ProjectmanagementTwee jaar geleden publiceerde ik het artikel Het temmen van het beest, dat een case beschreef van Niklas Tiger (die de case oorspronkelijk als reactie plaatste bij dit artikel Small steps are often the only way to start tackling problems that nearly overwhelm us). Niklas schreef hoe mijn artikel hem had geïnspireerd om een begin te maken met het aanpakken van het grootste probleem in zijn organisatie via de kleine-stappenaanpak. Hij schreef dat hij en zijn collega’s nog maar net waren begonnen maar dat ze nu al het gevoel hadden dat grip op de situatie kregen en dat het probleem oplosbaar was. Nu heeft Niklas een update geplaatst, opnieuw als reactie bij mijn artikel, in antwoord op een vraag van een andere lezer die zich afvroeg hoe het verder was gegaan met Niklas’ case. Hier is Niklas’ update:

Hi! Een jaar geleden heb ik een stuk geschreven over dit onderwerp en mijn idee was om het hier te plaatsen maar ik ben dat op de één of andere manier vergeten. Hoe dan ook, ik heb het gevonden dus hier is het vergezeld van enkele aanvullende gedachten van nu, twee jaar later.

___________________
De aanvankelijke resultaten waren onvoorstelbaar. In minder dan een week hadden het gevoel van hopeloosheid omgezet in het daadwerkelijk zien van licht in de tunnel (en we geloofden dat het NIET de trein was die eraan kwam). Nu hadden we over de jaren al veel inspanningen geleverd die waren mislukt. Grote plannen, veel ideeën over wat we zouden moeten bereiken, grote visies over hoe het zou werken in een perfecte wereld, enzovoorts. We waren ook meestal heel optimistisch geweest dat we zouden slagen wanneer de plannen in eerste instantie werden gemaakt. Maar de werkelijkheid had altijd laten zien dat we het bij het verkeerde eind hadden en onze hoop werd met iedere mislukte poging minder.  De zeer interessante vraag was dus: zou het deze keer anders zijn? Hoewel de kleine stappen die we in eerste instantie hadden genomen onze enige hoop gaven en ons enigszins vooruit hielpen was de uitdaging nog even enorm en moeilijk. We hadden nog kilometers en kilometers te gaan, dus zou het verhaal nu echt anders aflopen? Ik was beslist nieuwsgierig om daar achter te komen.

Ook was het zo dat, omdat het probleem betrekking had op zoveel delen van onze organisatie, klanteisen- en verwachtingen, verschillende technologieën en vaardigheden van medewerkers en ook fundamentele veranderingen vereiste in veel cruciale werkprocessen, we die veranderingen moeste doorvoeren terwijl het bedrijf tegelijkertijd volledig actief bleek. Anders zouden we het serieuze risico lopen dat ons bedrijf eronderdoor zou gaan. Om die reden had ik me altijd voorgesteld dat dit een project zou zijn dat zeker een jaar (of misschien langer) zou vergen om voltooid te worden. Ik had echt geen helder plaatje van alle dingen die we zouden moeten doen maar ik realiseerde me dat er talloze dingen moesten worden gedaan voordat we klaar zouden zijn (als dat ooit al zou geberuen).  Het ging om het ontwerpen van nieuwe werkprocessen, het herontwerpen van organisatierollen en -verantwoordelijkheden, ontwerpen en implementeren van IT-supportsystemen en het trainen van mensen, om er een paar te noemen.  Een jaar zou dus waarschijnlijk heel krap zijn.

Ik zou erachter komen dat ik het compleet bij het verkeerde eind had- op een heel goede manier. Slechts tweeënhalve maand later waren we zowaar klaar! Alle veranderingen die we moesten maken waren klaar, iedereen was getraind, organisatieveranderingen waren doorgevoerd en we hadden ook IT-systemen ontworpen en ingevoerd om de nieuwe processen van begin tot eind te ondersteunen. De resultaten waren werkelijk verbazingwekkend!  Toen de sneeuwbal eenmaal begon te rollen was er geen stoppen meer aan.

