De cirkeltechniek in intakegesprekkenEén van de eenvoudigste en populairste progressiegerichte technieken is de cirkeltechniek. Eén van de situaties waarin deze techniek erg goed werkt is in een intakegesprek. Een intakegesprek is een oriënterend gesprek met een mogelijke opdrachtgever of cliënt. Het doel van een intakegesprek is meestal om te bepalen of de dienstverlener de opdracht gaat uitvoeren. Hier is een voorbeeld van hoe de cirkeltechniek nuttig kan zijn in dat soort situaties.

 

Intake met een leidinggevende

Als voorbeeld neem ik een situatie waarin een leidinggevende mij als coach uitnodigt voor een intakegesprek voor een coaching van een medewerker. Dit is een situatie waar veel coaches wel eens mee te maken hebben. In zo’n situatie gebruik ik de cirkeltechniek als volgt. Eerst vraag ik de leidinggevende wat de coaching zou moeten opleveren. Het komt vrij vaak voor dat de leidinggevende dan in negatieve termen praat, bijvoorbeeld door te vertellen wat de persoon niet meer moet doen (bijvoorbeeld bot communiceren). Het is dan van belang dat je als coach goed doorvraagt, bijvoorbeeld als volgt: “Waaraan zou u merken dat de persoon effectief communiceert?”

Je vraagt net zolang door totdat je in concrete en positieve termen in de buitencirkel kunt noteren wat de coaching moet gaan opleveren. Vervolgens stap je naar binnencirkel over waarin komt te staan wat er niet hoeft te verbeteren via de coaching omdat het al goed genoeg gaat (of misschien zelfs al heel goed). Via goed doorvragen kun je goed zicht krijgen op welke concrete dingen de persoon al goed doet. Deze noteer je in de binnencirkel. Via de twee cirkels heb je nu helder de doelen in beeld van de coaching (de buitencirkel) en een heldere afbakening (de binnencirkel).

Op deze manier werken is niet alleen informatief voor mij als coach maar ook voor de opdrachtgever. Deze voelt zich in de eerste plaats vaak goed geholpen door de doelen in concrete en positieve termen te kunnen benoemen. In de tweede plaats helpt het invullen van de binnencirkel ook. Hierdoor krijgt de leidinggevende zelf ook beter zicht op dat er ook dingen goed gaan die de medewerker al doet. Dit helpt de leidinggevende over het algemeen om iets genuanceerder en hoopvoller te kijken naar de persoon.

 

Eerste gesprek met de medewerker (coachee)

Als vervolgens het eerste gesprek met de medewerker plaatsvindt, gebruik ik dezelfde cirkels die ik tijdens het intakegesprek heb gebruikt. Als eerste vraag ik aan de medewerker of die al had gehoord dat ik met zijn of haar leidinggevende heb gepraat. Meestal is dat wel het geval. Vervolgens vraag ik of hij of zij het een goed idee vindt als ik even vertel wat ik op basis van dat intakegesprek heb begrepen dat de bedoeling is van de coaching. Vrijwel altijd wil de medewerker dat graag horen.

Vervolgens lees ik vlot op wat er in de cirkels staat (ik gebruik hiervoor de aantekeningen die ik tijdens het intakegesprek heb gemaakt) en begin bij de binnencirkel. Dit verrast de medewerker vaak positief. Zelden verwacht men concrete positieve feedback te horen. Daarna ga ik vlot door en lees op wat er in de buitencirkel staat. Als ik dat gedaan heb, vraag ik de coachee of ik de bedoeling van de coaching volgens hem of haar goed heb begrepen. Daarna stel ik de nuttigheidsvraag.

Coachees vinden dit vaak een erg plezierig begin. Ik leg al mijn kaarten op tafel wat een open sfeer schept. De coachee kan dan even luisteren en de kat uit de boom kijken. Als blijkt dat er alleen positieve termen naar voren komen (ook de buitencirkel bevat alleen positieve termen) ontstaat er meestal snel een open en constructieve sfeer.

 

Meer over progressiegericht werken

Print Friendly, PDF & Email
Wat vind je van dit artikel?
  • Interessant (13)
  • Bruikbaar (8)