men wil komen tot heldere afspraken en regels. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over op tijd te komen op vergaderingen, om urenverantwoordingen op tijd in te dienen of om tijdig en goed uit te voeren wat je tijdens een vergadering hebt toegezegd. Wanneer men mij zulke vragen stelt, zijn er vaak al eerder pogingen gedaan om afspraken en regels te maken en te laten naleven maar is dat nog niet tot tevredenheid gelukt. Wat men mij dan vraagt is hoe we in de komende sessie kunnen komen tot echt goede afspraken en regels die dan nu eindelijk wel eens goed nageleefd zullen worden. Het is een begrijpelijke vraag maar gaat dit werken?

Afspraken en regels lijken het doel te worden

Wat ik soms zie is dat wanneer er binnen een team of organisatie sterk gefocust wordt op het maken van heldere afspraken en het formuleren van duidelijke regels het niet goed lukt om te bereiken wat men wil bereiken. Het lijkt alsof de afspraken en regels dan het doel worden in plaats van wat er achter de afspraken en regels ligt (met andere woorden: wat men met die afspraken en regels wil bereiken; het waartoe van de afspraken en regels). Het gevaar van een sterke (strenge) focus op afspraken en regels is dat je de motivatie bij medewerkers extrinsieker maakt. Dit leidt er soms toe dat men het minimale gaat doen om aan de regels/afspraken te voldoen en soms ook gaat ‘smokkelen’ om ogenschijnlijk aan de afspraken of regels te voldoen.

Focus op de gewenste situatie

Een alternatieve aanpak is om niet de afspraken en regels centraal te stellen (dit zijn slechts middelen) maar de gewenste situatie. Wat wil men bereiken, waarom is dit belangrijk en welke verschillende manieren kunnen we bedenken om stapjes in die richting te zetten? Wanneer is ons dit al eens een beetje gelukt? Wat ik vaak merk is dat zo’n benadering veel bruikbare ideeën kan opleveren die veel verder gaan en vaak ook heel anders zijn dan het formuleren van afspraken en regels.