Eén ding wat ik interessant vind is om te proberen uit te vinden hoe die nou allemaal gebeurd is. Wat was het belangrijkste verschil en de drijfveer die ons deed slagen? Wat was de belangrijkste reden die ervoor zorgde dat de kleine stappen aanpak zo goed werkte? Mijn initiële gevoel was dat de kleine stappen aanpak een goede manier zou zijn om dingen op gang te krijgen maar dat we daarna terug zouden moeten keren naar een meer traditionele projectplanning en -werkmethoden om het momentum erin te houden. We verzetten ons daar echter tegen omdat we echt uit wilden vinden of kleine stappen ons gedurende het hele traject zouden helpen. En dat was zo, veel sneller en accurater dan het geval zou zijn geweest wanneer we onderweg zouden zijn gaan zitten om een groot-plan-project te creëren (wat volgens mij zelf het risico zou hebben meegebracht dat we weer eens een keer zouden hebben gefaald). In plaats daarvan gingen we, elke keer als we op een punt kwamen waarop we het gevoel hadden dat we wat momentum waren verloren, zitten en zetten we alle dingen die al waren gebeurd op een rijtje en vonden de volgende kleine stap op elk gebied (en soms kozen we er slechte een of twee) die we vervolgens zouden gaan zetten. Door dit zo te doen werd er weinig of geen energie verspild aan dignen die we later zouden moeten gaan doen (toekomstig te nemen beslissingen, uitdagingen die we nog moeste overwinnen, etc.). In plaats daarvan concentreerden we ons alleen op wat we in het heden moesten doen.

Het is heel gemakkelijk om te begrijpen waar het werkt als je er over nadenkt maar ik denk nog steeds niet dat dat de belangrijkste sleutel tot succes is. In plaats daarvan is de belangrijkste factor in het afronden van dit project in zo’n sensationeel korte tijd en met zulke geweldige resultaten dat, wanneer we precies wat we moesten doen tot in detail, we niet konden wachten om het daadwerkelijk te gaan doen! Wanneer iets leuk of inspirerend om te doen is maak je liefst zo snel mogelijk tijd in je agenda (zelfs als er geen tijd is) – alleen maar omdat je gewoon niet kunt wachten! Ik heb gemerkt dat het omgekeerd ook waar is. Als de taak die je toegewezen gekregen hebt te groot is, te ingewikkeld, of als het te moeilijk voor je is om precies uit te vinden wat er precies van je verwacht wordt, dan zul je de neiging hebben om zelfs een lege agenda op te vullen met andere dingen voordat je aan de slag gaat. Tegelijkertijd neemt in je achterhoofd een proces van proberen uit te vinden hoe je de taak moet aanpakken je energie weg van waar je dan ook maar mee bezig bent. Om dit uit te vinden kan veel tijd in beslag nemen en soms lukt het nooit. Het is noch leuk noch gemakkelijk om iets te doen als je echt niet weet hoe je beginnen moet. Als dat gebeurt, is meestal het beste wat je kunt doen, terugkeren naar de tekentafel om uit te vinden wat een nog kleinere (en begrijpelijkere) stap richting wat je wilt bereiken is.

Het belangrijkste verschil is wat mij betreft dus om taken begrijpelijk te maken, op een zeer low tech manier, waardoor ze leuk om uit te voeren worden (omdat je al heel snel daarna kunt genieten van de resultaten).  Je erop richten om elke stap extreem begrijpelijk te maken (wat gaan we precies doen en wat willen we dat het resultaat van die stap zal zijn), is cruciaal voor succes en een enorme succesfactor wanneer hij goed wordt toegepast. Ik denk echt dat het zo eenvoudig is. Of zo moeilijk …. Voor mij is een goede manier om er voor te zorgen dat een taak eenvoudig genoeg is om te controleren of ik wat ik ga doen kan uitleggen aan een vijfjarig kind.  Als mijn taak beschreven is in “million dollar words” zoals “ik moet wat werkprocessen redesignen om veranderingen in ons datacentrum te releasen teneinde een hoger kwaliteitsniveau te verzekeren”, dan loopt ik het risico dat ik nergens op uitkom. Als ik erachter ben dat dit eigenlijk betekent “ik ga een checklist maken die iedereen die veranderingen in ons datacentrum doorvoert kan volgen” dan is het tijd om aan de slag te gaan.

