Progressiegericht sturenProgressiegericht sturen is een techniek die vooral van toepassing is voor leidinggevenden, docenten, ouders en opdrachtgevers. Bij sturen gaat om intrinsieke oplossingen en om extrinsieke doelen. Met andere woorden: het gaat om situaties waarin de leidinggevende de medewerker activeert om zelf oplossingen te vinden voor een extern doel waar deze aan moet voldoen. Sturen vervult twee soorten functies: (1) verwachtingen duidelijk maken en (2) grenzen stellen. Het duidelijk maken van verwachtingen is een belangrijk onderdeel van leidinggeven, opvoeden en lesgeven. Iedereen die deel uitmaakt van een sociaal systeem (een maatschappij, een organisatie, een school, een gezin) moet aan bepaalde eisen voldoen om goed te functioneren en een bijdrage te leveren. Als burger in een maatschappij moeten we bijvoorbeeld belasting betalen. Het kan zijn dat we het niet leuk vinden, maar, leuk of niet, we moeten er aan voldoen.
 
Als medewerker van een organisatie vervullen we een rol of een functie die een bepaalde bedoeling heeft. Binnen die rol of functie is het de bedoeling dat we bepaalde dingen voor elkaar krijgen en een waardevolle bijdrage leveren aan wat de organisatie probeert te bereiken. Als leerling op een school moeten we ook aan verwachtingen en regels voldoen (bijvoorbeeld aanwezig zijn tijdens de les, de lesstof leren, een werkstuk schrijven, etc.). En als kind dat opgroeit in een gezin moeten we ook voldoen aan bepaalde verwachtingen zoals speelgoed delen en op tijd naar bed gaan.

Het verhelderen van grenzen is ook belangrijk in ieder sociaal systeem. Grenzen in een sociaal systeem hebben als doel om schade voor het systeem als geheel of onderdelen van het systeem te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die zich onbeleefd opstelt tegenover een klant of die een collega belemmert in zijn of haar werk.
Progressiegerichte leidinggevenden maken gebruik van stuurvragen. Deze vragen bestaan uit twee onderdelen:

  1. Het WAT: wat wordt er precies verwacht van de medewerker?
  2. Het WAARTOE: wat is de reden dat dit verwacht van de medewerker?

 
Bij het verduidelijken van wat er verwacht wordt van de medewerker formuleert de leidinggevende in positieve en concrete termen. Hierdoor is de kans kleiner dat de medewerker defensief reageert of niet begrijpt wat er verwacht wordt. Bij het verduidelijken van het waartoe geeft de leidinggevende in positieve en concrete termen aan waarom het belangrijk is dat de medeweker voldoet aan die verwachting. Door deze uitleg (motivering) te geven neemt de kans toe dat de medewerker snapt waarom het van hem verwacht wordt (Reeve et al. (2002). Hierdoor neemt ook de kans toe dat de medewerker de verwachting accepteert en er het er mee eens is. Hier zijn enkele voorbeelden van stuurvragen:

  • Hoe kun jij ervoor zorgen dat … zodat …?
  • In jouw functie is … belangrijk want … Wat zijn jouw ideeën over hoe jij dat kunt realiseren?
  • Heb jij al wat ideeën over hoe je …. voor elkaar kunt krijgen? Dat zou namelijk helpen om ….
  • Wat kun jij doen om …. zodat …?

Progressiegericht leidinggevenden nemen vaak even de tijd om een stuurgesprek voor te bereiden. Dit helpt hen om even zorgvuldig te formuleren wat ze nu precies verwachten van de medewerker en (vooral) waarom dat nu zo belangrijk is. Indien ze wat irritatie voelen over de medewerker (bijvoorbeeld als deze nalatig is geweest) dan bedenken ze van tevoren ook even wat ze wel waarderen in de medewerker. Daardoor lukt het vaak beter om het gesprek constructief te voeren. Hoe beter dit lukt, hoe groter de kans is dat het gesprek effectief zal zijn.
 
Hier is een hulpmiddel dat je kunt gebruiken wanneer je, als leidinggevende, iemand moet aansturen.
 

VOORBEREIDING

Hier zijn vragen die je kunt gebruiken bij je voorbereiding:

1. Waardering: Wat waardeer je in de betreffende persoon? (NB: dit bereid je wel voor maar het vormt geen standaardonderdeel in je gesprek)

2. Openingszin: Op en het gesprek eerlijk en duidelijk zodat de ander meteen kan merken wat je bedoeling is met het gesprek. Maak daartoe één van de onderstaande voorbeeldopeningszinnen af en probeer een positieve, doelgerichte formulering te maken

– Waarover ik met je wil praten is: ….

– Mijn reden om deze afspraak met je te maken is: …

– Het doel van dit gesprek is: ….

 

3. Prestatieverwachting: Wat verwacht je van deze persoon? Wat moet de persoon voor elkaar gaan krijgen?

 

4. Motivering: Wat is jouw goede reden om dit van hem of haar te vragen?

 

5. Stuurvragen: Maak de volgende zin af door hem in te vullen:

Hoe kun jij er voor zorgen dat ……………………………. (dat wat jij verwacht van hem of haar) zodat ……………………………………………… (jouw goede reden om dit van hem of haar te vragen)?

 

VOEREN VAN HET GESPREK

Hier zijn tips voor het voeren van het gesprek:

 

  1. Als de medewerker het nut niet ziet van het gesprek of van jouw doel:
  • Sluit aan: Reageer begripvol op tegenwerpingen en bezwaren van de medewerker
  • Schakel door: Herhaal vriendelijk geduldig waarom het gesprek en het doel belangrijk zijn, keer vervolgens rustig terug naar je doel
  • Vermijd geïrriteerdheid en een autoritaire houding, maar blijf duidelijk en doelgericht

 

  1. Als de medewerker zich ergens over beklaagt
  • Sluit aan: Neem de klacht serieus, toon begrip, erken diens perspectief (wat niet betekent dat jij hetzelfde vindt)
  • Schakel door: herhaal wat je verwacht van de ander
  • Toon begrip als de ander aangeeft het niet leuk te vinden wat er van hem/haar gevraagd wordt (het doel is dat de ander het gaat doen, niet per se dat hij of zij het ook nog meteen leuk moet vinden)

 

  1. Als de medewerker het nut ziet en het gaat proberen:
  • Laat merken dat je dit op prijs stelt
  • Laat merken dat je verwacht dat het de ander gaat lukken
  • Schrijf de ander liever niet voor hoe hij het moet gaan doen
  • Maak duidelijke vervolgafspraken

 

Wat vind je van dit artikel?
  • Interessant (6)
  • Bruikbaar (8)