Laten we een klein begin maken aan het oplossen van het probleem

Bram geeft leiding aan een dienstverlenende organisatie die al gedurende lange tijd te maken heeft met teruglopende financiële resultaten. Er is tot nu toe nog geen gestructureerde aanpak van dit probleem geweest, vooral omdat er geen consensus bestaat over wat er gebeuren moet. Moeten er mensen ontslagen worden om zo de winstgevendheid op te krikken? Moet de organisatie een andere, efficiëntere organisatiestructuur krijgen? Moet het commerciële apparaat van de organisatie worden uitgebreid? Moet de organisatie verkocht worden aan een grote concurrent? Moeten er andere managers komen? Er hebben al meerdere verhitte discussies plaatsgevonden waarbij zowel managers als medewerkers betrokken waren maar het is niet gelukt om overeenstemming te bereiken over wat de juiste structurele aanpak zou moeten zijn.

Welk stapje vooruit kunnen we vandaag al zetten?

Terwijl de spanning oploopt, blijven de financiële resultaten teruglopen. Bram besluit om te proberen progressie te bereiken via de kleine stappen aanpak. Hij nodigt twee teamleiders uit voor een kort gesprek. In dat gesprek zegt hij dat hij nu niet meer wil blijven wachten, analyseren en discussiëren maar ten minste een klein begin wil maken met het oplossen van het probleem. Hij stelt hen de concrete vraag welk klein stapje vooruit zij vandaag al zouden kunnen zetten. Na even gepraat en nagedacht te hebben, besluiten de teamleiders dat ze ieder in hun team een vergadering beleggen over dit onderwerp die binnen twee dagen moet plaatsvinden. Bram en de twee teamleiders spreken af om een week later weer een gesprek te hebben waarin zij de voortgang zullen bespreken. In de uitnodiging voor de teamvergadering vragen de teamleiders de teamleden om alvast na te denken over wat ieder van hen kan bedenken om een kleine bijdrage te leveren aan het verbeteren van de financiële situatie.

Teamleden komen met ideeën

Een week later berichten de teamleiders dat de vergaderingen veel goede ideeën hebben opgeleverd. Alle teamleden hebben concrete stappen geformuleerd om te gaan werken aan het verkrijgen van nieuwe opdrachten en/of het verlagen van kosten. De meeste teamleden hebben kleine dingen bedacht die zij kunnen bijdragen maar sommige teamleden hebben dingen bedacht die mogelijk tot flinke verbeteringen kunnen leiden. Bovendien blijkt dat de teamleden zich erg betrokken hebben gevoeld in de vergaderingen en het waardeerden dat hun ideeën serieus genomen werden. Na twee maanden is er voor het eerst sinds lange tijd sprake van een ombuiging van de dalende trend in de financiële cijfers. De omzet begint te klimmen terwijl de kosten beginnen te dalen. Hoewel de situatie in de organisatie nog steeds niet rooskleurig is, is het optimisme groot dat er verdere verbeteringen bereikt kunnen worden.

Bron: Progressiegericht Werken