Uiteindelijk zetten we onze overweldigende uitdaging om in een serie van kleine en leuke activiteiten die elk een klein maar duidelijk merkbaar resultaat opleverden. Opeens merkte we dat door onze taken heen waren omdat we helemaal klaar waren! Natuurlijk hebben we onderweg ook veel andere SF tools gebruikt die heel nuttig zijn gebleken in verschillende situaties.  Maar zonder de kleine-stappenaanpak denk ik dat we de klus niet geklaard zouden hebben. Ook in het ontwerpen van nieuwe werkproccessen hebben we SF-tools gebruikt en de woorden “eenvoudig, bruikbaar, praktisch en begrijpelijk” om ervoor te zorgen dat we ze goed ontwierpen. We hebben ook steeds geprobeerd om te identificeren en verder te bouwen op wat we al hadden gedaan dat werkte om er echt voor te zorgen dat we iets ontwierpen dat echt kan en zal worden gebruikt. Het bleek dat we  feitelijk 85-90% van wat we nodig hadden als klaar hadden liggen. Dus in plaats van alles af te breken en helemaal opnieuw te beginnen (wat ook zou hebben betekend dat we ook een aantal werkstructuren zouden hebben afgebroken die al heel goed werkten) voegden we er gewoon bovenop iets aan toe en kregen alles heel goed aan de praat zonder alles opnieuw te hoeven bouwen en zonder iedereen te moeten trainen voor iets compleet nieuws.

Een ander perspectief is om iedereen erbij te betrekken. Als je samen iets heel moeilijks aanpakt, en iedereen draagt via kleine stapjes bij, dan is het ook geweldig om het succes te kunnen delen met de vele mensen die erbij betrokken waren. Het brengt veel positieve energie en het schept een gevoel in de groep dat je “bergen kunt verzetten”. Nadat we dit probleem hebben opgelost – wat is er eigenlijk dat we niet kunnen bereiken als we echt ons best doen? Ook weten we dat we er niet bang voor hoeven te zijn, we weten dat we het kunnen en er nog plezier aan kunnen beleven ook!

Samengevat: voor mij is dit project een van de beste voorbeelden die laten zien dat het leiden van een project  met gebruik van SF en de kleine stappen aanpak echt magische resultaten op kan leveren! Dit is nu twee jaar geleden en we zijn sindsdien blijven werken met kleine stappen om alles te verfijnen. Dit is nu een van de gebieden in ons bedrijf waar we het meest trots op zijn en we spreken graag over hoe goed ons datacentrum geleid is. Maar zoals altijd verander alles en we zijn nu aan het vechten met nieuwe uitdagingen die gekomen zijn met het succes dat we hebben gehad door het leveren van de service van ons datacentrum. Onze activiteiten zijn dermate gegroeid dat we nu veel handmatige werkprocessen kwaliteitscontroles die aanvankelijk netjes ontworpen waren en goed voldeden,  moeten vervangen door geautomatiseerde processen. Natuurlijk doen we dit stap voor stap en denken we steeds na over welke kleine verbeteringen ons de meeste waarde op elk moment zou opleveren. Het is een doorlopend proces dat nooit op zal houden maar het is ook erg leuk!

Klanten vragen ons nu ook om hen te helpen om vergelijkbare structuren te implementeren in hun IT-afdelingen. Dan komt het erop aan om de verleiding te weerstaan om ons project als een blauwdruk te gebruiken en te zeggen: “Wij zullen jullie helpen om te doen wat er ook maar gebeuren moet in zeer kleine en efficiënte stappen. Uiteindelijk kan het lijken op wat wij hebben gedaan maar het zou er ook compleet anders uit kunnen komen te zien omdat dat in jullie organisatie een betere manier van werken is.” Het is een gewoonte geworden om SF te gebruiken in klantprojecten maar dat is weer een ander (en ook een heel goed) verhaal!  :-)

Wat vind je van dit artikel?
  • Interessant (9)
  • Bruikbaar (3)